Mở công ty bán online – nên chọn loại hình nào?

1. Có cần mở công ty khi bán online không?

Nhiều người bắt đầu bán online thường băn khoăn liệu có cần mở công ty hay không. Thực tế, pháp luật không bắt buộc mọi hình thức bán online phải thành lập doanh nghiệp, nhưng tùy quy mô và cách vận hành, bạn sẽ rơi vào một trong hai trường hợp sau:

1.1 Khi nào không cần mở công ty?

Bạn không bắt buộc phải thành lập doanh nghiệp nếu thuộc nhóm hoạt động nhỏ lẻ như:

• Bán hàng online theo kiểu cá nhân, không có địa điểm kinh doanh cố định.

• Doanh thu thấp (dưới 100–150 triệu/năm) → không thuộc diện chịu thuế theo quy định hiện hành.

• Bán hàng không thường xuyên, không tổ chức kho bãi, nhân sự, hoặc hoạt động theo mùa vụ.

• Chỉ kinh doanh qua mạng xã hội, phục vụ bạn bè – người quen.

Trong trường hợp này, bạn có thể bán như cá nhân; pháp luật không xem đây là hoạt động kinh doanh phải đăng ký.

1.2 Khi nào bắt buộc hoặc nên mở công ty?

Bạn sẽ phải hoặc nên đăng ký hộ kinh doanh/doanh nghiệp nếu đáp ứng một trong các điều kiện sau:

• Kinh doanh thường xuyên, có kho hàng, có nhân sự đóng gói, giao hàng.

• Doanh thu cao và ổn định, đặc biệt từ 200 triệu/năm trở lên.

• Bán trên các sàn TMĐT (Shopee, Lazada, TikTok Shop…) và muốn hoạt động chuyên nghiệp.

• Cần xuất hóa đơn VAT cho khách doanh nghiệp hoặc các kênh bán sỉ.

• Muốn chạy quảng cáo mạnh, ký hợp đồng với KOC/KOL, nhà cung cấp, chủ kho vận.

• Muốn bảo vệ thương hiệu, đăng ký nhãn hiệu, phát triển lâu dài.

Những trường hợp này, có pháp nhân giúp hoạt động minh bạch, dễ mở rộng và tránh rủi ro thuế.

1.3 Lợi ích khi có pháp nhân

Việc thành lập hộ kinh doanh hoặc công ty mang lại nhiều lợi ích đáng kể:

• Hợp pháp hóa hoạt động → giảm nguy cơ bị xử phạt khi doanh thu lớn.

• Xuất hóa đơn VAT dễ dàng, phù hợp khi bán B2B hoặc làm nhà phân phối.

• Tách biệt tài sản cá nhân (với mô hình công ty), giảm rủi ro khi xảy ra tranh chấp.

• Dễ mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, cổng thanh toán, ký hợp đồng lớn.

• Tăng uy tín thương hiệu, nhất là khi bạn muốn mở rộng quy mô hoặc gọi vốn.

2. Các loại hình doanh nghiệp phù hợp để bán online

Khi quyết định kinh doanh bài bản, chủ shop online có thể lựa chọn nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Mỗi loại hình có ưu – nhược điểm riêng, tùy theo quy mô, nhu cầu xuất hóa đơn và định hướng phát triển. Dưới đây là 4 mô hình phổ biến nhất hiện nay.

2.1 Hộ kinh doanh cá thể 

Đây là lựa chọn phù hợp cho những shop online mới bắt đầu hoặc có quy mô nhỏ.

Đặc điểm nổi bật:

• Thủ tục thành lập nhanh, hồ sơ đơn giản.

• Chi phí vận hành và nghĩa vụ thuế thấp hơn so với công ty.

• Không bắt buộc phải làm báo cáo tài chính hằng năm.

Phù hợp khi:

• Doanh thu chưa lớn, chủ yếu bán lẻ, ít phát sinh hợp đồng lớn.

• Không cần xuất hóa đơn VAT đầu vào – đầu ra.

Lưu ý:
Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân, chủ hộ phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân.

2.2 Công ty TNHH Một Thành Viên 

Công ty TNHH MTV do một cá nhân hoặc một tổ chức làm chủ sở hữu, phù hợp với người muốn kinh doanh chuyên nghiệp nhưng vẫn tự quyết mọi việc.

Ưu điểm:

• Có tư cách pháp nhân, tách biệt tài sản cá nhân với tài sản công ty.

• Rủi ro tài chính thấp hơn vì chủ sở hữu chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn điều lệ.

• Dễ mở rộng quy mô, thuê nhân sự, ký hợp đồng.

Phù hợp khi:

• Kinh doanh online ổn định, doanh thu lớn.

