Cách quản lý dòng tiền hiệu quả trong năm đầu thành lập doanh nghiệp

Dòng tiền là "mạch máu" của mọi doanh nghiệp, đặc biệt quan trọng trong giai đoạn khởi nghiệp. Không ít doanh nghiệp dù có lợi nhuận vẫn sụp đổ chỉ vì... cạn tiền mặt. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu vì sao dòng tiền là yếu tố sống còn với doanh nghiệp mới và cách lập kế hoạch, kiểm soát hiệu quả ngay từ đầu

1. Vì sao dòng tiền quan trọng với doanh nghiệp mới?

1.1 Dòng tiền quyết định sự sống còn

• Đảm bảo khả năng thanh toán: Trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp phải chi nhiều cho thuê mặt bằng, nhân sự, marketing... Nếu không đủ tiền mặt, bạn dễ rơi vào tình trạng mất khả năng thanh toán, gián đoạn hoạt động, thậm chí phá sản.

• Duy trì hoạt động liên tục: Dòng tiền đều đặn giúp mua nguyên vật liệu, hàng hóa và duy trì dịch vụ. Sự gián đoạn dòng tiền có thể khiến toàn bộ quy trình kinh doanh "đóng băng".

• Ứng phó với rủi ro bất ngờ: Thị trường biến động, phát sinh chi phí hoặc khách hàng chậm thanh toán là điều thường thấy. Một dòng tiền khỏe giúp doanh nghiệp vượt qua những cơn sóng gió này.

1.2 Dòng tiền khác lợi nhuận như thế nào?

• Lợi nhuận là con số trên giấy: Một doanh nghiệp có thể báo lãi lớn nhưng lại không có tiền mặt nếu hàng tồn kho cao hoặc khách hàng chưa thanh toán.

• Dòng tiền là tiền thật: Đây là lượng tiền mặt thực tế chảy vào – ra doanh nghiệp. Chính dòng tiền mới là yếu tố quyết định bạn có thể duy trì hoạt động hay không.

Ví dụ: Một công ty bán hàng trả chậm có thể ghi nhận doanh thu lớn, lợi nhuận cao. Nhưng nếu khách hàng thanh toán sau 60 – 90 ngày, họ vẫn thiếu tiền mặt để trả lương hay nhập hàng mới.

2. Cách lập kế hoạch dòng tiền cơ bản

2.1 Dự báo dòng tiền vào/ra

Đây là bước quan trọng nhất, đòi hỏi bạn phải ước tính tất cả các khoản tiền dự kiến sẽ chảy vào doanh nghiệp (dòng tiền vào) và các khoản tiền dự kiến sẽ chi ra (dòng tiền ra) trong một khoảng thời gian nhất định (thường là hàng tháng trong giai đoạn đầu).

Dự báo dòng tiền vào

• Doanh thu bán hàng: Ước tính doanh thu từ việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ. Cần dựa trên dữ liệu bán hàng lịch sử (nếu có), kế hoạch marketing, dự kiến số lượng khách hàng và giá bán.
• Các khoản thu khác: Bao gồm các khoản thu từ lãi tiền gửi ngân hàng, tiền cho thuê tài sản (nếu có), hoặc các khoản đầu tư ngắn hạn.
• Vốn góp của chủ sở hữu hoặc nhà đầu tư: Nếu có kế hoạch tăng vốn, hãy đưa khoản này vào dự báo.
• Các khoản vay: Nếu doanh nghiệp có kế hoạch vay vốn, hãy ghi rõ thời điểm và số tiền dự kiến.

Dự báo dòng tiền ra

• Chi phí hoạt động: Bao gồm chi phí mua nguyên vật liệu, hàng hóa, chi phí sản xuất (nếu có), chi phí nhân công, chi phí thuê mặt bằng, chi phí điện nước, chi phí marketing, chi phí quản lý văn phòng, v.v. Cần liệt kê càng chi tiết càng tốt.
• Chi phí đầu tư: Các khoản chi cho việc mua sắm tài sản cố định như máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải (nếu có kế hoạch).
• Chi phí lãi vay và trả nợ gốc: Nếu có khoản vay, cần dự báo các khoản thanh toán lãi và gốc theo lịch trình.
• Thuế và các khoản phải nộp nhà nước: Ước tính các khoản thuế (ví dụ: thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp) và các khoản phí khác phải nộp.
• Các chi phí khác: Bao gồm các khoản chi không thường xuyên hoặc khó dự đoán trước.

