Hợp đồng lao động giữa công ty và giám đốc cần lưu ý gì?

1. Giới thiệu & Tầm quan trọng

Trong nhiều doanh nghiệp, Giám đốc vừa là người điều hành hoạt động hằng ngày, vừa có thể là người góp vốn, thậm chí là người đại diện pháp luật. Chính vì vai trò đặc biệt đó, không ít công ty bỏ qua việc ký kết hợp đồng lao động (HĐLĐ) với Giám đốc – cho rằng điều này là không cần thiết. Tuy nhiên, thực tế pháp lý lại cho thấy ngược lại: việc ký hợp đồng lao động với Giám đốc là cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên – người lao động (Giám đốc) và người sử dụng lao động (công ty).

Hợp đồng lao động không chỉ đơn thuần là giấy tờ mang tính hình thức. Đó là căn cứ pháp lý quan trọng để:

• Xác lập rõ ràng quyền và nghĩa vụ giữa Giám đốc và doanh nghiệp;

• Thể hiện trách nhiệm công việc, chế độ lương thưởng, bảo hiểm một cách minh bạch;

• Bảo vệ công ty trước các rủi ro pháp lý, đặc biệt trong các tình huống tranh chấp lao động, thanh tra lao động, hoặc kiểm toán nội bộ;

• Giúp Giám đốc được hưởng các quyền lợi hợp pháp như đóng BHXH, BHYT, BHTN nếu đủ điều kiện.

Việc có hoặc không có hợp đồng lao động với Giám đốc, ai là người có thẩm quyền ký, ký như thế nào để đúng luật – đó là những vấn đề không thể xem nhẹ. Và đó cũng chính là lý do bài viết này ra đời – giúp doanh nghiệp nhìn rõ hơn bức tranh pháp lý xung quanh hợp đồng lao động của Giám đốc.

2. Thẩm quyền ký hợp đồng

Việc ký hợp đồng lao động với Giám đốc không chỉ cần thiết, mà còn phải đúng thẩm quyền để đảm bảo giá trị pháp lý và tránh rủi ro về sau. Tùy theo loại hình doanh nghiệp, thẩm quyền ký kết hợp đồng với Giám đốc sẽ được xác định theo cơ cấu tổ chức cụ thể.

2.1 Đối với công ty cổ phần

Trong mô hình công ty cổ phần, Hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan có thẩm quyền cao nhất trong việc quyết định bổ nhiệm, ký kết hợp đồng lao động với Giám đốc (hoặc Tổng Giám đốc).

• Trường hợp Giám đốc không phải là thành viên HĐQT: HĐQT sẽ họp và ra nghị quyết, sau đó một thành viên được ủy quyền sẽ ký hợp đồng lao động với Giám đốc.

• Trường hợp Giám đốc đồng thời là thành viên HĐQT hoặc đại diện pháp luật: thông thường chỉ cần ban hành quyết định bổ nhiệm, không cần lập hợp đồng lao động vì sẽ dẫn đến tình trạng “vừa là người lao động – vừa là người sử dụng lao động”. Tuy nhiên, nếu vẫn muốn ký HĐLĐ để làm căn cứ tham gia BHXH, cần có sự ủy quyền hợp lệ cho một người khác ký thay mặt công ty.

2.2 Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên

Thẩm quyền ra quyết định ký hợp đồng với Giám đốc thuộc về Hội đồng thành viên (HĐTV). Người đại diện công ty (thường là Chủ tịch HĐTV) sẽ được chỉ định để ký hợp đồng.

• Nếu Giám đốc không phải là thành viên góp vốn: Chủ tịch HĐTV hoặc người được ủy quyền hợp lệ sẽ ký hợp đồng lao động.

• Nếu Giám đốc đồng thời là Chủ tịch HĐTV hoặc người đại diện pháp luật: cần ủy quyền cho một cá nhân khác ký hợp đồng, để tránh tình huống một người đứng ở cả hai bên trong quan hệ lao động – điều bị pháp luật hạn chế.

2.3 Đối với công ty TNHH một thành viên

Trong công ty TNHH MTV, dù chủ sở hữu là cá nhân hay tổ chức, việc ký hợp đồng lao động với Giám đốc vẫn nên được thực hiện để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp.

• Nếu chủ sở hữu là tổ chức: người đại diện theo pháp luật của tổ chức sẽ quyết định bổ nhiệm và có thể ký hợp đồng lao động với Giám đốc.

• Nếu chủ sở hữu là cá nhân đồng thời là Giám đốc: thường chỉ cần ra quyết định bổ nhiệm, tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên ủy quyền cho người khác ký hợp đồng lao động, nếu cần chứng minh quan hệ lao động rõ ràng để phục vụ cho mục đích tham gia BHXH hoặc giải trình với cơ quan nhà nước.