• Cần xuất hóa đơn VAT hoặc ký hợp đồng với đơn vị lớn.

• Muốn xây dựng thương hiệu lâu dài.

2.3 Công ty TNHH Hai Thành Viên 

Nếu bạn kinh doanh chung với bạn bè, người thân hoặc có nhà đầu tư cùng góp vốn, TNHH 2 thành viên là lựa chọn phù hợp.

Đặc điểm:

• Gồm 2–50 thành viên góp vốn.

• Cơ cấu quản lý rõ ràng, giảm rủi ro mâu thuẫn nhờ điều lệ công ty.

• Vẫn đảm bảo trách nhiệm hữu hạn như TNHH MTV.

Phù hợp khi:

• Có đối tác, muốn chia vốn – chia lợi nhuận minh bạch.

• Cần một pháp nhân uy tín để làm việc với nhà cung cấp, kho vận, sàn TMĐT.

2.4 Công ty Cổ phần

Đây là loại hình được lựa chọn nhiều khi kinh doanh online phát triển thành thương hiệu lớn.

Ưu điểm nổi bật:

• Dễ dàng gọi vốn, chia cổ phần cho nhà đầu tư.

• Cơ cấu linh hoạt, phù hợp mở rộng thị trường và nhân sự.

• Có tư cách pháp nhân và giới hạn trách nhiệm của cổ đông.

Phù hợp khi:

• Shop online muốn mở chuỗi, phát triển đa kênh hoặc nhượng quyền.

• Có kế hoạch dài hạn 3–5 năm và cần huy động vốn.

3. Cách chọn loại hình phù hợp

Việc lựa chọn mô hình kinh doanh không chỉ phụ thuộc vào sở thích cá nhân mà còn liên quan trực tiếp đến thuế, chi phí vận hành và khả năng mở rộng trong tương lai. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng giúp bạn xác định loại hình phù hợp nhất khi bán online.

3.1 Dựa vào quy mô doanh thu

• Doanh thu nhỏ – dưới 300 triệu/năm:
  Hộ kinh doanh là lựa chọn tiết kiệm và dễ quản lý.

• Doanh thu vừa – từ 300 triệu đến 3 tỷ/năm:
  Công ty TNHH Một Thành Viên phù hợp để hoạt động chuyên nghiệp hơn và dễ xuất hóa đơn khi cần.

• Doanh thu lớn hoặc có khả năng tăng nhanh:
  Nên cân nhắc Công ty TNHH Hai Thành Viên hoặc Công ty Cổ phần để tạo nền tảng mở rộng trong tương lai.

3.2 Dựa vào số người cùng kinh doanh

• Kinh doanh một mình: TNHH Một Thành Viên là ổn định và dễ điều hành.

• Có đối tác hoặc nhiều người góp vốn: TNHH Hai Thành Viên giúp phân chia quyền lợi rõ ràng.

• Muốn chia cổ phần cho nhiều nhà đầu tư: Công ty Cổ phần phù hợp nhất.

3.3 Nhu cầu xuất hóa đơn VAT

• Không cần xuất hóa đơn: Hộ kinh doanh tiết kiệm chi phí và thủ tục.

• Cần xuất hóa đơn VAT cho khách sỉ, doanh nghiệp, hợp đồng lớn: Bắt buộc phải thành lập công ty (TNHH hoặc Cổ phần).

→ Đây là yếu tố quyết định đối với phần lớn shop online khi mở rộng quy mô.

3.4 Mức độ rủi ro và nhu cầu tách biệt tài sản

• Kinh doanh ít rủi ro, vốn nhỏ: Hộ kinh doanh vẫn đáp ứng tốt.

• Kinh doanh nhiều đơn hàng, có rủi ro hoàn – đổi – khiếu nại – vận chuyển:
  Nên chọn mô hình có tư cách pháp nhân để tách tài sản cá nhân và tài sản công ty (TNHH hoặc Cổ phần).

→ Điều này giúp bạn hạn chế trách nhiệm cá nhân khi có tranh chấp hoặc nợ phát sinh.

3.5 Định hướng phát triển 1–3 năm

• Chỉ bán nhỏ, không có kế hoạch mở rộng: Hộ kinh doanh đủ dùng.

• Muốn mở cửa hàng, thuê nhân sự, bán sỉ: TNHH MTV hoặc TNHH 2TV hợp lý hơn.

• Dự định mở chuỗi, nhượng quyền hoặc gọi vốn: Công ty Cổ phần là lựa chọn dài hạn.

4. Gợi ý lựa chọn theo nhu cầu phổ biến

Dựa trên kinh nghiệm triển khai cho nhiều chủ shop online, dưới đây là những gợi ý ngắn gọn – thực tế nhất theo từng mô hình kinh doanh. Mục tiêu là giúp bạn đưa ra quyết định nhanh mà không cần hiểu quá sâu về pháp lý.

4.1 Bán nhỏ: Chọn Hộ kinh doanh

Phù hợp khi bạn:

• Mới bắt đầu bán online, quy mô nhỏ.

• Doanh thu dự kiến chưa vượt mức vài trăm triệu/năm.

• Không cần xuất hóa đơn VAT cho khách hàng doanh nghiệp.

• Muốn tiết kiệm chi phí, không muốn làm báo cáo tài chính hằng năm.

Ưu điểm lớn nhất: đơn giản – tiết kiệm – đủ dùng cho người mới bán online.

4.2 Bán vừa, muốn chuyên nghiệp: Chọn Công ty TNHH Một Thành Viên

Phù hợp khi:

• Doanh thu ổn định và có xu hướng tăng.

• Muốn hoạt động minh bạch, xây dựng thương hiệu rõ ràng.

• Cần xuất hóa đơn VAT để bán sỉ hoặc ký hợp đồng với doanh nghiệp.

• Chỉ một người điều hành, không có đối tác góp vốn.

Điểm mạnh: linh hoạt vận hành, có tư cách pháp nhân, rủi ro thấp nhờ tách biệt tài sản cá nhân – công ty.

4.3 Có đối tác kinh doanh: Chọn Công ty TNHH Hai Thành Viên

Thích hợp khi:

• Kinh doanh chung với bạn bè, người thân hoặc nhà đầu tư.

• Muốn phân chia quyền lợi – trách nhiệm – tỷ lệ góp vốn minh bạch.

• Nhu cầu xuất hóa đơn VAT, làm việc với nhà cung cấp lớn.

Lợi thế: cơ cấu quản lý rõ ràng, hạn chế xung đột trong hợp tác.

4.4 Mô hình mở rộng – cần gọi vốn: Chọn Công ty Cổ phần

Phù hợp khi bạn có định hướng dài hạn:

• Dự định mở chuỗi, phát triển đa kênh, tăng quy mô mạnh.

• Cần kêu gọi vốn từ nhiều nhà đầu tư.

• Muốn chia cổ phần cho nhân sự chủ chốt hoặc đối tác chiến lược.

• Kế hoạch phát triển thương hiệu 3–5 năm.

Lợi ích nổi bật: dễ huy động vốn, phù hợp chiến lược mở rộng dài hạn.

5. Lưu ý khi mở công ty bán online

Khi mở công ty để kinh doanh online, doanh nghiệp cần chú ý một số điểm quan trọng để tránh sai sót trong quá trình vận hành. Trước hết, cần chọn đúng mã ngành nghề kinh doanh, đặc biệt là mã 4791 (bán hàng qua mạng) và các mã ngành theo từng nhóm sản phẩm như 463, 464, 465… để đảm bảo hoạt động hợp pháp. Nếu bán trên website riêng, doanh nghiệp phải thông báo với Bộ Công Thương; còn nếu vận hành một nền tảng cho phép người khác bán hàng, thì phải đăng ký dạng sàn thương mại điện tử. Song song đó, tất cả doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, đặc biệt khi bán cho khách hàng doanh nghiệp có nhu cầu lấy hóa đơn VAT.

Về thuế, công ty bán online cần tuân thủ đầy đủ thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, và thuế thu nhập cá nhân đối với lao động, cộng tác viên. Doanh thu từ các sàn như TikTok Shop hay Shopee cần được đối soát đúng kỳ để tránh sai lệch số liệu. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên xây dựng chính sách vận chuyển, đổi trả và bảo hành rõ ràng để tạo niềm tin cho khách hàng. Việc mở tài khoản ngân hàng của công ty và tích hợp các cổng thanh toán như MoMo, VNPay hay ShopeePay cũng giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi và tối ưu dòng tiền.

Một lưu ý quan trọng khác là kiểm tra điều kiện kinh doanh với từng mặt hàng, đặc biệt các ngành hàng nhạy cảm như mỹ phẩm, thực phẩm hay thiết bị điện tử. Để bảo vệ thương hiệu khi kinh doanh online, doanh nghiệp nên đăng ký nhãn hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ, tránh việc bị sao chép hoặc tranh chấp về sau. Cuối cùng, việc quản trị tài chính – dòng tiền – tồn kho cần được thực hiện nghiêm túc, tách biệt hoàn toàn giữa tiền cá nhân và tiền công ty để đảm bảo minh bạch và dễ dàng kiểm soát chi phí trong suốt quá trình kinh doanh.