Rủi ro khi sử dụng hóa đơn của bên khác (xuất hộ)?

1. Hóa đơn “xuất hộ” là gì?

“Hóa đơn xuất hộ” là cách gọi phổ biến trong thực tế khi một doanh nghiệp đứng tên xuất hóa đơn thay cho một bên khác, dù người bán thực tế không phải là đơn vị ghi trên hóa đơn.
Nói cách khác, tên trên hóa đơn và bên cung cấp hàng hóa/dịch vụ thực tế không trùng nhau.

1.1 Ví dụ dễ hiểu

• Một hộ kinh doanh A không có hóa đơn hoặc không muốn xuất hóa đơn, nên nhờ doanh nghiệp B đứng tên xuất giúp cho khách hàng.

• Khách hàng nhận hóa đơn của doanh nghiệp B, nhưng người bán thật sự lại là hộ A.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp B chỉ là “bên đứng tên hộ”, còn giao dịch thực tế hoàn toàn diễn ra giữa hộ A và khách hàng.

1.2 Vì sao nhiều doanh nghiệp/hộ kinh doanh hay sử dụng?

• Một số đơn vị không đủ điều kiện xuất hóa đơn (ví dụ: hộ kinh doanh nộp thuế khoán, cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ).

• Một số trường hợp muốn hợp thức hóa chi phí, cần hóa đơn đầu vào để ghi nhận chi phí hoặc khấu trừ thuế.

• Tâm lý “tiện”, “nhanh”, muốn có hóa đơn ngay khi phát sinh giao dịch.

Tuy nhiên, “xuất hộ” không được pháp luật thừa nhận và tiềm ẩn nhiều rủi ro cho cả bên xuất và bên sử dụng hóa đơn.

2. Các dạng hóa đơn rủi ro thường gặp

Khi doanh nghiệp nhận hóa đơn từ đối tác, có một số dạng sai phạm phổ biến mà kế toán cần đặc biệt lưu ý. Những dạng hóa đơn này không phản ánh đúng bản chất giao dịch, dễ khiến doanh nghiệp rơi vào diện “rủi ro cao” khi cơ quan thuế kiểm tra.

2.1 Hóa đơn khống (không có giao dịch thực tế)

Đây là loại hóa đơn được lập ra khi không hề có hàng hóa – dịch vụ phát sinh.
Bên đứng tên trên hóa đơn không thực hiện bán hàng, không cung cấp dịch vụ nhưng vẫn xuất hóa đơn cho đơn vị khác nhằm “hợp thức” chi phí hoặc trốn thuế.

2.2 Hóa đơn sai thông tin, sai thuế suất, sai mẫu biểu

Một số sai sót thường gặp:

• Sai tên doanh nghiệp, MST, địa chỉ

• Sai đơn giá, thuế suất, số lượng

• Xuất hóa đơn bằng mẫu, ký hiệu không hợp lệ

• Sai ngày tháng (xuất trước ngày hợp đồng, sau thời điểm giao dịch…)

Những lỗi này khiến hóa đơn mất tính hợp lệ và dễ bị xem là chứng từ rủi ro.

2.3 Hóa đơn không khớp với giao dịch thực tế

Đây là dạng rủi ro thường gặp khi bên mua và bên bán cố tình hoặc vô ý “lệch” thông tin so với giao dịch thực:

• Mượn hóa đơn từ doanh nghiệp khác để hợp thức chi phí.

• Hóa đơn “xuất hộ”: doanh nghiệp đứng tên nhưng không phải là bên bán thực tế.

• Mua bán hóa đơn: bên bán không có hoạt động SXKD thật, chỉ bán hóa đơn để hưởng chênh lệch.

2.4 Hóa đơn thiếu chứng từ kèm theo

Một hóa đơn không đi kèm:

• Hợp đồng/đơn đặt hàng

• Biên bản nghiệm thu, phiếu giao nhận

• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (với giao dịch >20 triệu)
  … thường bị đánh giá là hóa đơn rủi ro do thiếu cơ sở chứng minh giao dịch có thật.

3. Rủi ro & hậu quả khi dùng hóa đơn của bên khác

Việc sử dụng hóa đơn “xuất hộ”, hóa đơn mượn, hoặc hóa đơn không gắn với giao dịch thật có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều hậu quả nghiêm trọng. Những rủi ro này không chỉ ảnh hưởng đến chi phí thuế mà còn tác động đến uy tín và hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.

3.1 Không được khấu trừ thuế VAT, bị loại chi phí

Nếu hóa đơn không chứng minh được giao dịch thực tế, cơ quan thuế sẽ:

• Không cho khấu trừ VAT đầu vào

• Loại khoản chi khi tính thuế TNDN
  Điều này khiến số thuế phải đóng tăng cao hơn nhiều so với bình thường.

3.2 Nguy cơ bị truy thu thuế và phạt ấn định thuế

Doanh nghiệp có thể bị:

• Truy thu thuế VAT, TNDN

• Tính tiền chậm nộp

• Ấn định thuế nếu cơ quan thuế đánh giá giao dịch không minh bạch
  Trường hợp nặng, cơ quan thuế có thể kiểm tra hồ sơ toàn bộ năm tài chính.

3.3 Bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020

Một số mức phạt phổ biến:

• Phạt vì sử dụng hóa đơn không hợp pháp

• Phạt vì khai sai dẫn đến thiếu thuế

• Phạt vì sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân không còn hoạt động

Mức phạt có thể lên tới từ vài chục triệu đến hàng trăm triệu, tùy tính chất vi phạm.