3. Nội dung hợp đồng lao động cần lưu ý

Hợp đồng lao động với Giám đốc, bên cạnh việc tuân theo quy định tại Bộ luật Lao động, còn cần đảm bảo tính đặc thù của vị trí quản lý cấp cao. Các nội dung dưới đây cần được thể hiện một cách cụ thể, rõ ràng và phù hợp với điều lệ công ty:

3.1 Thông tin pháp lý của hai bên

• Họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND/CCCD, địa chỉ thường trú của Giám đốc.

• Tên công ty, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký hợp đồng.

Việc ghi đầy đủ và chính xác sẽ giúp hợp đồng có giá trị pháp lý rõ ràng, thuận lợi cho lưu trữ và đối chiếu sau này.

3.2 Công việc đảm nhận & chức danh

• Mô tả rõ ràng về chức danh (Giám đốc/Tổng Giám đốc), nhiệm vụ chính, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn trong quá trình điều hành.

• Cần thống nhất nội dung này với Điều lệ công ty hoặc Nghị quyết HĐQT/HĐTV để tránh xung đột sau này.

3.3 Mức lương và chế độ đãi ngộ

• Ghi cụ thể mức lương cơ bản, phụ cấp chức vụ, tiền thưởng (nếu có), các khoản hỗ trợ khác.

• Hình thức và thời hạn chi trả: theo tháng, quý hay năm, qua tài khoản hay tiền mặt.

Đây là cơ sở để xác định mức đóng bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và quyền lợi của Giám đốc.

3.4 Thời gian làm việc – thời gian nghỉ

• Thể hiện thời gian làm việc theo quy định chung (ví dụ: 8h/ngày, 5 ngày/tuần) hoặc thời gian linh hoạt tùy theo vai trò quản lý.

• Các chế độ nghỉ lễ, nghỉ phép, nghỉ ốm... nên được đề cập theo đúng quy định pháp luật.

3.5 Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp

• Nếu Giám đốc có ký hợp đồng lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm tham gia đầy đủ các chế độ BHXH, BHYT, BHTN cho Giám đốc như đối với người lao động bình thường.

• Trường hợp Giám đốc đồng thời là người đại diện pháp luật, nội dung về bảo hiểm nên được nêu rõ ràng để làm căn cứ cho cơ quan BHXH khi đối chiếu.

3.6 Trách nhiệm, quyền lợi và cam kết

• Làm rõ các trách nhiệm gắn với vị trí quản lý điều hành (tuân thủ Điều lệ công ty, nghị quyết HĐQT/HĐTV, quy chế nội bộ...).

• Quyền tham gia họp, ký kết văn bản, phân bổ ngân sách... nếu có, nên được đề cập rành mạch.

• Cam kết giữ bí mật thông tin, không cạnh tranh, không vi phạm đạo đức nghề nghiệp có thể được đưa vào như một điều khoản riêng.

3.7 Điều khoản chấm dứt hợp đồng và xử lý tranh chấp

• Ghi nhận các trường hợp chấm dứt hợp đồng (hết thời hạn, đơn phương chấm dứt, cách chức...).

• Trình tự và trách nhiệm trong việc bàn giao công việc, hoàn tất nghĩa vụ khi chấm dứt.

• Phương thức giải quyết tranh chấp (thương lượng, hòa giải, trọng tài lao động hoặc tòa án) cần được xác định rõ.

4. Các lưu ý về thẩm quyền & ủy quyền

Trong thực tế, có không ít trường hợp Giám đốc vừa là người lao động, vừa là người đại diện pháp luật hoặc người sử dụng lao động, dẫn đến nguy cơ xung đột lợi ích và làm hợp đồng lao động mất hiệu lực pháp lý nếu không xử lý đúng cách. Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

4.1 Tránh việc một người đứng ở cả hai vai trò

Pháp luật không cho phép một người đồng thời là người đại diện ký hợp đồng lao động và cũng là người lao động trong hợp đồng đó. Điều này tạo ra sự “tự ký với chính mình” – vi phạm nguyên tắc pháp lý cơ bản về tính độc lập giữa các bên trong giao dịch.

Để xử lý, doanh nghiệp cần:

• Ủy quyền cho một người khác trong công ty có đủ năng lực đại diện để ký hợp đồng với Giám đốc;

• Hoặc, nếu có hội đồng quản trị/thành viên góp vốn, cử một người đại diện ký kết để đảm bảo tính khách quan.

4.2 Bắt buộc có văn bản ủy quyền nếu trùng chức danh

Nếu Giám đốc cũng là người đại diện theo pháp luật hoặc là Chủ tịch HĐTV/HĐQT – bắt buộc phải có văn bản ủy quyền hợp lệ cho một người khác (có thể là thành viên HĐQT, thành viên HĐTV, kế toán trưởng...) để thực hiện việc ký hợp đồng lao động.

• Văn bản ủy quyền nên thể hiện rõ: phạm vi ủy quyền (ký kết HĐLĐ), thời hạn ủy quyền và người được ủy quyền cụ thể.

• Văn bản này phải được lưu cùng với hợp đồng lao động để chứng minh tính hợp lệ khi có yêu cầu kiểm tra, tranh chấp hoặc thanh tra lao động.

