Tình trạng một người lao động có thời gian đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bị trùng ở hai hay nhiều đơn vị/công ty khác nhau là lỗi khá phổ biến. Việc này không chỉ gây rối rắm cho bộ phận nhân sự - kế toán doanh nghiệp khi quyết toán mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi lâu dài của người lao động.

1. Đóng trùng bảo hiểm xã hội là gì? Nguyên nhân do đâu?

Hiểu một cách đơn giản, đóng trùng BHXH xảy ra khi trong cùng một khoảng thời gian (tháng/năm), thông tin của một người lao động lại được đóng BHXH bởi từ 2 đơn vị/công ty trở lên, hoặc có trường hợp một cá nhân sở hữu nhiều hơn một mã số BHXH.

Nguyên nhân chủ yếu thường do:

• Người lao động chuyển việc nhưng công ty cũ chưa kịp chốt sổ, làm thủ tục báo giảm, trong khi công ty mới đã tiến hành khai báo tham gia BHXH ngay.

• Người lao động làm song song nhiều công việc (kiêm nhiệm tại nhiều đơn vị) và các bên đều đóng bảo hiểm bắt buộc.

• Lỗi quản lý dữ liệu hoặc sai sót trong quá trình kê khai thông tin từ phía doanh nghiệp hoặc cơ quan bảo hiểm.

2. Hệ lụy khi bị đóng trùng bảo hiểm xã hội

Nhiều người thường chủ quan bỏ qua lỗi này, nhưng thực tế việc đóng trùng mang lại khá nhiều rắc rối:

• Về phía doanh nghiệp: Gây lệch số liệu trên tờ khai định kỳ, tốn chi phí đóng thừa và khó khăn khi quyết toán chi phí với cơ quan thuế.

• Về phía người lao động: Hệ thống của cơ quan BHXH sẽ không thể tự động chốt quá trình nếu phát hiện khoảng thời gian chồng chéo. Điều này gây kẹt hồ sơ khi bạn muốn hưởng các chế độ như ốm đau, thai sản, trợ cấp thất nghiệp hoặc làm thủ tục hưởng BHXH một lần sau này.

3. Nguyên tắc xử lý và lựa chọn thời gian khi giảm trùng

Theo quy định hiện hành của cơ quan BHXH, nguyên tắc cốt lõi là mỗi người lao động chỉ được công nhận một quá trình đóng duy nhất trong một khoảng thời gian.

Khi tiến hành thủ tục giảm trùng và gộp sổ, cơ quan BHXH sẽ yêu cầu xử lý theo trình tự hoàn tiền đóng trùng hoặc loại bỏ một khoảng thời gian đóng ở một đơn vị, đồng thời giữ lại quá trình có lợi nhất cho người lao động (ví dụ: nơi có mức lương đóng cao hơn hoặc theo thứ tự ưu tiên các chế độ đã hưởng).

4. Trình tự và thủ tục thực hiện giảm trùng BHXH

Tùy thuộc vào việc bạn đang đi làm tại doanh nghiệp hay đã nghỉ việc, quy trình thực hiện sẽ có sự điều chỉnh cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp

Nếu phát hiện trùng, bạn cần phối hợp trực tiếp với công ty (nơi muốn thực hiện giảm) để làm thủ tục:

1. Lập hồ sơ tại doanh nghiệp: Công ty tiến hành lập danh sách điều chỉnh lao động.

2. Hồ sơ bao gồm:

   • Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) của cá nhân người lao động.

   • Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-LT hoặc tương đương do doanh nghiệp lập).

   • Các sổ BHXH hoặc tờ rời liên quan đến quá trình đóng trùng.

3. Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH quản lý thu thông qua phần mềm điện tử (I-VAN) hoặc qua đường bưu điện.

Trường hợp 2: Người lao động đã nghỉ việc (tự thực hiện)

Nếu bạn không còn vướng mắc quan hệ lao động với các công ty phát sinh trùng, bạn có thể tự mình xử lý:

1. Chuẩn bị Mẫu TK1-TS và toàn bộ các sổ BHXH đang cầm.

2. Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan BHXH quận/huyện nơi cư trú (thường trú hoặc tạm trú).

5. Thủ tục hoàn trả tiền đóng trùng bảo hiểm xã hội

Sau khi cơ quan BHXH thực hiện giảm trùng thành công, số tiền đã đóng thừa trong khoảng thời gian trùng sẽ được xử lý hoàn trả.

• Hình thức hoàn trả: Tiền đóng thừa có thể được hoàn trả thông qua doanh nghiệp (để trả lại cho người lao động) hoặc chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản cá nhân của người lao động đã đăng ký với cơ quan BHXH.

• Thời gian giải quyết: Thông thường, trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ, quá trình giảm trùng, gộp sổ và quyết toán tiền thừa sẽ được hoàn tất.

6. Kết luận

Vấn đề đóng trùng bảo hiểm xã hội tuy là một sự cố phát sinh ngoài ý muốn thường gặp, nhưng hoàn toàn có thể giải quyết dứt điểm nếu người lao động và doanh nghiệp chủ động phối hợp thực hiện đúng quy trình. Việc xử lý kịp thời không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, minh bạch hóa số liệu quyết toán thuế mà còn bảo vệ trọn vẹn quyền lợi an sinh lâu dài cho người lao động.

Nếu bạn đang gặp vướng mắc với thủ tục giảm trùng hay cần tư vấn chi tiết về các thủ tục pháp lý nhân sự - kế toán khác, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác nhất!