Các lỗi thường gặp khi đăng ký thành lập doanh nghiệp qua Online

Trong bối cảnh công nghệ số phát triển mạnh mẽ, việc đăng ký doanh nghiệp trực tuyến đang trở thành xu hướng phổ biến và được khuyến khích bởi cơ quan quản lý nhà nước. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại, mà còn tạo điều kiện cho các doanh nghiệp mới dễ dàng tiếp cận hệ thống quản lý hiện đại, minh bạch.

Tuy nhiên, việc đăng ký doanh nghiệp đúng quy trình ngay từ đầu đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đây là bước đầu tiên để một tổ chức kinh doanh được pháp luật công nhận, đồng thời mở ra cánh cửa cho các hoạt động như: ký kết hợp đồng, phát hành hóa đơn, mở tài khoản ngân hàng, kê khai thuế, và xin các loại giấy phép liên quan.

1. Các lỗi phổ biến khi đăng ký doanh nghiệp online

Việc đăng ký doanh nghiệp trực tuyến mang lại nhiều tiện ích, nhưng cũng tiềm ẩn không ít rủi ro nếu người đăng ký không nắm vững các quy định và thực hiện đúng quy trình. Dưới đây là những lỗi phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi thực hiện thủ tục này:

1.1 Chọn sai loại hình doanh nghiệp

Đây là một trong những lỗi cơ bản nhưng lại gây hậu quả lớn nhất. Nhiều cá nhân hoặc tổ chức thường chọn loại hình doanh nghiệp một cách cảm tính mà không nghiên cứu kỹ lưỡng.

• Không phù hợp với mô hình kinh doanh: Mỗi loại hình doanh nghiệp (công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh) có những đặc điểm riêng về cấu trúc quản lý, khả năng huy động vốn và số lượng thành viên/cổ đông. Việc lựa chọn sai sẽ gây khó khăn trong việc vận hành, mở rộng kinh doanh và thu hút đầu tư sau này. Ví dụ, nếu bạn có ý định kêu gọi nhiều nhà đầu tư và phát hành cổ phiếu, việc thành lập công ty TNHH có thể không phải là lựa chọn tối ưu.
• Ảnh hưởng đến trách nhiệm pháp lý và nghĩa vụ thuế: Loại hình doanh nghiệp quyết định mức độ chịu trách nhiệm pháp lý của chủ sở hữu (vốn điều lệ, tài sản cá nhân) và các nghĩa vụ thuế liên quan. Chọn sai có thể dẫn đến việc phải chịu trách nhiệm pháp lý vượt quá khả năng hoặc bỏ lỡ các ưu đãi thuế phù hợp.

1.2 Đặt tên doanh nghiệp không đúng quy định

Tên doanh nghiệp không chỉ là bộ mặt mà còn phải tuân thủ các quy định pháp luật nghiêm ngặt.

• Trùng lặp với doanh nghiệp khác hoặc vi phạm quy định về đặt tên: Luật Doanh nghiệp có quy định rõ ràng về việc đặt tên doanh nghiệp phải không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trong phạm vi toàn quốc. Việc đặt tên có chứa từ ngữ cấm hoặc vi phạm thuần phong mỹ tục cũng là lỗi thường gặp. Điều này khiến hồ sơ bị trả lại và mất thời gian chỉnh sửa.
• Tên quá dài, khó đọc hoặc gây nhầm lẫn: Mặc dù không phải lỗi pháp lý trực tiếp, nhưng một cái tên quá phức tạp, khó nhớ hoặc dễ gây hiểu lầm sẽ ảnh hưởng đến khả năng nhận diện thương hiệu, gây khó khăn cho khách hàng và đối tác trong việc tìm kiếm và giao dịch.

1.3 Đăng ký sai hoặc thiếu ngành nghề kinh doanh

Ngành nghề kinh doanh là yếu tố cốt lõi xác định phạm vi hoạt động của doanh nghiệp.