2.2 Tính dòng tiền thuần

Sau khi đã dự báo được tổng dòng tiền vào và tổng dòng tiền ra, bạn sẽ tính dòng tiền thuần cho từng kỳ (tháng) bằng cách lấy:

$$Dòng\; tiền\; thuần\; =\; Tổng\; dòng\; tiền\; vào-\; Tổng\; dòng\; tiền\; ra$$

• Dòng tiền thuần dương: Cho thấy doanh nghiệp có nhiều tiền mặt hơn chi ra trong kỳ đó.
• Dòng tiền thuần âm: Cho thấy doanh nghiệp đang chi nhiều tiền hơn thu vào, đây là dấu hiệu cần đặc biệt lưu ý và có biện pháp xử lý kịp thời.

2.3 Xây dựng bảng kế hoạch dòng tiền theo tháng

Để có cái nhìn trực quan và dễ theo dõi, bạn nên xây dựng một bảng kế hoạch dòng tiền chi tiết theo từng tháng (hoặc thậm chí hàng tuần trong giai đoạn đầu). Bảng này thường bao gồm các cột sau:

• Tháng: Liệt kê các tháng trong kỳ kế hoạch (ví dụ: từ tháng 1 đến tháng 12).
• Dòng tiền vào dự kiến: Tổng các khoản tiền dự kiến thu vào trong tháng.
• Dòng tiền ra dự kiến: Tổng các khoản tiền dự kiến chi ra trong tháng.
• Dòng tiền thuần dự kiến: Hiệu số giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra dự kiến.
• Số dư tiền mặt đầu kỳ: Số dư tiền mặt thực tế của doanh nghiệp vào đầu tháng.
• Số dư tiền mặt cuối kỳ dự kiến: Được tính bằng cách cộng số dư tiền mặt đầu kỳ với dòng tiền thuần dự kiến của tháng đó. Số dư tiền mặt cuối kỳ của tháng này sẽ là số dư tiền mặt đầu kỳ của tháng tiếp theo.

Việc xây dựng bảng kế hoạch dòng tiền này sẽ giúp:

• Nhận diện sớm các tháng có thể gặp khó khăn về dòng tiền (dòng tiền thuần âm).
• Lập kế hoạch cho các khoản chi tiêu lớn.
• Đánh giá nhu cầu vốn lưu động của doanh nghiệp.
• Theo dõi hiệu quả hoạt động kinh doanh so với kế hoạch.

Lưu ý rằng, kế hoạch dòng tiền ban đầu có thể chưa hoàn toàn chính xác, đặc biệt đối với một doanh nghiệp mới. Vì vậy, bạn cần thường xuyên cập nhật và điều chỉnh kế hoạch này dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp. Đây là một công cụ sống còn giúp doanh nghiệp mới vững vàng vượt qua giai đoạn khởi nghiệp.

3. Kiểm soát chi phí ngay từ đầu

Việc kiểm soát chi phí ngay từ đầu là một yếu tố then chốt để đảm bảo dòng tiền luôn ở trạng thái khỏe mạnh, đặc biệt đối với các doanh nghiệp mới với nguồn lực còn hạn chế. Đây là nền tảng vững chắc để duy trì hoạt động và hướng tới sự phát triển bền vững. Dưới đây là một số biện pháp cụ thể để thực hiện việc này:

3.1 Ưu tiên chi phí thiết yếu

• Xác định rõ các chi phí cốt lõi: Liệt kê những khoản chi thực sự cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh cơ bản, ví dụ như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (nếu là sản xuất), chi phí hàng hóa (nếu là thương mại), chi phí thuê mặt bằng tối thiểu, chi phí nhân viên chủ chốt, chi phí marketing cơ bản để tiếp cận khách hàng ban đầu, và các chi phí pháp lý, kế toán tối thiểu theo quy định.
• Cắt giảm hoặc loại bỏ các chi phí không thiết yếu: Rà soát và loại bỏ những khoản chi không trực tiếp tạo ra doanh thu hoặc không ảnh hưởng đến hoạt động cốt lõi trong giai đoạn đầu. Ví dụ: các hoạt động marketing quá tốn kém chưa mang lại hiệu quả rõ rệt, các tiện nghi văn phòng xa xỉ, các chuyến công tác không thực sự cần thiết.
• Tập trung vào giá trị: Khi quyết định chi tiêu, hãy luôn đặt câu hỏi: "Khoản chi này mang lại giá trị gì cho doanh nghiệp?" Nếu giá trị mang lại không tương xứng với chi phí bỏ ra, hãy cân nhắc lại.

