Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi mất chữ ký số không?

3. Vai trò của chữ ký số

Trong hệ thống hóa đơn điện tử, chữ ký số được xem là “chứng nhận điện tử” thay cho con dấu và chữ ký tay của doanh nghiệp. Nó không chỉ đảm bảo tính bảo mật dữ liệu mà còn là căn cứ pháp lý khẳng định giá trị của hóa đơn.

3.1. Xác thực người phát hành hóa đơn

Chữ ký số được cấp riêng cho từng doanh nghiệp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA). Khi ký lên hóa đơn, nó giúp:

• Xác định chính xác doanh nghiệp hoặc cá nhân phát hành hóa đơn, tránh tình trạng giả mạo hoặc sử dụng sai danh tính.

• Tạo mối liên kết ràng buộc giữa doanh nghiệp và nội dung hóa đơn, thể hiện cam kết chịu trách nhiệm về thông tin kê khai.

3.2. Đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu hóa đơn

Sau khi hóa đơn được ký số, mọi thay đổi dù nhỏ trong dữ liệu (số tiền, ngày lập, thông tin hàng hóa...) đều khiến chữ ký số mất hiệu lực. Nhờ vậy, chữ ký số:

• Ngăn chặn việc chỉnh sửa, giả mạo hóa đơn sau khi phát hành.

• Giúp cơ quan thuế và các bên liên quan kiểm tra được tính nguyên bản của dữ liệu, đảm bảo chứng từ có thể sử dụng hợp pháp trong kế toán, kiểm toán và khai thuế.

3.3. Là căn cứ pháp lý xác nhận hóa đơn hợp lệ

Theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và thuế, chữ ký số thể hiện ý chí, cam kết và trách nhiệm pháp lý của người ký. Một hóa đơn có chữ ký số hợp lệ đồng nghĩa với việc:

• Doanh nghiệp xác nhận giao dịch là có thật, nội dung kê khai đúng thực tế.

• Hóa đơn được công nhận giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy có chữ ký và con dấu truyền thống.

4. Các trường hợp hóa đơn không cần chữ ký số

Không phải mọi hóa đơn điện tử đều bắt buộc phải có chữ ký số. Pháp luật hiện hành cho phép một số loại hóa đơn vẫn có giá trị pháp lý dù không có chữ ký điện tử của người bán hoặc người mua, tùy theo tính chất giao dịch và đối tượng sử dụng. Cụ thể:

4.1. Hóa đơn có mã của cơ quan thuế cấp từng lần

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với các trường hợp người bán đề nghị cơ quan thuế cấp mã hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh, hóa đơn được coi là hợp lệ dù không có chữ ký số của người bán.

• Nguyên nhân là vì cơ quan thuế đã xác thực và cấp mã cho từng hóa đơn cụ thể, đảm bảo tính pháp lý và độ tin cậy tương đương với việc ký số.

• Trường hợp này thường áp dụng cho các doanh nghiệp mới thành lập, hộ kinh doanh, hoặc đơn vị có rủi ro cao về thuế.

4.2. Hóa đơn bán hàng cho cá nhân không kinh doanh

Khi doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ cho người tiêu dùng cuối cùng (không có mã số thuế), hóa đơn điện tử có thể không cần chữ ký số của người mua.

• Lý do: người mua không có chứng thư số để ký.

• Tuy nhiên, hóa đơn vẫn phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp được cơ quan thuế cấp mã tự động).

4.3. Các loại chứng từ điện tử đặc thù được thay thế cho hóa đơn

Một số chứng từ như vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu thu – phiếu chi điện tử... được pháp luật công nhận là có giá trị như hóa đơn.

• Các chứng từ này không nhất thiết phải có chữ ký số, miễn là có đầy đủ thông tin bắt buộc (đơn vị phát hành, giá trị thanh toán, mã định danh...).

• Ví dụ: vé máy bay điện tử, vé xem phim online, vé gửi xe qua app…

5. Khi mất hoặc hết hạn chữ ký số

Trong quá trình sử dụng, không ít doanh nghiệp gặp tình huống chữ ký số bị mất, bị khóa hoặc hết hạn. Điều này dẫn đến nhiều băn khoăn về tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đã phát hành hoặc đang chờ ký. Dưới đây là cách phân biệt từng trường hợp cụ thể để doanh nghiệp xử lý đúng quy định.

5.1. Hóa đơn chưa được ký số 

Nếu hóa đơn được lập nhưng chưa ký bằng chữ ký số của người bán, hóa đơn đó chưa được coi là phát hành hợp pháp.