• Gây khó khăn trong việc xuất hóa đơn và xin giấy phép con: Doanh nghiệp chỉ được phép kinh doanh trong các ngành nghề đã đăng ký. Nếu phát sinh hoạt động ngoài danh mục đã đăng ký, doanh nghiệp sẽ không thể xuất hóa đơn hợp pháp cho các dịch vụ/sản phẩm đó, hoặc gặp vướng mắc khi xin các giấy phép con cần thiết cho các ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
• Không đáp ứng điều kiện pháp lý cho ngành nghề kinh doanh: Một số ngành nghề kinh doanh yêu cầu vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề, hoặc các điều kiện đặc thù khác. Việc đăng ký mà không đáp ứng đủ các điều kiện này sẽ khiến doanh nghiệp không thể hoạt động hợp pháp hoặc bị phạt vi phạm hành chính.

1.4 Xác định vốn điều lệ không phù hợp

Vốn điều lệ thể hiện cam kết tài chính của các thành viên/cổ đông đối với doanh nghiệp.

• Vốn quá thấp hoặc quá cao ảnh hưởng đến uy tín và nghĩa vụ tài chính: Vốn điều lệ quá thấp có thể khiến đối tác, ngân hàng đánh giá thấp năng lực tài chính và uy tín của doanh nghiệp, gây khó khăn khi hợp tác hoặc vay vốn. Ngược lại, vốn quá cao so với nhu cầu thực tế hoặc khả năng góp vốn sẽ tạo áp lực về nghĩa vụ tài chính cho các thành viên/cổ đông mà không mang lại hiệu quả tương xứng.
• Không phản ánh đúng quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp: Vốn điều lệ cần phải tương xứng với quy mô dự kiến và đặc thù của ngành nghề kinh doanh. Một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cần nhiều vốn đầu tư ban đầu (ví dụ: xây dựng, sản xuất) nhưng lại đăng ký vốn điều lệ thấp sẽ không hợp lý.

1.5 Địa chỉ trụ sở không hợp lệ

Địa chỉ trụ sở là nơi doanh nghiệp hoạt động và là cơ sở để các cơ quan quản lý nhà nước liên hệ.

• Đặt tại chung cư không có chức năng kinh doanh hoặc địa chỉ không rõ ràng: Luật quy định chung cư chỉ dùng để ở, trừ khi được phê duyệt có chức năng văn phòng cho thuê. Việc đặt trụ sở tại đây là vi phạm pháp luật và hồ sơ sẽ không được chấp thuận. Tương tự, địa chỉ không rõ ràng (thiếu số nhà, tên đường, phường/xã) cũng là lỗi thường gặp.
• Không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp: Khi đăng ký, doanh nghiệp phải nộp kèm các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm làm trụ sở (hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở). Thiếu hoặc sai sót các giấy tờ này sẽ khiến hồ sơ bị từ chối.

1.6 Hồ sơ không đầy đủ hoặc sai định dạng

Đây là nhóm lỗi liên quan đến quy trình kỹ thuật khi nộp hồ sơ trực tuyến.

• Thiếu giấy tờ cần thiết hoặc thông tin không đồng bộ giữa các tài liệu: Hệ thống đăng ký doanh nghiệp online yêu cầu một bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định của pháp luật. Việc thiếu bất kỳ giấy tờ nào (ví dụ: bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu, danh sách thành viên/cổ đông, điều lệ) hoặc thông tin trong các tài liệu không khớp nhau (ví dụ: tên, địa chỉ, số vốn góp) sẽ khiến hồ sơ không hợp lệ.
• Sai định dạng file, lỗi font chữ hoặc đặt tên file không đúng quy định: Mỗi loại tài liệu yêu cầu định dạng file cụ thể (PDF, JPG...). Việc sử dụng sai định dạng, lỗi font chữ khi tạo file, hoặc đặt tên file không theo quy tắc (ví dụ: có ký tự đặc biệt) có thể khiến hệ thống không đọc được hoặc không nhận diện được tài liệu.

