Nên chọn phần mềm hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế hay của nhà cung cấp dịch vụ?

Mục lục

1. Giới thiệu

Trong thời đại số hóa mạnh mẽ, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp và hộ kinh doanh tại Việt Nam. Tuy nhiên, điều khiến nhiều đơn vị băn khoăn là nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế hay của các nhà cung cấp dịch vụ được cấp phép.

Việc lựa chọn đúng phần mềm HĐĐT không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý kế toán, kê khai thuế và vận hành nội bộ. Một phần mềm phù hợp sẽ giúp giảm rủi ro sai sót, tiết kiệm thời gian xử lý, đồng thời đảm bảo tính bảo mật và minh bạch trong quá trình phát hành hóa đơn.

Hiện nay, doanh nghiệp có hai hướng lựa chọn chính:

Phần mềm hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế (miễn phí) – phù hợp cho các đơn vị nhỏ, ít phát sinh hóa đơn.
Phần mềm của các nhà cung cấp dịch vụ (mất phí) – có nhiều tiện ích nâng cao, hỗ trợ tốt hơn cho doanh nghiệp vừa và lớn.

Cách nhận biết mẫu hóa đơn hợp lệ - hợp lý - hợp pháp nhanh nhất

2. Phân biệt hai hình thức sử dụng hóa đơn điện tử

2.1 Phần mềm hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế là gì?

Đây là phần mềm miễn phí do Tổng cục Thuế (TCT) cung cấp nhằm hỗ trợ người nộp thuế lập, phát hành và gửi hóa đơn điện tử trực tiếp lên hệ thống quản lý hóa đơn của cơ quan thuế.
Doanh nghiệp, hộ hoặc cá nhân kinh doanh có thể đăng ký tài khoản, sử dụng phần mềm này để tạo lập, ký số và gửi hóa đơn điện tử mà không cần thông qua bên trung gian.

Hệ thống được thiết kế đơn giản, đáp ứng các nhu cầu cơ bản như:

Tạo, ký và phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu của TCT;
Gửi hóa đơn cho người mua qua email;
Tra cứu hóa đơn đã phát hành trên cổng thông tin của cơ quan thuế.

Tuy nhiên, phần mềm này chỉ phù hợp với các đơn vị có số lượng hóa đơn phát sinh ít, quy trình kế toán đơn giản, và không yêu cầu kết nối với phần mềm kế toán nội bộ.

2.2 Phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp dịch vụ là gì?

Đây là phần mềm do doanh nghiệp được Tổng cục Thuế cấp phép cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phát triển và vận hành.
Các nhà cung cấp này thường cung cấp nền tảng HĐĐT chuyên nghiệp với nhiều tính năng nâng cao, đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp.

Phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ thường có:

Giao diện thân thiện, dễ thao tác;
Tích hợp tự động với phần mềm kế toán, ERP, bán hàng;
Quản lý hóa đơn, báo cáo, tra cứu, và lưu trữ tập trung;
Hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật tính năng và chính sách thuế nhanh chóng.

Doanh nghiệp sử dụng hình thức này phải trả phí dịch vụ, nhưng đổi lại là tính tiện lợi, bảo mật cao và sự hỗ trợ chuyên nghiệp trong quá trình vận hành.

2.3 Cơ sở pháp lý và phạm vi áp dụng

Cả hai hình thức đều được quy định rõ trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử.
Theo đó:

Tổng cục Thuế cung cấp phần mềm miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ, hộ và cá nhân kinh doanh;
Nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT được cấp phép hoạt động và chịu trách nhiệm kết nối dữ liệu với hệ thống của cơ quan thuế theo chuẩn kỹ thuật thống nhất.

Nói cách khác, cả hai hình thức đều hợp pháp, nhưng khác nhau về quy mô, tính năng và cách vận hành, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp.

3. Ưu – nhược điểm từng hình thức sử dụng hóa đơn điện tử


Tiêu chí	Phần mềm HĐĐT của Tổng cục Thuế	Phần mềm HĐĐT của nhà cung cấp dịch vụ
Chi phí sử dụng	Miễn phí hoàn toàn, không tốn phí duy trì	Có phí khởi tạo, phí sử dụng hoặc tính theo số lượng hóa đơn
Tính năng	Cơ bản: lập, ký, gửi hóa đơn	Đa dạng: quản lý, báo cáo, tra cứu, phân quyền, lưu trữ lâu dài
Khả năng tích hợp	Không tích hợp với phần mềm kế toán, ERP, bán hàng	Dễ dàng kết nối, đồng bộ dữ liệu với các hệ thống kế toán – quản trị
Mẫu hóa đơn	Cố định, không tùy chỉnh logo hoặc thiết kế riêng	Có thể tùy chỉnh mẫu hóa đơn theo nhận diện thương hiệu
Hỗ trợ kỹ thuật	Hạn chế, do lượng người dùng lớn và thời gian xử lý chậm	Có đội ngũ hỗ trợ riêng, phản hồi nhanh, xử lý sự cố kịp thời
Bảo mật & lưu trữ dữ liệu	Lưu trữ trên hệ thống Tổng cục Thuế – an toàn nhưng giới hạn dung lượng	Hệ thống bảo mật cao, sao lưu dữ liệu thường xuyên, dung lượng linh hoạt
Giao diện & trải nghiệm người dùng	Đơn giản, giao diện thô sơ, phù hợp người ít dùng	Hiện đại, dễ thao tác, phù hợp doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ
Phù hợp với	Doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh, ít phát sinh hóa đơn	Doanh nghiệp vừa và lớn, phát hành nhiều hóa đơn, cần tự động hóa

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp

Việc chọn đúng phần mềm hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định thuế, mà còn tác động trực tiếp đến hiệu quả kế toán và vận hành nội bộ. Dưới đây là các tiêu chí quan trọng cần xem xét trước khi ra quyết định:


Tiêu chí	Nội dung cần xem xét	Gợi ý lựa chọn
1. Quy mô doanh nghiệp và số lượng hóa đơn	Doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh thường phát sinh ít hóa đơn mỗi tháng, trong khi doanh nghiệp vừa và lớn có tần suất phát hành cao và cần quản lý tập trung.	- Ít hóa đơn: nên dùng phần mềm của Tổng cục Thuế. - Nhiều hóa đơn: chọn nhà cung cấp dịch vụ có khả năng quản lý và lưu trữ lớn.
2. Nhu cầu tích hợp với phần mềm kế toán hoặc ERP	Nếu doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán, CRM hoặc ERP, việc tích hợp hóa đơn điện tử sẽ giúp đồng bộ dữ liệu, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian nhập liệu.	- Không cần tích hợp: chọn Tổng cục Thuế. - Cần tích hợp: nên dùng nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ kết nối tự động.
3. Mức ngân sách dự kiến	Các nhà cung cấp dịch vụ thường thu phí theo gói hoặc theo số lượng hóa đơn. Doanh nghiệp cần xác định mức ngân sách phù hợp để không phát sinh chi phí ngoài kế hoạch.	- Ngân sách hạn chế: chọn phần mềm miễn phí của TCT. - Ngân sách linh hoạt: ưu tiên dịch vụ chuyên nghiệp để tối ưu vận hành.
4. Bảo mật và an toàn dữ liệu	Hóa đơn điện tử chứa nhiều thông tin tài chính quan trọng, nên cần xem xét nơi lưu trữ và cơ chế bảo mật của phần mềm.	- Ưu tiên phần mềm có chứng nhận bảo mật (SSL, ISO 27001) hoặc hạ tầng đám mây đáng tin cậy.
5. Dịch vụ hỗ trợ và bảo hành	Khi phát sinh lỗi hệ thống hoặc thay đổi quy định thuế, doanh nghiệp cần được hỗ trợ kịp thời để tránh gián đoạn hoạt động.	- Tổng cục Thuế: hỗ trợ cơ bản, phản hồi chậm. - Nhà cung cấp dịch vụ: có đội ngũ CSKH chuyên nghiệp, hỗ trợ 24/7.
6. Trải nghiệm và giao diện người dùng	Phần mềm thân thiện, dễ thao tác giúp kế toán tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.	- Nên thử nghiệm bản demo trước khi chọn, để đánh giá mức độ thuận tiện khi sử dụng.

5. Nên chọn hình thức nào?

Không có lựa chọn “tốt nhất cho tất cả”, mà chỉ có lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp. Để dễ hình dung, bạn có thể cân nhắc theo một số tiêu chí sau:

Doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh ít phát sinh hóa đơn:
Nên chọn phần mềm hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế. Hệ thống này miễn phí, đáp ứng đủ các yêu cầu cơ bản, phù hợp với đơn vị chỉ cần lập hóa đơn đơn giản, không cần tích hợp thêm phần mềm kế toán hay quản lý bán hàng.
Doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, hoặc cần xuất hóa đơn thường xuyên:
Nên sử dụng phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế cấp phép. Các đơn vị này cung cấp nhiều tiện ích mở rộng như: kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán, lưu trữ dữ liệu dài hạn, xuất hóa đơn hàng loạt, tự động gửi email cho khách hàng, hay hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu khi thay đổi hệ thống.
Trường hợp doanh nghiệp có yêu cầu đặc thù (ví dụ: bán hàng online, chuỗi cửa hàng, đại lý):
Phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tùy chỉnh linh hoạt quy trình xuất – gửi – quản lý hóa đơn, đảm bảo thuận tiện và nhất quán trên toàn hệ thống.

6. Kết luận

Việc lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử tưởng chừng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kế toán, quản lý thuế và vận hành doanh nghiệp. Cả hai hình thức — phần mềm của Tổng cục Thuế và nhà cung cấp dịch vụ — đều được pháp luật công nhận và đảm bảo tính hợp lệ khi phát hành hóa đơn, tuy nhiên mỗi hình thức lại phù hợp với nhu cầu và quy mô khác nhau.

Với các hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ, phần mềm miễn phí của Tổng cục Thuế là lựa chọn tiết kiệm và đủ dùng cho hoạt động cơ bản. Trong khi đó, doanh nghiệp vừa và lớn nên cân nhắc các nhà cung cấp dịch vụ được cấp phép, vì họ mang lại nhiều tính năng tiện ích, khả năng tích hợp, hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp và giải pháp quản trị toàn diện hơn.

Không có lựa chọn nào là “tốt nhất cho mọi trường hợp”, mà chỉ có giải pháp phù hợp nhất với mô hình hoạt động thực tế. Doanh nghiệp nên thử nghiệm và so sánh giữa các phần mềm khác nhau về tính năng, chi phí và dịch vụ hỗ trợ trước khi quyết định, để đảm bảo hệ thống hóa đơn điện tử vận hành hiệu quả, an toàn và đúng quy định thuế hiện hành.