Chữ ký số (Token) là gì? Doanh nghiệp có bắt buộc phải mua không?
Mục lục
1. Chữ ký số (Token) là gì?
Chữ ký số, còn được gọi là chứng thư số hoặc token điện tử, là một thiết bị mã hóa chứa thông tin của doanh nghiệp, được sử dụng để thay thế chữ ký tay trong các giao dịch điện tử. Nó giúp xác thực danh tính của người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu số.
Chữ ký số hoạt động trên nền tảng của công nghệ mã hóa công khai, trong đó mỗi chữ ký được tạo ra bằng cách sử dụng một cặp khóa: một khóa riêng (private key) dùng để ký và một khóa công khai (public key) dùng để xác thực chữ ký. Khi một tài liệu được ký bằng chữ ký số, người nhận có thể sử dụng khóa công khai để xác minh tính hợp lệ của chữ ký và xác định xem tài liệu có bị thay đổi kể từ khi ký hay không.
Đây là công cụ không thể thiếu trong các giao dịch trực tuyến, đặc biệt là trong các lĩnh vực như thuế, bảo hiểm, hải quan, và các giao dịch tài chính điện tử.
2. Chữ ký số dùng để làm gì?
Chữ ký số là công cụ quan trọng trong môi trường giao dịch điện tử, giúp đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật cho các tài liệu, giao dịch trực tuyến. Dưới đây là những công dụng chính của chữ ký số:
-
Kê khai và nộp thuế điện tử: Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để thực hiện các giao dịch thuế trực tuyến, thay vì phải đến cơ quan thuế nộp giấy tờ. Chữ ký số giúp quá trình kê khai và nộp thuế trở nên đơn giản, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Việc sử dụng chữ ký số giúp đảm bảo rằng thông tin kê khai là chính xác và không bị thay đổi trong quá trình gửi đi.
-
Kê khai bảo hiểm xã hội điện tử: Tương tự như thuế, doanh nghiệp cũng sử dụng chữ ký số để kê khai và nộp báo cáo bảo hiểm xã hội trực tuyến. Việc này giúp giảm thiểu giấy tờ thủ công và tăng tính chính xác của các hồ sơ bảo hiểm, đồng thời dễ dàng tra cứu và theo dõi trạng thái báo cáo online.
-
Kê khai hải quan điện tử: Với việc sử dụng chữ ký số trong các giao dịch hải quan, doanh nghiệp không cần phải đến trực tiếp cơ quan hải quan để làm thủ tục xuất nhập khẩu. Tất cả các thủ tục này có thể được thực hiện trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp. Chữ ký số đảm bảo tính hợp lệ của các tài liệu hải quan và giúp giao dịch diễn ra an toàn.
-
Ký hóa đơn điện tử: Một trong những ứng dụng phổ biến của chữ ký số là trong việc ký hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử có chữ ký số đảm bảo tính pháp lý và hợp lệ trong giao dịch mua bán. Chữ ký số thay thế chữ ký tay truyền thống, giúp quá trình giao dịch trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro về gian lận.
-
Giao dịch ngân hàng điện tử và chứng khoán điện tử: Chữ ký số cũng được sử dụng trong các giao dịch ngân hàng và chứng khoán điện tử. Doanh nghiệp và cá nhân có thể thực hiện chuyển tiền, giao dịch chứng khoán, và các hoạt động tài chính khác một cách an toàn. Chữ ký số giúp xác thực các giao dịch này và bảo vệ thông tin tài chính, tránh các sự cố mất mát hay gian lận.
3. Doanh nghiệp có bắt buộc phải mua chữ ký số không?
Theo Khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số cho tất cả các hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, có những giao dịch và thủ tục pháp lý nhất định yêu cầu chữ ký số để đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật.
Các trường hợp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số:
- Kê khai và nộp thuế điện tử: Doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số khi thực hiện các giao dịch thuế trực tuyến với cơ quan thuế, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và tránh gian lận trong quá trình kê khai thuế.
- Sử dụng hóa đơn điện tử: Chữ ký số là bắt buộc để ký và xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn điện tử. Việc này giúp thay thế hóa đơn giấy và tuân thủ quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.
- Kê khai bảo hiểm xã hội điện tử: Doanh nghiệp cần chữ ký số để thực hiện các giao dịch bảo hiểm xã hội trực tuyến. Việc này giúp việc kê khai và nộp báo cáo BHXH trở nên nhanh chóng, chính xác và bảo mật hơn.
