Bị công ty khấu trừ thuế sai: xử lý ra sao để lấy lại tiền?

Mục lục

1. Khi nào được xem là khấu trừ thuế sai?

Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là việc doanh nghiệp tạm giữ lại một phần thu nhập của người lao động để nộp thay cho cơ quan thuế. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào số tiền bị trừ cũng hoàn toàn chính xác.

Một khoản khấu trừ được xem là sai khi số thuế đã trừ không phản ánh đúng nghĩa vụ thuế thực tế của cá nhân. Dưới đây là các tình huống phổ biến:

1.1 Khấu trừ thừa tiền thuế so với thực tế phải nộp

Đây là trường hợp phổ biến nhất.

Ví dụ: Trong năm, bạn được tạm khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến từng tháng. Tuy nhiên, sau khi tính lại đầy đủ các khoản giảm trừ (giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc, người phụ thuộc…), số thuế thực tế phải nộp thấp hơn số đã bị khấu trừ.

Khi đó, phần chênh lệch chính là số thuế nộp thừa.

1.2 Sai mã số thuế, họ tên hoặc số CCCD

Thông tin cá nhân không khớp có thể khiến:

Khoản thuế đã khấu trừ không được ghi nhận đúng người
Dữ liệu không đồng bộ trên hệ thống cơ quan thuế
Hồ sơ quyết toán hoặc hoàn thuế bị từ chối

Đây là lỗi mang tính kỹ thuật nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi hoàn thuế của cá nhân.

1.3 Áp dụng sai thuế suất hoặc tính sai số tiền khấu trừ

Sai sót có thể xảy ra khi:

Doanh nghiệp áp dụng sai biểu thuế lũy tiến
Không tính hoặc tính thiếu các khoản giảm trừ
Nhầm lẫn giữa hợp đồng lao động dài hạn và lao động thời vụ

Khi thuế suất áp dụng không đúng bản chất thu nhập, số tiền bị trừ sẽ không phản ánh đúng nghĩa vụ thuế.

1.4 Có nhiều nguồn thu nhập trong năm dẫn đến nộp thừa sau quyết toán

Trường hợp cá nhân làm việc tại nhiều nơi trong cùng một năm là tình huống dễ phát sinh nộp thừa.

Mỗi đơn vị chi trả sẽ khấu trừ thuế riêng lẻ dựa trên thu nhập tại đơn vị đó. Tuy nhiên, khi cộng gộp toàn bộ thu nhập để tính lại theo biểu thuế lũy tiến năm, có thể phát sinh:

Tổng số thuế phải nộp thấp hơn số đã khấu trừ
Hoặc ngược lại, phải nộp thêm

Nếu số đã khấu trừ cao hơn nghĩa vụ thực tế, đây được xem là khấu trừ thừa và có thể đề nghị hoàn lại.

2. Các bước lấy lại tiền

Sau khi xác định có phát sinh số thuế TNCN bị khấu trừ thừa, cá nhân cần thực hiện đúng trình tự để được hoàn lại tiền. Dưới đây là quy trình cơ bản, áp dụng cho đa số trường hợp người lao động tự quyết toán hoặc ủy quyền quyết toán.

Bước 1: Kiểm tra lại toàn bộ số liệu

Trước khi làm bất kỳ thủ tục nào, cần rà soát lại:

Tổng thu nhập trong năm
Các khoản giảm trừ (giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc, bảo hiểm bắt buộc…)
Số thuế đã bị khấu trừ theo từng chứng từ

Mục đích của bước này là xác định chính xác có thực sự nộp thừa hay không và nộp thừa bao nhiêu.
Việc kiểm tra kỹ từ đầu sẽ giúp tránh sai sót khi nộp hồ sơ quyết toán.

Bước 2: Yêu cầu công ty điều chỉnh nếu có sai sót

Nếu phát hiện sai thông tin (họ tên, mã số thuế, CCCD) hoặc sai số tiền trên chứng từ khấu trừ, cần:

Liên hệ bộ phận kế toán của công ty
Đề nghị lập chứng từ điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định

Lưu ý: Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào dữ liệu do doanh nghiệp kê khai. Vì vậy, nếu thông tin từ phía công ty chưa đúng, cá nhân cần xử lý trước khi thực hiện quyết toán.

