Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và thực hiện nghĩa vụ thuế. Trước đây, nhiều doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy đặt in. Tuy nhiên, cùng với quá trình chuyển đổi số và những thay đổi trong chính sách quản lý thuế, hóa đơn điện tử đã trở thành hình thức sử dụng chủ yếu.

1. Hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in là gì?

1.1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin giao dịch theo quy định pháp luật.

Hiện nay, hóa đơn điện tử được chia thành các hình thức như hóa đơn có mã của cơ quan thuế, hóa đơn không có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp thực hiện các công việc như lập, gửi, tiếp nhận và lưu trữ hóa đơn trên hệ thống điện tử mà không cần sử dụng chứng từ giấy trong phần lớn giao dịch.

1.2. Hóa đơn đặt in là gì?

Hóa đơn đặt in là loại hóa đơn giấy được in sẵn theo mẫu, do cơ quan thuế đặt in hoặc được đặt in theo quy định áp dụng trong từng thời kỳ.

Trước đây, doanh nghiệp có thể đặt in hóa đơn tại các đơn vị in ấn đủ điều kiện, sau đó thực hiện thủ tục phát hành để sử dụng trong hoạt động kinh doanh.

Hóa đơn đặt in thường được lập bằng cách viết tay hoặc sử dụng máy in để điền thông tin giao dịch. Tuy nhiên, hình thức này có nhiều hạn chế như tốn chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản và dễ xảy ra tình trạng thất lạc hoặc hư hỏng.

Lưu ý: Từ khi áp dụng Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các quy định sửa đổi, việc sử dụng hóa đơn giấy đã bị thu hẹp đáng kể. Doanh nghiệp không còn được tự do lựa chọn hóa đơn đặt in như trước đây.

2. So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in

Mặc dù đều có chức năng ghi nhận giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hai hình thức hóa đơn này có nhiều điểm khác biệt về cách lập, quản lý và sử dụng.

Có thể thấy, hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi thế trong việc tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý chứng từ.

3. Ưu điểm và hạn chế của hóa đơn điện tử

3.1. Ưu điểm của hóa đơn điện tử

Tiết kiệm chi phí vận hành

Doanh nghiệp không cần in hóa đơn thành nhiều liên hoặc chi trả phí chuyển phát chứng từ giấy cho khách hàng. Đối với những đơn vị phát sinh số lượng hóa đơn lớn, việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có thể giúp giảm đáng kể chi phí quản lý.

Rút ngắn thời gian xử lý giao dịch

Kế toán có thể lập và gửi hóa đơn ngay trên phần mềm. Khách hàng cũng có thể tiếp nhận chứng từ từ xa mà không cần chờ giao nhận trực tiếp.

Dễ dàng quản lý và tra cứu

Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống, hỗ trợ tìm kiếm theo ngày lập, số hóa đơn, mã số thuế hoặc thông tin khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quá trình đối chiếu công nợ, kê khai thuế và kiểm tra chứng từ.

Hạn chế rủi ro thất lạc chứng từ giấy

Hóa đơn điện tử không bị rách, ẩm mốc hoặc hư hỏng vật lý như hóa đơn giấy. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm an toàn dữ liệu và thực hiện lưu trữ đúng quy định.

3.2. Hạn chế của hóa đơn điện tử

Bên cạnh những lợi ích, hóa đơn điện tử vẫn tồn tại một số khó khăn nhất định.

Doanh nghiệp cần có thiết bị, phần mềm và điều kiện kỹ thuật phù hợp để lập, gửi và quản lý hóa đơn. Trong trường hợp hệ thống gặp sự cố, hoạt động xuất hóa đơn có thể bị gián đoạn.

Ngoài ra, nhân viên kế toán cần nắm rõ quy trình lập, điều chỉnh, thay thế hóa đơn và xử lý các trường hợp sai sót để tránh vi phạm quy định về thuế.

Vì vậy, việc lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp và xây dựng quy trình quản lý dữ liệu là điều cần thiết.

4. Doanh nghiệp có còn được sử dụng hóa đơn đặt in năm 2026 không?

Theo Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn do cơ quan thuế đặt in vẫn được áp dụng đối với một số đối tượng đáp ứng điều kiện pháp luật.

Chẳng hạn, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp quy định có thể được mua hóa đơn giấy của cơ quan thuế khi không có đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán hoặc phần mềm lập hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, việc sử dụng hóa đơn giấy không còn là lựa chọn phổ biến như trước đây. Đơn vị kinh doanh phải thuộc đối tượng được phép sử dụng và thực hiện đúng thủ tục theo quy định.

Căn cứ pháp lý: Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các quy định sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

5. Có được sử dụng đồng thời hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in không?

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không được tùy ý sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đặt in như cơ chế trước đây.

Việc sử dụng hóa đơn giấy chỉ được thực hiện trong những trường hợp pháp luật cho phép, chẳng hạn khi đáp ứng điều kiện mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in hoặc xử lý sự cố theo quy định.

Do đó, doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cần thực hiện lập và quản lý hóa đơn theo hình thức đã đăng ký, đồng thời tuân thủ các quy định về chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.

6. Doanh nghiệp nên sử dụng loại hóa đơn nào?

Xét về hiệu quả quản lý và chi phí vận hành, hóa đơn điện tử là giải pháp phù hợp với phần lớn doanh nghiệp hiện nay.

Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, hóa đơn điện tử giúp giảm công việc thủ công, thuận tiện trong việc lập hóa đơn, theo dõi doanh thu và quản lý chứng từ kế toán.

Đối với doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn, sử dụng hóa đơn điện tử còn hỗ trợ tự động hóa quy trình bán hàng, kết nối dữ liệu với phần mềm kế toán và hạn chế sai sót khi nhập liệu.

Tuy nhiên, khi lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên cân nhắc khả năng bảo mật dữ liệu, chi phí dịch vụ, tính ổn định của hệ thống và khả năng hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp.

Đặc biệt, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ, ăn uống và cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng cần kiểm tra xem mình có thuộc đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP hay không.

7. Kết luận

Hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in đều có chức năng ghi nhận giao dịch kinh doanh, nhưng khác nhau về hình thức lập, phương thức quản lý và phạm vi sử dụng.

Trong bối cảnh chuyển đổi số và những thay đổi về chính sách thuế, hóa đơn điện tử là hình thức được áp dụng phổ biến và phù hợp với phần lớn doanh nghiệp năm 2026. Việc sử dụng không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý mà còn hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế thuận tiện hơn.

Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định hiện hành, lựa chọn giải pháp hóa đơn phù hợp và thường xuyên cập nhật chính sách mới để hạn chế những rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.