Các phần mềm kế toán Online (ERP) dễ quản trị nhất cho doanh nghiệp

1. Phần mềm kế toán ERP là gì?

Phần mềm kế toán ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống quản lý tài chính và kế toán tích hợp giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ dòng tiền, sổ sách kế toán và hoạt động kinh doanh trong một nền tảng duy nhất.
Khác với các phần mềm kế toán thông thường chỉ phục vụ ghi chép sổ sách, ERP không chỉ giúp doanh nghiệp tự động hóa kế toán mà còn liên kết dữ liệu tài chính với các bộ phận khác như kho hàng, bán hàng, nhân sự, mua sắm… Nhờ đó, doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính và vận hành, giúp đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn.

2. Vì sao doanh nghiệp cần phần mềm kế toán ERP?

a. Đối với chủ doanh nghiệp: Ra quyết định nhanh chóng, chính xác

• Tổng quan tài chính rõ ràng: ERP cung cấp báo cáo tài chính theo thời gian thực, giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt lợi nhuận, dòng tiền, công nợ một cách nhanh chóng.
• Hỗ trợ chiến lược: Nhờ có dữ liệu chính xác, lãnh đạo có thể đưa ra quyết định đầu tư, cắt giảm chi phí, mở rộng kinh doanh dựa trên số liệu thực tế.
• Kiểm soát rủi ro: Hệ thống ERP giúp phát hiện sai sót tài chính, gian lận kế toán và kiểm soát dòng tiền chặt chẽ hơn.

b. Đối với kế toán viên: Giảm tải công việc, hạn chế sai sót

• Tự động hóa quy trình: ERP giúp nhập liệu, hạch toán, đối chiếu số liệu tự động, giảm thiểu lỗi do nhập tay.
• Lập báo cáo nhanh hơn: Hệ thống tạo báo cáo tài chính chuẩn theo quy định kế toán, tiết kiệm thời gian so với làm thủ công.
• Dễ dàng theo dõi công nợ: ERP giúp kế toán viên quản lý công nợ phải thu, phải trả, nhắc nhở các khoản đến hạn.

c. Đối với bộ phận bán hàng: Quản lý đơn hàng và công nợ dễ dàng

• Đồng bộ dữ liệu với kế toán: Khi tạo đơn hàng, hệ thống ERP tự động cập nhật vào doanh thu, công nợ, hàng tồn kho, giúp quy trình bán hàng mượt mà hơn.
• Theo dõi công nợ khách hàng: Dữ liệu từ ERP giúp nhân viên bán hàng chủ động nhắc nhở thanh toán, kiểm tra hạn mức tín dụng của khách.
• Cải thiện dịch vụ khách hàng: Nhân viên có thể kiểm tra tồn kho, giá bán, lịch sử giao dịch ngay lập tức mà không cần liên hệ nhiều bộ phận.

d. Đối với quản lý kho: Kiểm soát hàng tồn kho theo thời gian thực

• Cập nhật hàng tồn kho tự động: Mỗi khi có giao dịch nhập hoặc xuất hàng, hệ thống ERP cập nhật số lượng ngay lập tức, tránh thất thoát.
• Dự báo tồn kho chính xác: ERP giúp quản lý kho biết mức tồn tối ưu, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều.
• Hạn chế thất thoát và gian lận: ERP ghi lại toàn bộ lịch sử nhập, xuất, giúp kiểm tra nhanh nếu có sai lệch.

3. So sánh phần mềm kế toán ERP và phần mềm kế toán truyền thống

Doanh nghiệp khi lựa chọn phần mềm kế toán thường đứng trước hai lựa chọn: phần mềm kế toán truyền thống và phần mềm kế toán online. Dưới đây là sự khác biệt giữa hai loại phần mềm này để giúp doanh nghiệp lựa chọn phù hợp với nhu cầu.

a. Sự khác biệt

b. Khi nào nên dùng phần mềm kế toán truyền thống?

• Doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít giao dịch kế toán, không có nhu cầu tích hợp với các bộ phận khác.
• Chỉ cần ghi chép kế toán cơ bản, không cần tự động hóa hay đồng bộ dữ liệu.
• Ngân sách hạn chế, muốn tiết kiệm chi phí triển khai phần mềm.

c. Khi nào nên chọn phần mềm kế toán ERP?

• Doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, có nhiều phòng ban và cần kết nối dữ liệu giữa các bộ phận.
• Muốn tự động hóa quy trình kế toán, giảm thời gian nhập liệu và hạn chế sai sót.
• Cần báo cáo tài chính theo thời gian thực, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.
• Muốn kiểm soát tốt hơn hàng tồn kho, công nợ, dòng tiền trong doanh nghiệp.

4. Những tính năng quan trọng của phần mềm kế toán ERP

Phần mềm kế toán ERP không chỉ đơn thuần ghi chép sổ sách mà còn cung cấp nhiều tính năng nâng cao giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, giảm sai sót và tối ưu quy trình kế toán. Dưới đây là những tính năng quan trọng mà một  ERP cần có.

a. Quản lý tài chính: Giám sát thu chi, dòng tiền

• Quản lý tài chính: Giám sát thu chi, dòng tiền Ghi nhận giao dịch tài chính tự động: ERP giúp ghi nhận các giao dịch phát sinh (thu, chi, thanh toán, công nợ…) mà không cần nhập tay.
• Quản lý dòng tiền theo thời gian thực: Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiền mặt, tài khoản ngân hàng, công nợ để đưa ra quyết định tài chính kịp thời.
• Tích hợp với hệ thống ngân hàng: Một số phần mềm ERP cho phép kết nối với ngân hàng để thực hiện giao dịch và đối chiếu sổ sách tự động.

b. Lập báo cáo tự động: Chuẩn hóa theo quy định kế toán

• Tạo báo cáo tài chính nhanh chóng: ERP giúp doanh nghiệp lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo dòng tiền theo các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) hoặc quốc tế (IFRS).
• Báo cáo theo thời gian thực: Các số liệu được cập nhật ngay lập tức, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và ra quyết định nhanh hơn.
• Tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu: Doanh nghiệp có thể tạo các báo cáo phân tích chi tiết về chi phí, doanh thu, lợi nhuận… để hỗ trợ quản lý hiệu quả hơn.

c. Tự động hóa hóa đơn và công nợ: Giảm sai sót khi nhập liệu

• Quản lý hóa đơn điện tử: ERP tích hợp tính năng phát hành, lưu trữ và gửi hóa đơn điện tử trực tiếp từ hệ thống, giúp tuân thủ quy định pháp luật.
• Theo dõi công nợ chính xác: Hệ thống tự động cập nhật công nợ khách hàng, nhắc nhở thanh toán, giúp giảm thiểu tình trạng nợ xấu.
• Đối soát công nợ tự động: Phần mềm giúp kế toán dễ dàng đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp mà không cần xử lý thủ công.

d. Kiểm soát kho hàng: Liên kết với hệ thống kế toán

• Cập nhật tồn kho theo thời gian thực: Khi có giao dịch mua/bán hàng, hệ thống tự động cập nhật số lượng tồn kho, tránh thất thoát hàng hóa.
• Tính giá vốn hàng bán tự động: ERP hỗ trợ tính giá vốn theo nhiều phương pháp (FIFO, bình quân gia quyền…), giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác lợi nhuận.
• Dự báo nhu cầu hàng hóa: Nhờ vào dữ liệu lịch sử, ERP có thể phân tích và dự báo nhu cầu nhập hàng, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa.

f. Quản lý chi phí và tối ưu lợi nhuận

• Theo dõi chi phí theo từng bộ phận: Doanh nghiệp có thể quản lý chi phí theo từng phòng ban, dự án, giúp tối ưu hóa ngân sách.
• Kiểm soát ngân sách: Hệ thống giúp thiết lập hạn mức chi tiêu cho từng khoản mục, tránh chi tiêu vượt ngân sách.
• Phân tích lợi nhuận chi tiết: ERP giúp doanh nghiệp xác định lợi nhuận theo từng sản phẩm, dịch vụ hoặc khách hàng để có chiến lược kinh doanh hiệu quả.