3.4 Có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự

Khi hành vi vượt quá mức xử phạt hành chính, doanh nghiệp hoặc cá nhân liên quan có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự về:

• Tội trốn thuế

• Tội mua bán trái phép hóa đơn, chứng từ

Những tội danh này có thể dẫn đến:

• Phạt tiền rất lớn

• Cấm hành nghề

• Hoặc phạt tù, tùy mức độ vi phạm

3.5 Bị đưa vào danh sách “doanh nghiệp rủi ro cao”

Một khi doanh nghiệp bị đánh giá rủi ro, cơ quan thuế có thể:

• Tăng tần suất kiểm tra, thanh tra

• Hạn chế một số chính sách ưu tiên

• Giám sát chặt chẽ xuất – nhập hóa đơn
  Điều này ảnh hưởng lâu dài tới hoạt động kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp.

4. Các dấu hiệu nhận biết hóa đơn/bên xuất có rủi ro

Trước khi nhận hóa đơn, doanh nghiệp cần quan sát một số dấu hiệu bất thường từ nhà cung cấp và từ chính hóa đơn. Những dấu hiệu này giúp nhận diện sớm rủi ro, tránh sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

4.1 Doanh nghiệp mới thành lập, địa chỉ không rõ ràng

Một số bên xuất hóa đơn rủi ro thường có đặc điểm:

• Vừa thành lập trong thời gian ngắn

• Địa chỉ đăng ký không có biển hiệu, không hoạt động thực tế

• Không có website, thông tin liên hệ thiếu minh bạch

4.2 Xuất hóa đơn với số lượng lớn bất thường

Doanh nghiệp nhỏ nhưng lại:

• Xuất nhiều hóa đơn trong thời gian ngắn

• Giá trị hóa đơn lớn, không tương xứng quy mô

• Ngành nghề không phù hợp với loại hàng hóa/dịch vụ trên hóa đơn

Đây thường là dấu hiệu của “DN bán hóa đơn” hoặc không có hoạt động sản xuất kinh doanh thật.

4.3 Hóa đơn thiếu thông tin hoặc thể hiện sự bất thường

Một số biểu hiện rủi ro trên hóa đơn:

• Thiếu mô tả hàng hóa/dịch vụ rõ ràng

• Không ghi đơn giá, không ghi số lượng

• Thông tin người bán không trùng với chứng từ giao dịch

• Xuất hóa đơn vào thời điểm “không hợp lý” (không khớp hợp đồng, biên bản giao nhận)

4.4 Không cung cấp được chứng từ kèm theo giao dịch

Bên xuất hóa đơn rủi ro thường không có:

• Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng

• Phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu

• Chứng từ thanh toán phù hợp
  Việc thiếu chứng từ cho thấy giao dịch có thể không phát sinh thật.

4.5 Lời chào mời “xuất hộ”, “xuất giúp”, “có hóa đơn lấy liền”

Những lời mời chào dạng này thường cho thấy đơn vị đó không bán hàng thật mà chỉ bán hóa đơn hoặc đứng tên hộ.

5. Cách phòng tránh rủi ro khi cần sử dụng hóa đơn

Để hạn chế rủi ro khi nhận và sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp cần bắt đầu bằng việc kiểm tra kỹ thông tin của nhà cung cấp trước khi ký kết hợp đồng. Việc tra cứu mã số thuế, trạng thái hoạt động, ngành nghề đăng ký cũng như xác minh địa chỉ hoạt động thực tế giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ tin cậy của đơn vị xuất hóa đơn. Trong quá trình làm việc, doanh nghiệp nên yêu cầu đầy đủ chứng từ đi kèm như hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu giao hàng và chứng từ thanh toán hợp lệ nhằm chứng minh giao dịch phát sinh thật và đảm bảo tính minh bạch.

Một nguyên tắc quan trọng là tuyệt đối không sử dụng hóa đơn “xuất hộ”, hóa đơn mượn hay hóa đơn không gắn với giao dịch thực tế. Những lời chào mời kiểu “xuất hóa đơn giúp – lấy ngay” hay “hợp thức chi phí” đều tiềm ẩn nguy cơ khiến doanh nghiệp đối mặt với xử phạt thuế. Bên cạnh đó, trước khi hạch toán, kế toán cần rà soát lại toàn bộ nội dung hóa đơn, từ thông tin người bán, mã số thuế, địa chỉ, thuế suất đến thời điểm lập hóa đơn để chắc chắn rằng chứng từ phù hợp với hợp đồng và biên bản giao nhận.

Trong trường hợp hóa đơn có sai sót, doanh nghiệp cần xử lý kịp thời bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định, đồng thời lưu lại đầy đủ biên bản thu hồi và chứng từ liên quan. Cuối cùng, việc lưu trữ hồ sơ giao dịch một cách chặt chẽ — bao gồm hợp đồng, báo giá, hình ảnh giao hàng, tin nhắn trao đổi — giúp doanh nghiệp dễ dàng chứng minh tính hợp pháp của hóa đơn khi cơ quan thuế kiểm tra.

6. Kết luận

Việc quản lý và sử dụng hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro về thuế mà còn bảo vệ uy tín và sự ổn định trong hoạt động kinh doanh. Hóa đơn “xuất hộ” hay các chứng từ không gắn với giao dịch thực tế có thể đem lại sự tiện lợi tức thời, nhưng lại tiềm ẩn nhiều hệ quả pháp lý nghiêm trọng về sau. Khi doanh nghiệp chủ động kiểm tra nhà cung cấp, đảm bảo chứng từ đầy đủ và tuân thủ đúng quy định của pháp luật, việc sử dụng hóa đơn sẽ trở nên minh bạch, an toàn và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.