Sự khác nhau giữa kế toán công nợ và kế toán thanh toán

1. Kế toán công nợ là gì?

Kế toán công nợ là người chịu trách nhiệm theo dõi, ghi nhận và quản lý các khoản nợ phát sinh giữa doanh nghiệp với bên ngoài (như khách hàng, nhà cung cấp) hoặc trong nội bộ (như tạm ứng, hoàn ứng). Họ kiểm soát những khoản phải thu, phải trả để đảm bảo không có sai lệch trong quá trình ghi sổ và đối chiếu công nợ.

Vai trò:

• Bảo vệ dòng tiền của doanh nghiệp: tránh tình trạng thất thoát hoặc mất cân đối tài chính.

• Đôn đốc thu hồi công nợ đúng hạn: hạn chế tình trạng nợ khó đòi.

• Giảm rủi ro tài chính: thông qua việc kiểm soát chặt chẽ các khoản phải thu/phải trả và đánh giá khả năng thanh toán của đối tác.

2. Kế toán thanh toán là gì?

Kế toán thanh toán đảm nhận việc xử lý các giao dịch tài chính phát sinh hàng ngày như thu tiền, chi tiền, thanh toán hóa đơn, kiểm soát dòng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Họ là người thực hiện trực tiếp các nghiệp vụ thu – chi và đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của từng khoản thanh toán.

Vai trò:

• Đảm bảo thanh toán đúng hạn: giúp doanh nghiệp giữ uy tín với nhà cung cấp, đối tác và nhân viên.

• Minh bạch tài chính: kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ trước khi chi tiền, giảm sai sót và thất thoát.

• Duy trì tính thanh khoản: đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ quỹ để chi trả khi cần thiết.

3. Công việc chi tiết và quy trình

3.1 Công việc của kế toán công nợ

Kế toán công nợ cần thực hiện nhiều bước nhằm đảm bảo các khoản phải thu, phải trả được ghi nhận đầy đủ, đối chiếu chính xác và theo dõi chặt chẽ. Các công việc tiêu biểu bao gồm:

• Kiểm tra và lưu trữ chứng từ: Ghi nhận các hợp đồng mua bán, hóa đơn, phiếu thu – chi liên quan đến công nợ. Đảm bảo chứng từ hợp lệ, hợp pháp và được phân loại đúng.

• Định khoản và cập nhật số liệu: Thực hiện hạch toán kế toán theo đúng tài khoản (TK 131 – phải thu, TK 331 – phải trả) và cập nhật liên tục trên phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP.

• Đối chiếu công nợ định kỳ: So sánh số liệu giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc nhà cung cấp để phát hiện chênh lệch, xử lý sai sót nếu có.

• Lập báo cáo công nợ: Báo cáo công nợ chi tiết theo từng đối tượng, theo dõi các khoản đến hạn hoặc quá hạn.

• Đôn đốc và xử lý nợ xấu: Gửi thông báo nhắc công nợ, trao đổi với bộ phận kinh doanh để lên kế hoạch thu hồi nợ hoặc đề xuất xử lý những khoản khó đòi.

3.2 Công việc của kế toán thanh toán

Kế toán thanh toán đảm nhiệm toàn bộ quy trình thực hiện thu – chi tiền và kiểm soát quỹ. Mỗi khoản thu hoặc chi đều yêu cầu tính chính xác, đầy đủ về chứng từ và tuân thủ quy trình nội bộ. Cụ thể:

• Thu tiền: Lập phiếu thu cho các khoản thu từ khách hàng, nhân viên hoàn ứng, hoặc các khoản thu khác; Ghi nhận kịp thời vào sổ sách, đối chiếu với báo cáo ngân hàng hoặc quỹ tiền mặt.

• Chi tiền:Tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ yêu cầu chi (hóa đơn, hợp đồng, biên bản…); Lập phiếu chi, trình ký, và thực hiện thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản; Tuân thủ đúng quy trình kiểm soát nội bộ về giới hạn chi, thời gian chi, người phê duyệt.

• Kiểm soát quỹ & đối chiếu hàng ngày: Theo dõi tồn quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng; Thực hiện đối chiếu quỹ định kỳ (thường là mỗi ngày) và lập báo cáo tồn quỹ cuối ngày.

• Hạch toán nghiệp vụ thu – chi:Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh vào các tài khoản tương ứng: TK 111 (tiền mặt), TK 112 (tiền gửi ngân hàng), TK 131, TK 331...

4. So sánh giữa kế toán công nợ và kế toán thanh toán