5. Những điều cần lưu ý khi triển khai ERP

Triển khai phần mềm kế toán ERP là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng đến hiệu suất vận hành, tài chính và quản trị doanh nghiệp. Để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần lưu ý các yếu tố quan trọng sau:

a. Lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô doanh nghiệp

Không phải tất cả các hệ thống ERP đều phù hợp với mọi doanh nghiệp. Khi lựa chọn, cần xem xét:

• Doanh nghiệp nhỏ: Nên chọn ERP đơn giản, dễ sử dụng, chi phí hợp lý (ví dụ: Odoo ERP, MISA AMIS).
• Doanh nghiệp vừa và lớn: Cần ERP mạnh mẽ hơn, có khả năng tùy chỉnh cao, tích hợp nhiều bộ phận (ví dụ: SAP Business One, Oracle NetSuite).
• Ngành nghề đặc thù: Một số ngành như sản xuất, thương mại điện tử, logistics có yêu cầu riêng, cần ERP chuyên biệt

b. Đào tạo nhân viên: Giúp thích nghi và tránh sai sót

• Đào tạo kỹ càng: Nhân viên kế toán, bán hàng, quản lý kho cần được hướng dẫn sử dụng ERP đúng cách để tránh nhập sai dữ liệu.
• Hỗ trợ liên tục: Doanh nghiệp cần chọn nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ tốt để giải quyết các vấn đề phát sinh.
• Giai đoạn thử nghiệm: Trước khi triển khai toàn diện, nên chạy thử nghiệm trên một số bộ phận để đánh giá hiệu quả.

c. Tính bảo mật dữ liệu: Đảm bảo an toàn tài chính

• Phân quyền truy cập: Không phải ai cũng có quyền xem và chỉnh sửa toàn bộ dữ liệu. Doanh nghiệp cần thiết lập quyền truy cập theo vai trò để bảo vệ thông tin quan trọng.
• Sao lưu dữ liệu định kỳ: Cần có kế hoạch sao lưu tự động, tránh mất dữ liệu do sự cố hệ thống hoặc tấn công mạng.
• Bảo mật điện toán đám mây: Nếu sử dụng ERP trên nền tảng cloud, hãy kiểm tra nhà cung cấp có tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế không.

d. Chi phí triển khai: Đầu tư ban đầu nhưng tiết kiệm lâu dài

• Chi phí phần mềm: Một số ERP có bản miễn phí (Odoo), nhưng các phần mềm mạnh hơn sẽ có phí bản quyền cao.
• Chi phí triển khai và đào tạo: Ngoài phí phần mềm, doanh nghiệp có thể cần đầu tư vào tư vấn, tùy chỉnh hệ thống, đào tạo nhân viên.
• Lợi ích lâu dài: Dù chi phí ban đầu có thể cao, nhưng ERP giúp doanh nghiệp giảm sai sót, tối ưu quy trình, tiết kiệm thời gian, từ đó tiết kiệm chi phí vận hành về lâu dài.

e. Chuyển đổi dữ liệu: Đảm bảo không mất thông tin quan trọng

• Kiểm tra dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống: Doanh nghiệp cần làm sạch dữ liệu kế toán, kho hàng, công nợ trước khi tích hợp vào ERP.
• Đảm bảo tính đồng bộ: Khi chuyển đổi từ phần mềm cũ sang ERP, cần đảm bảo dữ liệu không bị thiếu hoặc sai lệch.
• Thử nghiệm trước khi áp dụng chính thức: Chạy thử nghiệm để kiểm tra tính chính xác trước khi ERP vận hành toàn diện.

6. Kết luận

ERP không chỉ là một công cụ kế toán mà còn là giải pháp quản lý tổng thể, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình tài chính, đồng bộ dữ liệu và ra quyết định nhanh chóng.

• Tối ưu quy trình kế toán và tài chính: Giảm sai sót, tăng độ chính xác, tiết kiệm thời gian.
• Hỗ trợ quản lý doanh nghiệp toàn diện: Kết nối kế toán, kho hàng, bán hàng, nhân sự trong một hệ thống duy nhất.
• Tăng tính minh bạch và khả năng kiểm soát: Giúp doanh nghiệp theo dõi dòng tiền, công nợ và báo cáo tài chính theo thời gian thực.

Tuy nhiên, trước khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần:

• Đánh giá nhu cầu thực tế: Quy mô, ngành nghề, quy trình nội bộ.
• Lựa chọn phần mềm phù hợp: Xác định phần mềm đáp ứng tốt nhất với khả năng tài chính và mục tiêu dài hạn.
• Chuẩn bị kỹ lưỡng: Đào tạo nhân viên, đảm bảo dữ liệu đồng bộ, kiểm soát bảo mật.
  Với sự phát triển của công nghệ, ERP đang trở thành một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và cạnh tranh trên thị trường. Đầu tư vào phần mềm ERP là bước đi chiến lược để doanh nghiệp phát triển bền vững trong tương lai.