3.2 Trì hoãn chi tiêu không cấp thiết

• Lập danh sách các khoản chi dự kiến: Liệt kê tất cả các khoản chi mà doanh nghiệp có thể phát sinh trong tương lai.
• Đánh giá mức độ cấp thiết: Phân loại các khoản chi thành "cần ngay", "có thể trì hoãn" và "chưa cần thiết".
• Ưu tiên các khoản "cần ngay": Chỉ thực hiện các khoản chi thực sự cần thiết cho hoạt động hiện tại.
• Trì hoãn các khoản "có thể trì hoãn": Hoãn lại các khoản chi chưa thực sự cần thiết hoặc có thể chờ đến khi tình hình tài chính của doanh nghiệp ổn định hơn. Ví dụ: đầu tư vào trang thiết bị hiện đại khi chưa thực sự cần, mở rộng văn phòng quá sớm.
• "Chưa cần thiết": Loại bỏ hoàn toàn các khoản chi mà doanh nghiệp có thể hoạt động tốt mà không cần đến chúng trong giai đoạn đầu.

3.3 Đàm phán thanh toán chậm với nhà cung cấp

• Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp: Duy trì liên lạc thường xuyên, thể hiện sự tôn trọng và uy tín trong giao dịch.
• Thương lượng điều khoản thanh toán: Khi có thể, hãy đàm phán với nhà cung cấp để có thời gian thanh toán dài hơn. Điều này giúp doanh nghiệp có thêm thời gian để thu tiền từ khách hàng trước khi phải thanh toán cho nhà cung cấp, cải thiện dòng tiền tạm thời.
• Tìm kiếm các nhà cung cấp có chính sách thanh toán linh hoạt: So sánh các điều khoản thanh toán của các nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn đối tác phù hợp nhất với tình hình tài chính của doanh nghiệp.
• Tận dụng các ưu đãi thanh toán sớm (nếu có lợi): Trong một số trường hợp, nhà cung cấp có thể đưa ra chiết khấu nếu thanh toán sớm. Hãy cân nhắc lợi ích của việc này so với nhu cầu dòng tiền hiện tại.

4. Quản lý công nợ và thu tiền đúng hạn

Quản lý công nợ và thu tiền đúng hạn. Đối với doanh nghiệp mới, việc này không chỉ giúp duy trì dòng tiền ổn định mà còn giảm thiểu rủi ro tài chính và tối ưu hóa nguồn vốn lưu động. Dưới đây là một số biện pháp có thể áp dụng:

4.1 Xây dựng chính sách thanh toán rõ ràng

• Quy định thời hạn thanh toán: Xác định rõ thời gian khách hàng phải thanh toán sau khi nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ. Thời hạn này cần phù hợp với đặc thù ngành nghề và khả năng thu hồi vốn của doanh nghiệp.
• Thông báo điều khoản thanh toán ngay từ đầu: Truyền đạt rõ ràng các điều khoản thanh toán (thời hạn, phương thức thanh toán, các khoản chiết khấu hoặc phí phạt nếu có) trong hợp đồng, hóa đơn hoặc các tài liệu giao dịch khác. Điều này giúp tránh những hiểu lầm và tranh chấp về sau.
• Áp dụng các hình thức thanh toán đa dạng: Cung cấp nhiều phương thức thanh toán thuận tiện cho khách hàng (chuyển khoản, tiền mặt, thẻ, ví điện tử...) để khuyến khích thanh toán nhanh chóng.
• Quy định về xử lý nợ quá hạn: Xây dựng quy trình cụ thể về việc nhắc nhở, thu hồi và xử lý các khoản nợ quá hạn, bao gồm cả các biện pháp chế tài (ví dụ: ngừng cung cấp dịch vụ, tính lãi chậm trả).