Bước 3: Thực hiện quyết toán thuế TNCN

Để được hoàn tiền, cá nhân phải thực hiện quyết toán thuế nhằm xác định lại nghĩa vụ thuế trong cả năm.

Có hai cách:

Ủy quyền cho công ty quyết toán thay (nếu đủ điều kiện)
Tự nộp hồ sơ quyết toán tại cơ quan thuế quản lý

Sau khi cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ, nếu xác định có số thuế nộp thừa, cá nhân sẽ được ghi nhận số tiền đủ điều kiện hoàn.

Bước 4: Nhận tiền hoàn từ cơ quan thuế

Khi hồ sơ được chấp thuận:

Cơ quan thuế sẽ ra quyết định hoàn thuế
Tiền hoàn sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng cá nhân đã đăng ký

Trong thời gian chờ xử lý, nên theo dõi tình trạng hồ sơ trên hệ thống thuế điện tử hoặc liên hệ cơ quan thuế nếu cần thiết.

3. Lưu ý quan trọng để tránh bị từ chối hoàn thuế

Thực tế cho thấy, nhiều hồ sơ hoàn thuế bị kéo dài hoặc từ chối không phải vì không đủ điều kiện, mà do sai sót về thông tin và chứng từ. Dưới đây là những điểm quan trọng cần đặc biệt lưu ý:

3.1 Chứng từ khấu trừ phải chính xác và hợp lệ

Chứng từ khấu trừ thuế là căn cứ pháp lý để cơ quan thuế xác định số tiền đã nộp thay cho cá nhân.

Chứng từ được xem là hợp lệ khi:

Do đúng đơn vị chi trả thu nhập cấp
Có đầy đủ chữ ký, dấu (hoặc xác thực điện tử)
Thể hiện đúng số tiền đã khấu trừ

Nếu chứng từ bị sai thông tin hoặc không đúng mẫu quy định, hồ sơ hoàn thuế có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc không được chấp nhận.

3.2 Mã số thuế cá nhân phải đúng và đang hoạt động

Mã số thuế (MST) là yếu tố bắt buộc khi đề nghị hoàn thuế.

Cơ quan thuế sẽ không giải quyết hoàn trong các trường hợp:

Cá nhân chưa đăng ký MST
MST bị sai thông tin định danh
MST đang ở trạng thái không hoạt động

Trước khi nộp hồ sơ, nên kiểm tra lại tình trạng MST trên hệ thống thuế để đảm bảo dữ liệu trùng khớp với hồ sơ quyết toán.

3.3 Dữ liệu quyết toán phải khớp với thông tin doanh nghiệp đã kê khai

Cơ quan thuế sẽ đối chiếu:

Số thu nhập cá nhân kê khai
Số thuế đã khấu trừ
Dữ liệu doanh nghiệp đã nộp trong tờ khai thuế

Nếu có chênh lệch giữa hai bên, hồ sơ có thể bị tạm dừng để xác minh. Vì vậy, trước khi gửi hồ sơ quyết toán, cần đảm bảo thông tin trùng khớp với chứng từ và dữ liệu phía công ty.

4. Kết luận

Khấu trừ thuế TNCN sai không phải là tình huống hiếm gặp, đặc biệt với người lao động có nhiều nguồn thu nhập hoặc thay đổi công việc trong năm. Điều quan trọng là cần xác định rõ: số thuế đã bị khấu trừ có phản ánh đúng nghĩa vụ thực tế hay không.

Khi phát sinh nộp thừa, cá nhân hoàn toàn có quyền đề nghị hoàn lại theo đúng quy định pháp luật. Tuy nhiên, để quá trình xử lý diễn ra thuận lợi, cần:

Rà soát số liệu cẩn thận
Đảm bảo chứng từ và thông tin cá nhân chính xác
Thực hiện quyết toán đúng trình tự

Việc chủ động kiểm tra và xử lý sớm không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi tài chính của cá nhân mà còn tránh các rủi ro phát sinh về sau.

Nếu bạn chưa rõ mình có thuộc diện được hoàn thuế hay cần hỗ trợ quyết toán đúng quy định, việc tham khảo ý kiến chuyên môn từ đơn vị kế toán – thuế uy tín sẽ giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót không đáng có.