4.3 Ghi nhận và lưu trữ đầy đủ hồ sơ

Tất cả các tài liệu liên quan như:

• Hợp đồng lao động;

• Quyết định bổ nhiệm;

• Văn bản ủy quyền (nếu có);

• Biên bản họp HĐTV/HĐQT (trong trường hợp có quyết nghị);

...đều cần được lưu giữ đầy đủ và rõ ràng trong hồ sơ pháp lý của công ty. Việc này không chỉ phục vụ kiểm tra nội bộ, mà còn giúp doanh nghiệp chứng minh tính minh bạch trong quản lý nhân sự và điều hành.

5. Trách nhiệm & Hậu quả pháp lý

Việc ký kết hợp đồng lao động với Giám đốc không chỉ mang ý nghĩa hình thức, mà còn là cam kết pháp lý ràng buộc trách nhiệm rõ ràng giữa cá nhân Giám đốc và công ty. Khi hợp đồng đã có hiệu lực, cả hai bên – đặc biệt là Giám đốc – cần tuân thủ nghiêm túc để tránh phát sinh hậu quả pháp lý không mong muốn.

5.1 Giám đốc phải tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ trong hợp đồng

Sau khi ký kết hợp đồng lao động, Giám đốc được xem là người lao động cấp cao của công ty, có nghĩa vụ:

• Thực hiện đầy đủ nội dung đã cam kết trong hợp đồng;

• Tuân thủ Điều lệ công ty, quy chế nội bộ và các nghị quyết của HĐQT hoặc HĐTV;

• Hành xử trung thực, cẩn trọng, đúng phạm vi quyền hạn và vì lợi ích của công ty.

Trường hợp vi phạm những cam kết trên, Giám đốc không chỉ vi phạm luật lao động mà còn có thể bị xử lý theo quy định của Luật Doanh nghiệp hoặc bị truy cứu trách nhiệm cá nhân.

5.2 Trách nhiệm bồi thường khi gây thiệt hại

Nếu trong quá trình điều hành, Giám đốc có hành vi vi phạm hợp đồng, vi phạm Điều lệ hoặc gây thiệt hại cho công ty do lỗi cố ý hoặc lỗi nghiêm trọng, người đó phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

Ví dụ:

• Ký kết hợp đồng kinh doanh sai thẩm quyền dẫn đến tổn thất tài chính;

• Quyết định sử dụng vốn sai mục đích gây rủi ro về pháp lý hoặc tài chính;

• Lạm quyền, vượt quyền hoặc để xảy ra gian lận nội bộ.

Trong các trường hợp này, Giám đốc có thể phải bồi thường vật chất, bị miễn nhiệm hoặc bị khởi kiện dân sự nếu mức độ thiệt hại nghiêm trọng.

5.3 Rủi ro khi ký hợp đồng không đúng thẩm quyền

Một hợp đồng lao động chỉ có giá trị pháp lý nếu được ký đúng người có thẩm quyền. Nếu hợp đồng được ký sai người – ví dụ Giám đốc tự ký với chính mình, hoặc người ký thay không có ủy quyền hợp lệ – thì:

• Hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu theo quy định của pháp luật lao động;

• Dẫn đến rủi ro trong việc đóng BHXH, tính thu nhập chịu thuế, giải quyết tranh chấp;

• Làm mất cơ sở pháp lý để xử lý trách nhiệm nếu Giám đốc vi phạm nghĩa vụ lao động.

Ngoài ra, nếu cơ quan chức năng (thuế, BHXH, thanh tra lao động) phát hiện hợp đồng không hợp lệ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính hoặc buộc khắc phục hậu quả.

6. Kết luận

Việc ký kết hợp đồng lao động với Giám đốc không chỉ là một thủ tục hành chính, mà là bước đi quan trọng trong việc thiết lập nền tảng pháp lý vững chắc cho hoạt động quản trị doanh nghiệp. Một bản hợp đồng rõ ràng, đúng thẩm quyền và đúng luật sẽ giúp minh bạch hóa trách nhiệm, đảm bảo quyền lợi đôi bên và đặc biệt là giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình điều hành công ty.

Dù Giám đốc có thể là người góp vốn, đại diện pháp luật hay giữ chức vụ chủ chốt trong doanh nghiệp, thì việc thực hiện ký kết hợp đồng lao động – nếu được tiến hành đúng cách – vẫn là căn cứ pháp lý rõ ràng nhất để bảo vệ cả người lao động và người sử dụng lao động trước các biến động về nhân sự, kiểm tra, thanh tra, hoặc tranh chấp phát sinh.

Doanh nghiệp cần thận trọng trong việc xác định thẩm quyền, soạn thảo nội dung, và lưu trữ hồ sơ đầy đủ. Đừng để những “sơ suất nhỏ về thủ tục” trở thành rào cản lớn về pháp lý trong tương lai. Đầu tư vào hợp đồng lao động không chỉ là tuân thủ luật pháp – mà còn là đầu tư vào sự an toàn và phát triển bền vững của chính doanh nghiệp bạn.