Chứng từ ngân hàng trong kế toán gồm những gì?

1. Khái niệm & Vai trò của chứng từ ngân hàng

1.1 Khái niệm

Chứng từ ngân hàng là tập hợp các giấy tờ hoặc dữ liệu điện tử do ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc khách hàng lập để ghi nhận các giao dịch phát sinh qua ngân hàng như: thu tiền, chi tiền, chuyển khoản, thanh toán séc, nộp tiền mặt…
Nói cách khác, đây là bằng chứng pháp lý xác nhận rằng một giao dịch tài chính đã được thực hiện qua hệ thống ngân hàng.

Ví dụ: Khi doanh nghiệp chuyển tiền thanh toán cho nhà cung cấp, ngân hàng sẽ phát hành Giấy báo Nợ cho doanh nghiệp – đây chính là một chứng từ ngân hàng.

1.2 Vai trò

Chứng từ ngân hàng có vai trò quan trọng trong công tác kế toán và quản lý tài chính của doanh nghiệp:

• Cơ sở hạch toán kế toán – là tài liệu để kế toán ghi nhận nghiệp vụ thu, chi, chuyển khoản vào sổ sách.

• Đối chiếu với sao kê ngân hàng – giúp kiểm tra số dư và phát hiện chênh lệch, sai sót (nếu có).

• Chứng minh tính hợp lệ của giao dịch – là bằng chứng pháp lý khi cần giải trình với cơ quan thuế, kiểm toán, hoặc trong tranh chấp thương mại.

• Hỗ trợ kiểm soát dòng tiền – theo dõi được tiền vào – ra, đảm bảo minh bạch trong quản lý tài chính.

2. Các loại chứng từ ngân hàng phổ biến

Trong thực tế, doanh nghiệp có thể gặp nhiều loại chứng từ ngân hàng khác nhau. Dưới đây là những loại thông dụng nhất mà kế toán thường xử lý:

2.1 Giấy báo Có (GBC)

Là chứng từ ngân hàng thông báo doanh nghiệp được ghi tăng tiền trong tài khoản (ví dụ: khách hàng chuyển khoản thanh toán, nhận tiền hoàn trả).

Ví dụ: Doanh nghiệp bán hàng và được khách hàng chuyển tiền, ngân hàng gửi Giấy báo Có để thông báo số tiền đã được cộng vào tài khoản.

2.2 Giấy báo Nợ (GBN)

Là chứng từ thông báo tài khoản của doanh nghiệp bị giảm tiền (ví dụ: thanh toán tiền hàng, trả nợ vay, phí dịch vụ ngân hàng).

Ví dụ: Khi kế toán thực hiện lệnh chuyển khoản cho nhà cung cấp, ngân hàng sẽ phát hành Giấy báo Nợ để xác nhận số tiền đã trừ khỏi tài khoản.

2.3 Ủy nhiệm chi (UNC)

Là lệnh thanh toán do doanh nghiệp lập, yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình để trả cho bên nhận.

Ví dụ: Doanh nghiệp điền Ủy nhiệm chi để trả lương nhân viên qua tài khoản ngân hàng.

2.4 Ủy nhiệm thu (UNT)

Là chứng từ ủy quyền ngân hàng thu hộ tiền từ bên phải trả, sau đó ghi Có vào tài khoản của doanh nghiệp.

Ví dụ: Doanh nghiệp sử dụng UNT để thu tiền khách hàng theo hợp đồng nếu đã thỏa thuận trước với ngân hàng.

2.5 Séc chuyển khoản & séc tiền mặt

• Séc chuyển khoản: chứng từ yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản người phát hành séc để chuyển vào tài khoản người thụ hưởng.

• Séc tiền mặt: chứng từ cho phép rút tiền mặt từ tài khoản tại ngân hàng.

2.6 Bảng kê nộp séc, bảng kê nộp tiền

• Bảng kê nộp séc: liệt kê các séc mà doanh nghiệp nộp vào ngân hàng để thanh toán.

• Bảng kê nộp tiền: lập khi doanh nghiệp nộp tiền mặt vào tài khoản để ghi nhận tăng số dư.

2.7 Lệnh chuyển tiền điện tử, giấy báo liên hàng

• Lệnh chuyển tiền điện tử: được thực hiện trên hệ thống online banking, xác nhận giao dịch đã hoàn tất.

