Mở chi nhánh công ty khác tỉnh cần làm thủ tục gì?

Chi nhánh công ty là một đơn vị phụ thuộc, hoạt động dưới sự quản lý và điều hành của công ty mẹ, nhưng có quyền tự chủ trong các hoạt động kinh doanh tại địa phương nơi chi nhánh đóng trụ sở. Chi nhánh không có tư cách pháp nhân riêng, tức là không thể tự lập hợp đồng hoặc chịu trách nhiệm pháp lý độc lập với công ty mẹ. Mục đích chính của việc thành lập chi nhánh là để mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng mới và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có thể thực hiện các hoạt động kinh doanh theo phạm vi ủy quyền của công ty mẹ. Tuy nhiên, chi nhánh không có tư cách pháp nhân và không thể tự chịu trách nhiệm pháp lý độc lập với doanh nghiệp chính.

2. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thành lập chi nhánh (theo mẫu của cơ quan đăng ký).

• Quyết định của Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty (đối với công ty TNHH) về việc thành lập chi nhánh.

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ.

• Giấy ủy quyền cho người đại diện chi nhánh.

• Hợp đồng thuê trụ sở hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm chi nhánh.

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê trụ sở tại địa phương nơi chi nhánh dự kiến mở.

• Danh sách các nhân viên chủ chốt dự kiến làm việc tại chi nhánh.

• Báo cáo tài chính của công ty mẹ (có thể yêu cầu tùy vào quy mô và ngành nghề hoạt động).

Tất cả hồ sơ cần phải được nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi chi nhánh dự kiến đặt trụ sở (hoặc Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty mẹ đóng trụ sở đối với chi nhánh khác tỉnh).

3. Lựa chọn hình thức hạch toán

Khi mở chi nhánh, doanh nghiệp cần quyết định hình thức hạch toán phù hợp để đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý và tối ưu hóa hiệu quả tài chính. Tùy thuộc vào quy mô và hoạt động của chi nhánh, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức hạch toán sau:

3.2 Hạch toán độc lập:

Chi nhánh sẽ thực hiện hạch toán kế toán riêng biệt với công ty mẹ, có sổ sách kế toán, báo cáo tài chính riêng và phải tự chịu trách nhiệm về các hoạt động tài chính. Hình thức này thường được lựa chọn khi chi nhánh có quy mô lớn, hoạt động kinh doanh độc lập và phát sinh nhiều giao dịch tài chính.

3.3 Hạch toán phụ thuộc:

Chi nhánh không tách bạch hạch toán mà thực hiện việc ghi nhận, báo cáo tài chính dựa trên hệ thống của công ty mẹ. Hình thức này phù hợp với các chi nhánh có quy mô nhỏ, không phát sinh quá nhiều giao dịch tài chính độc lập.

Việc lựa chọn hình thức hạch toán phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô chi nhánh, loại hình doanh nghiệp và nhu cầu quản lý tài chính. Do đó, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng trước khi quyết định.

4. Lưu ý quan trọng khi mở chi nhánh

Khi mở chi nhánh, đặc biệt là chi nhánh ở tỉnh khác, doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình hoạt động diễn ra suôn sẻ và tuân thủ đúng quy định pháp luật:

• Tuân thủ quy định pháp lý: Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về đăng ký kinh doanh, thuế, lao động tại địa phương nơi chi nhánh hoạt động. Việc không tuân thủ các quy định này có thể dẫn đến các hình phạt hành chính.

• Hạch toán chính xác: Lựa chọn hình thức hạch toán phù hợp và thực hiện đúng các quy định về báo cáo tài chính, thuế. Điều này giúp tránh rủi ro pháp lý và tài chính cho doanh nghiệp.

• Đảm bảo nhân sự và quản lý: Cần có đội ngũ quản lý tại chi nhánh có năng lực để giám sát hoạt động và báo cáo về công ty mẹ. Đặc biệt, cần chú ý đến vấn đề tuyển dụng và đào tạo nhân viên tại chi nhánh.

• Cập nhật thông tin kịp thời: Doanh nghiệp cần duy trì việc trao đổi thông tin thường xuyên giữa công ty mẹ và chi nhánh, đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh đều được theo dõi và đánh giá đầy đủ.

• Chú ý đến chiến lược địa phương: Mỗi tỉnh có đặc điểm và thị trường riêng, doanh nghiệp cần điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp với nhu cầu của khách hàng tại chi nhánh.