-
Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số: Mặc dù không phải trong tất cả các tình huống, việc sử dụng chữ ký số vẫn đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, như tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn, vận chuyển tài liệu, đồng thời nâng cao tính bảo mật và hiệu quả trong các giao dịch điện tử.
4. Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số
Việc sử dụng chữ ký số mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, đặc biệt trong môi trường kinh doanh điện tử hiện nay. Dưới đây là các lợi ích chính:
-
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Chữ ký số giúp doanh nghiệp giảm thiểu việc in ấn, vận chuyển và lưu trữ giấy tờ. Các giao dịch, văn bản và tài liệu có thể được ký và xử lý trực tuyến, tiết kiệm thời gian cho cả người ký và người nhận. Việc này còn giúp giảm chi phí liên quan đến giấy tờ, bưu chính và lưu trữ tài liệu truyền thống.
-
Tăng tính bảo mật và an toàn: Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của tài liệu điện tử. Khi một tài liệu được ký bằng chữ ký số, thông tin trên tài liệu không thể bị thay đổi mà không làm mất hiệu lực của chữ ký. Điều này giúp ngăn ngừa các hành vi giả mạo hoặc thay đổi nội dung tài liệu sau khi đã ký.
-
Nâng cao hiệu quả công việc: Chữ ký số tự động hóa quy trình ký kết và xử lý tài liệu, giúp tăng tốc độ và hiệu quả công việc. Thay vì phải đợi người ký có mặt để ký giấy tờ, các tài liệu có thể được ký và xử lý trực tuyến ngay lập tức. Điều này đặc biệt hữu ích trong các giao dịch cần sự nhanh chóng như kê khai thuế, ký hợp đồng, hay giao dịch ngân hàng.
-
Đáp ứng xu hướng chuyển đổi số: Việc sử dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp bắt kịp với xu hướng chuyển đổi số và môi trường kinh doanh số hóa. Doanh nghiệp sẽ hòa nhập nhanh chóng vào các hệ thống công nghệ mới, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển và mở rộng trong kỷ nguyên số.
-
Đảm bảo tính pháp lý: Chữ ký số đảm bảo tính hợp pháp cho các giao dịch điện tử. Các văn bản và tài liệu có chữ ký số được công nhận là hợp pháp trong các giao dịch, hợp đồng, và thủ tục hành chính. Điều này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.
5. Cách thức đăng ký và sử dụng chữ ký số
Trước khi đăng ký chữ ký số, bạn cần chọn một nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số đáng tin cậy. Các nhà cung cấp phổ biến tại Việt Nam bao gồm: VNPT, Viettel, FPT, MISA ...
Các bước đăng ký chữ ký số thông thường như sau:
-
Bước 1: Đăng ký và cung cấp thông tin doanh nghiệp: Bạn cần điền vào mẫu đăng ký chữ ký số mà nhà cung cấp yêu cầu. Thông tin cần cung cấp bao gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, giấy phép đăng ký kinh doanh, và các giấy tờ cần thiết khác.
-
Bước 2: Kiểm tra và xác minh thông tin: Nhà cung cấp sẽ tiến hành kiểm tra thông tin doanh nghiệp của bạn, đảm bảo tính hợp lệ và phù hợp với các quy định pháp lý.
-
Bước 3: Ký hợp đồng và thanh toán: Sau khi thông tin được xác minh, bạn sẽ ký hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ và thanh toán chi phí sử dụng chữ ký số.
-
Bước 4: Cấp chữ ký số: Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, nhà cung cấp sẽ cấp cho bạn một USB Token hoặc thẻ thông minh chứa chứng thư số, là công cụ để sử dụng chữ ký số.
Sau khi nhận được USB Token hoặc thẻ thông minh từ nhà cung cấp, bạn cần thực hiện cài đặt và sử dụng chữ ký số theo các bước sau:
- Cài đặt phần mềm chữ ký số: Nhà cung cấp dịch vụ sẽ cung cấp phần mềm cần thiết để cài đặt trên máy tính. Bạn cần tải và cài đặt phần mềm này để có thể sử dụng chữ ký số.
-
Gắn USB Token vào máy tính: Sau khi cài đặt phần mềm, bạn cắm USB Token vào cổng USB của máy tính. Phần mềm chữ ký số sẽ nhận diện và kích hoạt chữ ký số từ USB Token.