• Giấy báo liên hàng: dùng khi giao dịch liên quan đến các ngân hàng khác hệ thống, thông báo kết quả xử lý giao dịch.

3. Nội dung bắt buộc trên chứng từ ngân hàng

Để chứng từ ngân hàng được xem là hợp lệ và hợp pháp, cần đảm bảo có đầy đủ các thông tin sau:

3.1 Tên và số hiệu chứng từ

Mỗi chứng từ phải có tên (ví dụ: Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi…) và số hiệu riêng để tiện tra cứu, sắp xếp và lưu trữ.

3.2 Ngày lập & ngày hạch toán

• Ngày lập: thời điểm chứng từ được phát hành.

• Ngày hạch toán: ngày ghi nhận nghiệp vụ vào sổ kế toán.

3.3 Thông tin bên trả & bên nhận

Bao gồm:

• Tên đầy đủ của bên trả và bên nhận.

• Số tài khoản, tên ngân hàng.

3.4 Nội dung giao dịch

• Mô tả rõ ràng lý do thanh toán: thanh toán tiền hàng, thu tiền dịch vụ, trả lương, nộp thuế…
• Đây là cơ sở để giải trình với cơ quan thuế hoặc đối chiếu khi kiểm toán.

3.5 Số tiền giao dịch

Phải ghi bằng số và bằng chữ, để tránh nhầm lẫn hoặc gian lận trong quá trình xử lý.

3.6 Chữ ký và xác nhận

• Chữ ký của người lập chứng từ.

• Chữ ký của kế toán trưởng (nếu có).

• Chữ ký phê duyệt của người có thẩm quyền.

• Một số chứng từ điện tử sẽ có chữ ký số hoặc dấu xác thực của ngân hàng thay cho chữ ký tay.

4. Phân loại chứng từ ngân hàng

Chứng từ ngân hàng có thể được chia thành nhiều nhóm khác nhau dựa trên mục đích quản lý. Việc phân loại giúp kế toán sắp xếp, lưu trữ và tra cứu dễ dàng khi cần đối chiếu.

4.1 Phân loại theo tính chất pháp lý

• Chứng từ gốc: Là bản gốc được ngân hàng phát hành hoặc xác nhận, có giá trị pháp lý cao nhất.

• Chứng từ ghi sổ: Là bản sao hoặc bản photo dùng để hạch toán nội bộ, không thay thế được chứng từ gốc.

4.2 Phân loại theo nguồn phát sinh

• Do khách hàng lập: Ví dụ Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu – do doanh nghiệp hoặc cá nhân lập để yêu cầu ngân hàng thực hiện giao dịch.

• Do ngân hàng lập: Ví dụ Giấy báo Có, Giấy báo Nợ – ngân hàng phát hành để thông báo kết quả giao dịch.

• Do tổ chức tín dụng khác lập: Dùng trong các giao dịch liên ngân hàng, ví dụ Giấy báo liên hàng.

4.3 Phân loại theo hình thức

• Chứng từ giấy: In trên biểu mẫu truyền thống, có chữ ký, con dấu xác nhận.

• Chứng từ điện tử: Thực hiện và xác nhận qua hệ thống online banking hoặc phần mềm ngân hàng điện tử, kèm chữ ký số hoặc mã xác thực OTP.

5. Lưu ý khi sử dụng & lưu trữ chứng từ ngân hàng

Khi sử dụng chứng từ ngân hàng, kế toán cần kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, đảm bảo đầy đủ thông tin bắt buộc như tên, số hiệu, ngày lập, số tiền và chữ ký. Chứng từ không được tẩy xóa, sửa chữa; nếu phát hiện sai sót cần lập lại chứng từ mới hoặc có xác nhận chỉnh sửa hợp lệ từ ngân hàng. Việc đối chiếu chứng từ với sao kê ngân hàng phải được thực hiện định kỳ để phát hiện kịp thời các sai lệch, đồng thời hạch toán đúng kỳ để số liệu kế toán chính xác.

Trong khâu lưu trữ, chứng từ cần được sắp xếp theo trình tự thời gian và số hiệu để dễ tra cứu, phân loại rõ ràng giữa chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ và chứng từ điện tử. Thời gian lưu trữ tuân thủ theo Luật Kế toán, tối thiểu 10 năm. Đối với chứng từ điện tử, doanh nghiệp nên có bản sao lưu dự phòng để tránh mất dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố.