1. Xác định đúng tờ khai & kỳ kê khai

Việc xác định đúng loại tờ khai và kỳ kê khai là bước đầu tiên nhưng mang tính quyết định trong toàn bộ quá trình kê khai thuế. Doanh nghiệp cần làm rõ trong kỳ mình phát sinh nghĩa vụ với loại thuế hoặc báo cáo nào, đồng thời xác định chính xác kỳ kê khai theo tháng, quý hay năm. Chỉ cần chọn sai loại tờ khai, nhầm kỳ tính thuế hoặc nhầm thủ tục hành chính trên hệ thống, doanh nghiệp có thể phải nộp lại hồ sơ dù số liệu hoàn toàn đúng. Vì vậy, đây là bước giúp “định hướng đúng đường đi” trước khi thực hiện các bước rà soát chi tiết phía sau.

2. Rà soát điều kiện hệ thống trước khi nộp

Rà soát điều kiện hệ thống giúp đảm bảo doanh nghiệp có thể nộp tờ khai đúng người, đúng quyền, đúng thời điểm mà không gặp sự cố kỹ thuật. Việc kiểm tra tài khoản eTax, quyền ký nộp, tình trạng chữ ký số và công cụ kê khai giúp tránh các lỗi thường chỉ phát sinh ở giai đoạn cuối, như không ký được hồ sơ hoặc hệ thống không tiếp nhận. Đây là bước mang tính phòng ngừa, giúp quá trình nộp tờ khai diễn ra liền mạch và không bị gián đoạn bởi những lỗi kỹ thuật không đáng có.

3. Rà soát chứng từ & dữ liệu đầu vào

Chứng từ và dữ liệu đầu vào là nền tảng để lập tờ khai thuế. Việc rà soát kỹ ở bước này giúp doanh nghiệp đảm bảo toàn bộ hóa đơn, chứng từ phát sinh trong kỳ đã được thu thập đầy đủ, hợp lệ và phân loại đúng trước khi lên tờ khai. Nếu chứng từ thiếu, sai hoặc phân loại nhầm, sai sót sẽ lan sang các bước tiếp theo và rất khó phát hiện kịp thời. Do đó, đây là bước giúp “làm sạch dữ liệu”, giảm rủi ro sai số và hạn chế việc phải điều chỉnh, giải trình sau khi đã nộp hồ sơ.

4. Rà soát số liệu trên tờ khai

Rà soát số liệu trên tờ khai là bước kiểm soát quan trọng nhất, vì đây là con số chính thức doanh nghiệp gửi cho cơ quan thuế. Ở bước này, doanh nghiệp cần đối chiếu chặt chẽ giữa tờ khai với sổ sách, báo cáo nội bộ và các số liệu đã hạch toán để đảm bảo tính nhất quán. Những chỉ tiêu bất thường, biến động lớn hoặc số liệu chuyển kỳ cần được kiểm tra kỹ để tránh rủi ro bị truy vấn hoặc yêu cầu giải trình. Một lần soát kỹ ở giai đoạn này có thể giúp doanh nghiệp tránh được rất nhiều hệ quả về sau.

5. Rà soát phụ lục/bảng kê đính kèm (nếu có)

Phụ lục và bảng kê là phần bổ trợ nhưng có vai trò quan trọng trong việc giải thích và làm rõ số liệu trên tờ khai chính. Doanh nghiệp cần đảm bảo nộp đủ các phụ lục theo đúng loại tờ khai, đúng kỳ tính thuế và số liệu trên phụ lục phải khớp với tờ khai tổng hợp. Việc thiếu phụ lục, sai kỳ hoặc sai định dạng file có thể khiến hồ sơ bị đánh giá là chưa đầy đủ. Rà soát kỹ phần này giúp hồ sơ kê khai được hoàn chỉnh và dễ tra cứu khi cần đối chiếu.

6. Rà soát thao tác nộp trên eTax & lưu bằng chứng

Ngay cả khi tờ khai đã đúng, doanh nghiệp vẫn cần rà soát cẩn thận thao tác ký và nộp trên hệ thống eTax. Việc kiểm tra lần cuối trước khi ký nộp, theo dõi trạng thái tiếp nhận và lưu lại đầy đủ biên nhận, mã giao dịch, bản PDF tờ khai là bước bảo vệ doanh nghiệp khi phát sinh tranh chấp hoặc cần đối chiếu sau này. Đây là bước “chốt hồ sơ”, đảm bảo doanh nghiệp có đầy đủ bằng chứng chứng minh đã nộp đúng và đủ nghĩa vụ kê khai.

7. Xử lý nếu phát hiện sai

Việc phát hiện sai sót không đồng nghĩa với rủi ro lớn nếu doanh nghiệp xử lý đúng cách và kịp thời. Khi phát hiện sai trước khi nộp, doanh nghiệp có thể chỉnh sửa trực tiếp để tránh phát sinh hậu quả. Trường hợp sai sau khi đã nộp, việc thực hiện kê khai bổ sung hoặc điều chỉnh theo đúng quy định sẽ giúp hạn chế mức phạt và rủi ro pháp lý. Nắm rõ cách xử lý sai sót giúp doanh nghiệp chủ động hơn, thay vì bị động khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc yêu cầu giải trình.