-
Sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử: Khi cần ký các tài liệu điện tử (hóa đơn điện tử, báo cáo thuế, hợp đồng điện tử...), bạn chỉ cần mở tài liệu, chọn chức năng ký số trong phần mềm hoặc hệ thống trực tuyến, và chọn chữ ký số của doanh nghiệp để ký. Phần mềm sẽ tự động ký tài liệu và đảm bảo tính hợp lệ.
-
Kiểm tra và xác nhận chữ ký số: Sau khi ký, các bên nhận tài liệu có thể sử dụng khóa công khai để xác thực chữ ký số và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu.
6. Những lưu ý khi sử dụng chữ ký số
Khi sử dụng chữ ký số, có một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp và người dùng cần phải tuân thủ để đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả trong quá trình sử dụng. Dưới đây là các lưu ý chính:
Bảo mật thông tin
-
Không chia sẻ USB Token và mã PIN: USB Token chứa chữ ký số của doanh nghiệp là thiết bị bảo mật quan trọng. Do đó, không chia sẻ USB Token và mã PIN cho người không liên quan. Việc làm mất hoặc bị lộ thông tin có thể dẫn đến việc lạm dụng chữ ký số.
-
Lưu trữ USB Token cẩn thận: Giữ USB Token ở nơi an toàn, tránh làm mất hoặc bị đánh cắp. Nếu USB Token bị mất hoặc bị đánh cắp, bạn cần thông báo ngay cho nhà cung cấp dịch vụ để khóa và cấp lại thiết bị.
Gia hạn chữ ký số
-
Theo dõi thời gian hết hạn: Chữ ký số có thời hạn sử dụng (thường từ 1 đến 3 năm). Doanh nghiệp cần lưu ý theo dõi thời gian hết hạn của chữ ký số và gia hạn kịp thời để tránh gián đoạn trong các giao dịch điện tử.
-
Đảm bảo gia hạn trước khi hết hạn: Để tránh gặp phải sự cố khi chữ ký số hết hạn, bạn nên gia hạn trước ít nhất một tháng. Việc gia hạn sớm giúp bạn tránh tình trạng không thể ký các tài liệu quan trọng khi chữ ký số hết hạn.
Cập nhật phần mềm và bảo mật hệ thống
-
Cập nhật phần mềm chữ ký số: Nhà cung cấp chữ ký số sẽ thường xuyên phát hành các bản cập nhật cho phần mềm sử dụng chữ ký số. Để đảm bảo tính tương thích và bảo mật, bạn nên cập nhật phần mềm chữ ký số theo các phiên bản mới nhất.
-
Đảm bảo an toàn hệ thống: Việc sử dụng chữ ký số trên hệ thống máy tính đòi hỏi bảo mật hệ thống máy tính cao. Bạn cần đảm bảo rằng máy tính sử dụng chữ ký số được bảo vệ bằng phần mềm diệt virus, mật khẩu mạnh và các biện pháp bảo mật khác để tránh nguy cơ bị tấn công mạng.
Lưu trữ và sao lưu dữ liệu
-
Lưu trữ bản sao của các tài liệu đã ký: Sau khi ký các tài liệu điện tử, bạn cần lưu trữ các bản sao của những tài liệu này. Điều này giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu hoặc sử dụng lại khi cần.
-
Sao lưu dữ liệu chữ ký số: Để phòng trường hợp mất USB Token, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ sao lưu chứng thư số (chữ ký số). Tuy nhiên, việc sao lưu này cần tuân thủ các quy định bảo mật nghiêm ngặt để tránh rủi ro lạm dụng.
Liên hệ hỗ trợ kỹ thuật khi gặp sự cố
-
Chủ động liên hệ khi gặp vấn đề: Nếu gặp sự cố trong quá trình sử dụng chữ ký số (như không thể ký tài liệu, không nhận diện USB Token, phần mềm bị lỗi, v.v.), bạn cần liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để được hỗ trợ kỹ thuật kịp thời.
-
Thông báo sự cố mất hoặc hư hỏng USB Token: Nếu USB Token bị hư hỏng hoặc mất, cần thông báo cho nhà cung cấp để họ khóa và cấp lại thiết bị mới.
Đảm bảo tính hợp pháp của tài liệu
-
Kiểm tra lại các tài liệu trước khi ký: Trước khi ký số vào các tài liệu, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trong tài liệu để đảm bảo rằng nội dung chính xác và không có sự thay đổi nào không mong muốn.
-
Xác nhận chữ ký số khi nhận tài liệu: Khi nhận các tài liệu đã ký số từ đối tác hoặc khách hàng, bạn cần kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số để đảm bảo tính pháp lý của tài liệu.