4.2 Theo dõi & nhắc nhở công nợ

• Thiết lập hệ thống theo dõi công nợ chi tiết: Ghi chép đầy đủ thông tin về từng khoản nợ (tên khách hàng, số tiền, ngày phát sinh, thời hạn thanh toán, tình trạng thanh toán...). Sử dụng bảng tính hoặc phần mềm quản lý để theo dõi hiệu quả.
• Phân loại và đánh giá tuổi nợ: Phân loại các khoản nợ theo thời gian quá hạn (ví dụ: dưới 30 ngày, 30-60 ngày, trên 60 ngày) để có biện pháp xử lý phù hợp cho từng nhóm nợ. Các khoản nợ càng lâu càng có nguy cơ không thu hồi được.
• Chủ động nhắc nhở khách hàng trước thời hạn thanh toán: Gửi thông báo nhắc nhở lịch thanh toán cho khách hàng trước vài ngày để họ có sự chuẩn bị.
• Thực hiện các biện pháp thu hồi nợ kịp thời: Khi đến hạn thanh toán mà khách hàng chưa thanh toán, cần liên hệ ngay để tìm hiểu nguyên nhân và đốc thúc thanh toán. Sử dụng các phương thức liên lạc khác nhau (điện thoại, email, gặp mặt trực tiếp nếu cần).
• Lưu trữ hồ sơ đầy đủ về quá trình thu hồi nợ: Ghi lại tất cả các lần liên lạc, cam kết thanh toán của khách hàng để làm bằng chứng khi cần thiết.

4.3 Cân đối thời điểm thu – chi

• Lập kế hoạch thu tiền tương ứng với kế hoạch chi tiền: Cố gắng điều chỉnh thời điểm thu tiền từ khách hàng sao cho phù hợp với thời điểm bạn cần thanh toán cho nhà cung cấp hoặc các chi phí khác.
• Ưu tiên các hợp đồng có điều khoản thanh toán sớm: Nếu có thể lựa chọn giữa các hợp đồng tương đương, hãy ưu tiên những hợp đồng có điều khoản thanh toán thuận lợi hơn cho dòng tiền của bạn.
• Đàm phán với nhà cung cấp để kéo dài thời gian thanh toán: Như đã đề cập ở phần trước, việc này giúp tạo ra sự cân bằng tốt hơn giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra.
• Xem xét các giải pháp tài chính ngắn hạn (nếu cần thiết): Trong trường hợp dòng tiền bị thâm hụt tạm thời do chậm thu tiền, bạn có thể cân nhắc các giải pháp như vay vốn ngắn hạn hoặc chiết khấu hóa đơn (factoring) để đảm bảo khả năng thanh toán. Tuy nhiên, cần đánh giá kỹ chi phí và lợi ích của các giải pháp này.

5. Tạo quỹ dự phòng

Việc tạo quỹ dự phòng là một bước đi khôn ngoan để bảo vệ doanh nghiệp mới khỏi những biến động bất ngờ và tận dụng các cơ hội có thể xuất hiện. Quỹ dự phòng đóng vai trò như một "tấm đệm" tài chính, đảm bảo sự ổn định và khả năng phục hồi của doanh nghiệp. Dưới đây là cách bạn có thể xây dựng quỹ dự phòng:

5.1 Trích quỹ đều đặn hàng tháng

• Xác định tỷ lệ trích quỹ phù hợp: Dựa trên tình hình tài chính hiện tại, mức độ rủi ro của ngành nghề, và các yếu tố khác, hãy xác định một tỷ lệ phần trăm nhất định từ doanh thu hoặc lợi nhuận để trích vào quỹ dự phòng mỗi tháng. Một tỷ lệ thường được khuyến nghị cho các doanh nghiệp mới là từ 5% đến 10% doanh thu, nhưng con số này có thể điều chỉnh tùy theo đặc thù của từng doanh nghiệp.
• Thực hiện trích quỹ một cách kỷ luật: Coi việc trích quỹ dự phòng là một khoản chi phí cố định hàng tháng và thực hiện nó một cách đều đặn, ngay cả khi tình hình kinh doanh có những khó khăn nhất định. Tính kỷ luật là yếu tố then chốt để quỹ dự phòng có thể tích lũy đủ lớn theo thời gian.
• Mở một tài khoản riêng cho quỹ dự phòng: Để dễ dàng theo dõi và tránh sử dụng quỹ dự phòng cho các mục đích khác, hãy mở một tài khoản ngân hàng riêng biệt cho khoản tiền này.