• Khi chưa có chữ ký số, dữ liệu hóa đơn chỉ ở trạng thái bản nháp (chưa được xác thực), không đủ điều kiện để gửi cho người mua hoặc kê khai thuế.

• Trong trường hợp chữ ký số bị mất hoặc hết hạn trước khi ký, doanh nghiệp cần gia hạn hoặc cấp lại chứng thư số rồi mới được tiếp tục ký và phát hành hóa đơn.

5.2. Hóa đơn đã ký trước khi chữ ký số hết hạn 

Nếu hóa đơn đã được ký số trước thời điểm chứng thư số hết hạn, hóa đơn đó vẫn có giá trị pháp lý.

• Chữ ký số gắn trên hóa đơn vẫn thể hiện tính xác thực tại thời điểm ký, nên không bị ảnh hưởng bởi việc chứng thư số hết hạn sau đó.

• Điều kiện là dữ liệu trên hóa đơn phải còn nguyên vẹn, không bị chỉnh sửa hay mất mát thông tin trong quá trình lưu trữ.

5.3. Hóa đơn thuộc nhóm không bắt buộc chữ ký số 

Những hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã từng lần hoặc chứng từ điện tử đặc thù (như vé, tem, thẻ điện tử...) không cần chữ ký số của người bán.

• Vì vậy, dù chữ ký số của doanh nghiệp tạm thời hết hạn, các loại hóa đơn này vẫn được công nhận hợp pháp nếu có đầy đủ thông tin và mã xác thực của cơ quan thuế.

6. Hướng xử lý cho doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp phát hiện chữ ký số bị mất, hết hạn hoặc không thể sử dụng, việc quan trọng nhất là xử lý kịp thời để tránh rủi ro hóa đơn bị vô hiệu. Trước hết, doanh nghiệp cần liên hệ ngay với đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số (CA) để thực hiện gia hạn hoặc cấp lại chứng thư số mới. Trong thời gian chờ xử lý, tuyệt đối không nên phát hành hóa đơn mới, vì những hóa đơn ký bằng chứng thư đã hết hạn sẽ không được cơ quan thuế chấp nhận. Sau khi chứng thư số mới được cấp, kế toán phải đăng ký lại thông tin chứng thư trên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để đảm bảo tính liên thông.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên thiết lập lịch kiểm tra định kỳ tình trạng hiệu lực của chữ ký số, có thể theo tháng hoặc theo quý. Việc theo dõi hạn sử dụng của token hoặc phần mềm ký số giúp tránh tình trạng quên gia hạn, đặc biệt với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhiều người sử dụng. Tốt nhất, nên phân công người phụ trách riêng việc quản lý chứng thư số, đảm bảo hoạt động phát hành hóa đơn được diễn ra liên tục, không gián đoạn.

Cuối cùng, doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử và chứng thư số đúng quy định, đảm bảo dữ liệu luôn có thể truy cập, tra cứu và chứng minh tính hợp lệ khi cơ quan thuế yêu cầu. Các hóa đơn đã phát hành nên được lưu ở định dạng XML hoặc PDF, kèm theo mã xác thực và chứng thư số hợp lệ tại thời điểm ký. Việc lưu trữ cẩn thận không chỉ giúp đáp ứng yêu cầu kiểm tra, thanh tra mà còn là cơ sở quan trọng để bảo vệ doanh nghiệp trước các tranh chấp pháp lý hoặc rủi ro về thuế.

7. Kết luận

Việc sử dụng hóa đơn điện tử gắn liền với chữ ký số là yêu cầu bắt buộc trong hoạt động kế toán và kê khai thuế hiện nay. Tuy nhiên, mất hoặc hết hạn chữ ký số không đồng nghĩa hóa đơn sẽ mất giá trị pháp lý. Chỉ những hóa đơn chưa được ký, hoặc bị thay đổi dữ liệu sau khi ký mới bị xem là không hợp lệ. Ngược lại, nếu hóa đơn đã được ký trước khi chứng thư số hết hạn và dữ liệu vẫn nguyên vẹn, hóa đơn đó vẫn được cơ quan thuế công nhận hợp pháp.

Doanh nghiệp cần hiểu rõ các quy định pháp lý về hóa đơn điện tử và chữ ký số để tránh sai sót trong quá trình phát hành, lưu trữ và kê khai. Việc kiểm tra định kỳ, gia hạn chứng thư số đúng hạn và lưu trữ hóa đơn an toàn không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định mà còn giảm thiểu rủi ro vi phạm pháp luật về thuế.