Mục lục
1. Chữ ký số (Token) là gì?
Chữ ký số, còn được gọi là chứng thư số hoặc token điện tử, là một thiết bị mã hóa chứa thông tin của doanh nghiệp, được sử dụng để thay thế chữ ký tay trong các giao dịch điện tử. Nó giúp xác thực danh tính của người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu số.
Chữ ký số hoạt động trên nền tảng của công nghệ mã hóa công khai, trong đó mỗi chữ ký được tạo ra bằng cách sử dụng một cặp khóa: một khóa riêng (private key) dùng để ký và một khóa công khai (public key) dùng để xác thực chữ ký. Khi một tài liệu được ký bằng chữ ký số, người nhận có thể sử dụng khóa công khai để xác minh tính hợp lệ của chữ ký và xác định xem tài liệu có bị thay đổi kể từ khi ký hay không.
Đây là công cụ không thể thiếu trong các giao dịch trực tuyến, đặc biệt là trong các lĩnh vực như thuế, bảo hiểm, hải quan, và các giao dịch tài chính điện tử.
2. Chữ ký số dùng để làm gì?
Chữ ký số là công cụ quan trọng trong môi trường giao dịch điện tử, giúp đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật cho các tài liệu, giao dịch trực tuyến. Dưới đây là những công dụng chính của chữ ký số:
-
Kê khai và nộp thuế điện tử: Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để thực hiện các giao dịch thuế trực tuyến, thay vì phải đến cơ quan thuế nộp giấy tờ. Chữ ký số giúp quá trình kê khai và nộp thuế trở nên đơn giản, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Việc sử dụng chữ ký số giúp đảm bảo rằng thông tin kê khai là chính xác và không bị thay đổi trong quá trình gửi đi.
-
Kê khai bảo hiểm xã hội điện tử: Tương tự như thuế, doanh nghiệp cũng sử dụng chữ ký số để kê khai và nộp báo cáo bảo hiểm xã hội trực tuyến. Việc này giúp giảm thiểu giấy tờ thủ công và tăng tính chính xác của các hồ sơ bảo hiểm, đồng thời dễ dàng tra cứu và theo dõi trạng thái báo cáo online.
-
Kê khai hải quan điện tử: Với việc sử dụng chữ ký số trong các giao dịch hải quan, doanh nghiệp không cần phải đến trực tiếp cơ quan hải quan để làm thủ tục xuất nhập khẩu. Tất cả các thủ tục này có thể được thực hiện trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp. Chữ ký số đảm bảo tính hợp lệ của các tài liệu hải quan và giúp giao dịch diễn ra an toàn.
-
Ký hóa đơn điện tử: Một trong những ứng dụng phổ biến của chữ ký số là trong việc ký hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử có chữ ký số đảm bảo tính pháp lý và hợp lệ trong giao dịch mua bán. Chữ ký số thay thế chữ ký tay truyền thống, giúp quá trình giao dịch trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro về gian lận.
-
Giao dịch ngân hàng điện tử và chứng khoán điện tử: Chữ ký số cũng được sử dụng trong các giao dịch ngân hàng và chứng khoán điện tử. Doanh nghiệp và cá nhân có thể thực hiện chuyển tiền, giao dịch chứng khoán, và các hoạt động tài chính khác một cách an toàn. Chữ ký số giúp xác thực các giao dịch này và bảo vệ thông tin tài chính, tránh các sự cố mất mát hay gian lận.
3. Doanh nghiệp có bắt buộc phải mua chữ ký số không?
Theo Khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số cho tất cả các hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, có những giao dịch và thủ tục pháp lý nhất định yêu cầu chữ ký số để đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật.
Các trường hợp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số:
- Kê khai và nộp thuế điện tử: Doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số khi thực hiện các giao dịch thuế trực tuyến với cơ quan thuế, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và tránh gian lận trong quá trình kê khai thuế.
- Sử dụng hóa đơn điện tử: Chữ ký số là bắt buộc để ký và xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn điện tử. Việc này giúp thay thế hóa đơn giấy và tuân thủ quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.
- Kê khai bảo hiểm xã hội điện tử: Doanh nghiệp cần chữ ký số để thực hiện các giao dịch bảo hiểm xã hội trực tuyến. Việc này giúp việc kê khai và nộp báo cáo BHXH trở nên nhanh chóng, chính xác và bảo mật hơn.
-
Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số: Mặc dù không phải trong tất cả các tình huống, việc sử dụng chữ ký số vẫn đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, như tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn, vận chuyển tài liệu, đồng thời nâng cao tính bảo mật và hiệu quả trong các giao dịch điện tử.
4. Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số
Việc sử dụng chữ ký số mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, đặc biệt trong môi trường kinh doanh điện tử hiện nay. Dưới đây là các lợi ích chính:
-
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Chữ ký số giúp doanh nghiệp giảm thiểu việc in ấn, vận chuyển và lưu trữ giấy tờ. Các giao dịch, văn bản và tài liệu có thể được ký và xử lý trực tuyến, tiết kiệm thời gian cho cả người ký và người nhận. Việc này còn giúp giảm chi phí liên quan đến giấy tờ, bưu chính và lưu trữ tài liệu truyền thống.
-
Tăng tính bảo mật và an toàn: Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của tài liệu điện tử. Khi một tài liệu được ký bằng chữ ký số, thông tin trên tài liệu không thể bị thay đổi mà không làm mất hiệu lực của chữ ký. Điều này giúp ngăn ngừa các hành vi giả mạo hoặc thay đổi nội dung tài liệu sau khi đã ký.
-
Nâng cao hiệu quả công việc: Chữ ký số tự động hóa quy trình ký kết và xử lý tài liệu, giúp tăng tốc độ và hiệu quả công việc. Thay vì phải đợi người ký có mặt để ký giấy tờ, các tài liệu có thể được ký và xử lý trực tuyến ngay lập tức. Điều này đặc biệt hữu ích trong các giao dịch cần sự nhanh chóng như kê khai thuế, ký hợp đồng, hay giao dịch ngân hàng.
-
Đáp ứng xu hướng chuyển đổi số: Việc sử dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp bắt kịp với xu hướng chuyển đổi số và môi trường kinh doanh số hóa. Doanh nghiệp sẽ hòa nhập nhanh chóng vào các hệ thống công nghệ mới, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển và mở rộng trong kỷ nguyên số.
-
Đảm bảo tính pháp lý: Chữ ký số đảm bảo tính hợp pháp cho các giao dịch điện tử. Các văn bản và tài liệu có chữ ký số được công nhận là hợp pháp trong các giao dịch, hợp đồng, và thủ tục hành chính. Điều này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.
5. Cách thức đăng ký và sử dụng chữ ký số
Trước khi đăng ký chữ ký số, bạn cần chọn một nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số đáng tin cậy. Các nhà cung cấp phổ biến tại Việt Nam bao gồm: VNPT, Viettel, FPT, MISA ...
Các bước đăng ký chữ ký số thông thường như sau:
-
Bước 1: Đăng ký và cung cấp thông tin doanh nghiệp: Bạn cần điền vào mẫu đăng ký chữ ký số mà nhà cung cấp yêu cầu. Thông tin cần cung cấp bao gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, giấy phép đăng ký kinh doanh, và các giấy tờ cần thiết khác.
-
Bước 2: Kiểm tra và xác minh thông tin: Nhà cung cấp sẽ tiến hành kiểm tra thông tin doanh nghiệp của bạn, đảm bảo tính hợp lệ và phù hợp với các quy định pháp lý.
-
Bước 3: Ký hợp đồng và thanh toán: Sau khi thông tin được xác minh, bạn sẽ ký hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ và thanh toán chi phí sử dụng chữ ký số.
-
Bước 4: Cấp chữ ký số: Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, nhà cung cấp sẽ cấp cho bạn một USB Token hoặc thẻ thông minh chứa chứng thư số, là công cụ để sử dụng chữ ký số.
Sau khi nhận được USB Token hoặc thẻ thông minh từ nhà cung cấp, bạn cần thực hiện cài đặt và sử dụng chữ ký số theo các bước sau:
- Cài đặt phần mềm chữ ký số: Nhà cung cấp dịch vụ sẽ cung cấp phần mềm cần thiết để cài đặt trên máy tính. Bạn cần tải và cài đặt phần mềm này để có thể sử dụng chữ ký số.
-
Gắn USB Token vào máy tính: Sau khi cài đặt phần mềm, bạn cắm USB Token vào cổng USB của máy tính. Phần mềm chữ ký số sẽ nhận diện và kích hoạt chữ ký số từ USB Token.
-
Sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử: Khi cần ký các tài liệu điện tử (hóa đơn điện tử, báo cáo thuế, hợp đồng điện tử...), bạn chỉ cần mở tài liệu, chọn chức năng ký số trong phần mềm hoặc hệ thống trực tuyến, và chọn chữ ký số của doanh nghiệp để ký. Phần mềm sẽ tự động ký tài liệu và đảm bảo tính hợp lệ.
-
Kiểm tra và xác nhận chữ ký số: Sau khi ký, các bên nhận tài liệu có thể sử dụng khóa công khai để xác thực chữ ký số và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu.
6. Những lưu ý khi sử dụng chữ ký số
Khi sử dụng chữ ký số, có một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp và người dùng cần phải tuân thủ để đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả trong quá trình sử dụng. Dưới đây là các lưu ý chính:
Bảo mật thông tin
-
Không chia sẻ USB Token và mã PIN: USB Token chứa chữ ký số của doanh nghiệp là thiết bị bảo mật quan trọng. Do đó, không chia sẻ USB Token và mã PIN cho người không liên quan. Việc làm mất hoặc bị lộ thông tin có thể dẫn đến việc lạm dụng chữ ký số.
-
Lưu trữ USB Token cẩn thận: Giữ USB Token ở nơi an toàn, tránh làm mất hoặc bị đánh cắp. Nếu USB Token bị mất hoặc bị đánh cắp, bạn cần thông báo ngay cho nhà cung cấp dịch vụ để khóa và cấp lại thiết bị.
Gia hạn chữ ký số
-
Theo dõi thời gian hết hạn: Chữ ký số có thời hạn sử dụng (thường từ 1 đến 3 năm). Doanh nghiệp cần lưu ý theo dõi thời gian hết hạn của chữ ký số và gia hạn kịp thời để tránh gián đoạn trong các giao dịch điện tử.
-
Đảm bảo gia hạn trước khi hết hạn: Để tránh gặp phải sự cố khi chữ ký số hết hạn, bạn nên gia hạn trước ít nhất một tháng. Việc gia hạn sớm giúp bạn tránh tình trạng không thể ký các tài liệu quan trọng khi chữ ký số hết hạn.
Cập nhật phần mềm và bảo mật hệ thống
-
Cập nhật phần mềm chữ ký số: Nhà cung cấp chữ ký số sẽ thường xuyên phát hành các bản cập nhật cho phần mềm sử dụng chữ ký số. Để đảm bảo tính tương thích và bảo mật, bạn nên cập nhật phần mềm chữ ký số theo các phiên bản mới nhất.
-
Đảm bảo an toàn hệ thống: Việc sử dụng chữ ký số trên hệ thống máy tính đòi hỏi bảo mật hệ thống máy tính cao. Bạn cần đảm bảo rằng máy tính sử dụng chữ ký số được bảo vệ bằng phần mềm diệt virus, mật khẩu mạnh và các biện pháp bảo mật khác để tránh nguy cơ bị tấn công mạng.
Lưu trữ và sao lưu dữ liệu
-
Lưu trữ bản sao của các tài liệu đã ký: Sau khi ký các tài liệu điện tử, bạn cần lưu trữ các bản sao của những tài liệu này. Điều này giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu hoặc sử dụng lại khi cần.
-
Sao lưu dữ liệu chữ ký số: Để phòng trường hợp mất USB Token, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ sao lưu chứng thư số (chữ ký số). Tuy nhiên, việc sao lưu này cần tuân thủ các quy định bảo mật nghiêm ngặt để tránh rủi ro lạm dụng.
Liên hệ hỗ trợ kỹ thuật khi gặp sự cố
-
Chủ động liên hệ khi gặp vấn đề: Nếu gặp sự cố trong quá trình sử dụng chữ ký số (như không thể ký tài liệu, không nhận diện USB Token, phần mềm bị lỗi, v.v.), bạn cần liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để được hỗ trợ kỹ thuật kịp thời.
-
Thông báo sự cố mất hoặc hư hỏng USB Token: Nếu USB Token bị hư hỏng hoặc mất, cần thông báo cho nhà cung cấp để họ khóa và cấp lại thiết bị mới.
Đảm bảo tính hợp pháp của tài liệu
-
Kiểm tra lại các tài liệu trước khi ký: Trước khi ký số vào các tài liệu, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trong tài liệu để đảm bảo rằng nội dung chính xác và không có sự thay đổi nào không mong muốn.
-
Xác nhận chữ ký số khi nhận tài liệu: Khi nhận các tài liệu đã ký số từ đối tác hoặc khách hàng, bạn cần kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số để đảm bảo tính pháp lý của tài liệu.
Tác giả của bài viết
Chúng tôi đến từ công ty Miền Nam!