5.2 Chuẩn bị cho rủi ro và cơ hội

• Dự đoán các rủi ro tiềm ẩn: Liệt kê những rủi ro có thể ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền của doanh nghiệp, ví dụ như sự suy giảm của thị trường, sự cố về sản xuất, các khoản chi phí pháp lý bất ngờ, hoặc việc khách hàng lớn chậm thanh toán. Quỹ dự phòng sẽ giúp doanh nghiệp có nguồn lực tài chính để ứng phó với những tình huống này.
• Tận dụng các cơ hội bất ngờ: Đôi khi, các cơ hội đầu tư hấp dẫn hoặc các chương trình khuyến mãi đặc biệt từ nhà cung cấp có thể xuất hiện. Quỹ dự phòng sẽ giúp doanh nghiệp có sẵn nguồn vốn để nắm bắt những cơ hội này mà không ảnh hưởng đến dòng tiền hoạt động hàng ngày.
• Xác định mức quỹ dự phòng mục tiêu: Dựa trên việc đánh giá các rủi ro tiềm ẩn và các cơ hội có thể có, hãy xác định một con số mục tiêu cho quỹ dự phòng. Mức quỹ này thường đủ để trang trải các chi phí hoạt động cơ bản của doanh nghiệp trong khoảng 3 đến 6 tháng trong trường hợp có biến cố lớn.

Lưu ý quan trọng

• Quỹ dự phòng là để sử dụng khi cần thiết: Mặc dù cần duy trì tính kỷ luật trong việc trích quỹ, đừng ngần ngại sử dụng quỹ dự phòng khi thực sự có những rủi ro xảy ra hoặc khi có những cơ hội đầu tư tốt.
• Bổ sung quỹ khi có điều kiện: Khi tình hình kinh doanh thuận lợi, hãy xem xét việc tăng tỷ lệ trích quỹ hoặc bổ sung thêm vào quỹ dự phòng để đảm bảo an toàn tài chính hơn nữa.

6. Sử dụng phần mềm quản lý dòng tiền

Việc sử dụng phần mềm quản lý dòng tiền sẽ là một bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp mới tự động hóa, tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Trong kỷ nguyên số, phần mềm quản lý dòng tiền mang lại nhiều lợi ích thiết thực

6.1 Ghi nhận và phân loại thu chi tự động

• Kết nối với tài khoản ngân hàng, ví điện tử để đồng bộ giao dịch.

• Ghi nhận thu chi nhanh chóng, giảm thời gian nhập liệu thủ công.

• Phân loại chi tiết theo từng hạng mục (doanh thu, marketing, nhân sự...).

6.2 Theo dõi và cảnh báo bất thường

• Phát hiện các giao dịch bất thường so với ngân sách hoặc lịch sử chi tiêu.

• Cảnh báo sớm giúp xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

6.3 Tạo báo cáo dòng tiền tự động

• Xuất báo cáo theo ngày, tuần, tháng một cách nhanh chóng.

• Hiển thị dữ liệu dưới dạng biểu đồ trực quan dễ hiểu.

• Dễ dàng tùy chỉnh báo cáo theo thời gian, hạng mục, hoặc so sánh kỳ trước.

6.4 Hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian

• Tự động hóa giúp giảm thiểu lỗi nhập liệu so với quản lý thủ công.

• Dữ liệu chính xác hơn, báo cáo đáng tin cậy hơn.

• Giải phóng thời gian cho các hoạt động kinh doanh cốt lõi.

6.5 Hỗ trợ ra quyết định tài chính

• So sánh dòng tiền thực tế với kế hoạch để điều chỉnh kịp thời.

• Phân tích dòng tiền rõ ràng, hỗ trợ ra quyết định chi tiêu và đầu tư hiệu quả.

• Nâng cao khả năng kiểm soát và minh bạch tài chính trong doanh nghiệp.

6.6 Lưu ý khi chọn phần mềm

• Xác định nhu cầu cụ thể và mức ngân sách phù hợp.

• Ưu tiên phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng.

• Ưu tiên khả năng tích hợp với phần mềm kế toán, bán hàng hiện có.

7. Kết luận

Đối với một doanh nghiệp mới, quản lý dòng tiền một cách thông minh và hiệu quả là chìa khóa để không chỉ tồn tại mà còn phát triển bền vững. Bằng cách hiểu rõ tầm quan trọng của dòng tiền, lập kế hoạch chi tiết, kiểm soát chi phí, quản lý công nợ, tạo quỹ dự phòng và tận dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý dòng tiền, doanh nghiệp mới có thể xây dựng một nền tảng tài chính vững chắc và tự tin hướng tới tương lai.