1.7 Lỗi chữ ký số và hệ thống

Việc đăng ký trực tuyến bắt buộc phải sử dụng chữ ký số.

• Chữ ký số hết hạn, không tương thích với trình duyệt hoặc phần mềm: Chữ ký số có thời hạn sử dụng. Nếu chữ ký số hết hạn hoặc không tương thích với trình duyệt web, phần mềm ký số được yêu cầu bởi hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia, người đăng ký sẽ không thể hoàn tất việc nộp hồ sơ.
• Không nhận được phản hồi từ hệ thống do lỗi kỹ thuật: Đôi khi, lỗi mạng, sự cố server của cổng thông tin quốc gia hoặc các vấn đề kỹ thuật khác có thể khiến hồ sơ không được gửi thành công hoặc không nhận được thông báo phản hồi từ hệ thống, gây khó khăn trong việc theo dõi tình trạng hồ sơ.

1.8 Thiếu thông tin hoặc sai lệch trong điều lệ công ty

Điều lệ là bản hiến pháp của công ty, quy định rõ ràng về cơ cấu tổ chức, hoạt động và quyền, nghĩa vụ của các thành viên/cổ đông.

• Điều lệ không đầy đủ hoặc không đúng quy định pháp luật: Điều lệ cần phải có đầy đủ các nội dung theo quy định của Luật Doanh nghiệp (tên, địa chỉ, ngành nghề, vốn điều lệ, thông tin thành viên/cổ đông, quyền và nghĩa vụ, cách thức giải quyết tranh chấp...). Thiếu sót các điều khoản quan trọng hoặc quy định trái luật sẽ bị cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu sửa đổi.
• Gây khó khăn trong quá trình xét duyệt và hoạt động sau này: Một bản điều lệ không chặt chẽ, mâu thuẫn hoặc thiếu sót sẽ khiến hồ sơ bị từ chối. Về lâu dài, nó còn có thể gây ra tranh chấp nội bộ, khó khăn trong quản lý và vận hành doanh nghiệp.

1.9 Bỏ qua các thủ tục sau đăng ký

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng việc đăng ký kinh doanh thành công là đã hoàn tất thủ tục, nhưng thực tế còn nhiều nghĩa vụ sau đó.

• Không thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế hoặc nộp lệ phí môn bài đúng hạn: Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai thuế ban đầu và nộp lệ phí môn bài trong thời hạn quy định. Bỏ qua các nghĩa vụ này sẽ dẫn đến việc bị phạt hành chính và phát sinh lãi chậm nộp.
• Không treo bảng hiệu hoặc treo biển hiệu không đúng quy định: Việc treo bảng hiệu tại trụ sở doanh nghiệp là bắt buộc. Nếu không treo hoặc treo bảng hiệu không đúng quy định (thiếu thông tin, kích thước không chuẩn) cũng có thể bị phạt hành chính.

2. Kết luận

Việc đăng ký doanh nghiệp online là bước đầu tiên và quan trọng để hiện thực hóa kế hoạch kinh doanh. Tuy nhiên, không ít cá nhân và tổ chức đã gặp khó khăn do thiếu chuẩn bị hoặc chưa nắm rõ các quy định pháp lý liên quan. Những lỗi phổ biến như chọn sai loại hình doanh nghiệp, đặt tên vi phạm quy định, đăng ký thiếu ngành nghề, xác định vốn điều lệ không phù hợp hay chuẩn bị hồ sơ không đầy đủ đều có thể khiến hồ sơ bị từ chối, ảnh hưởng đến tiến độ và uy tín của doanh nghiệp. Để tránh các sai sót không đáng có, doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu kỹ quy định pháp luật hiện hành, kiểm tra thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đồng thời chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng định dạng trước khi nộp. Ngoài ra, việc tham khảo ý kiến từ chuyên gia kế toán – pháp lý hoặc sử dụng dịch vụ hỗ trợ uy tín cũng giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro. Một quy trình đăng ký bài bản, đúng quy định sẽ tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh lâu dài, hợp pháp và hiệu quả.