Các chứng từ cần thiết trong hoạt động xuất khẩu 2025

1. Vì sao chứng từ xuất khẩu lại quan trọng?

Trong hoạt động xuất khẩu, chứng từ không chỉ đơn thuần là giấy tờ đi kèm hàng hóa – mà còn là căn cứ pháp lý, cơ sở để thông quan, thanh toán quốc tế, và đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp. Dù là hợp đồng thương mại, hóa đơn, hay vận đơn... mỗi loại chứng từ đều có vai trò cụ thể và không thể thiếu trong chuỗi giao dịch xuất khẩu.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít doanh nghiệp – đặc biệt là các đơn vị mới tham gia xuất khẩu – gặp khó khăn do thiếu hoặc sai sót chứng từ. Những lỗi tưởng chừng nhỏ như thiếu chữ ký, thông tin không trùng khớp giữa các giấy tờ, hay dùng sai mẫu chứng từ... đều có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng: hàng bị ách lại tại cửa khẩu, thanh toán bị trì hoãn, hoặc thậm chí bị phạt do vi phạm quy định hải quan.

2. Phân loại chứng từ xuất khẩu

Trong quá trình xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị nhiều loại chứng từ khác nhau, tùy theo yêu cầu của đối tác, hãng vận chuyển và cơ quan quản lý nhà nước. Dưới đây là các nhóm chứng từ chính thường gặp:

2.1 Chứng từ thương mại

Đây là các giấy tờ thể hiện giao dịch mua bán giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Bao gồm hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói. Nhóm chứng từ này là cơ sở để xác định nghĩa vụ của các bên và tiến hành thanh toán.

2.2 Chứng từ vận tải

Là bằng chứng cho việc hàng hóa đã được giao cho đơn vị vận chuyển. Tùy phương thức vận chuyển, chứng từ có thể là vận đơn đường biển, vận đơn hàng không hoặc giấy vận chuyển đường bộ. Những chứng từ này thường đóng vai trò pháp lý quan trọng trong việc xác định quyền sở hữu hàng hóa.

2.3 Chứng từ hải quan

Đây là các giấy tờ dùng để làm thủ tục thông quan hàng hóa, như tờ khai hải quan, biên bản kiểm tra, bảng kê chi tiết. Nhóm chứng từ này đảm bảo hàng hóa được xuất khẩu đúng quy định pháp luật và đủ điều kiện để rời khỏi lãnh thổ.

2.4 Chứng từ kiểm tra và cấp phép

Một số loại hàng hóa xuất khẩu (như nông sản, thực phẩm, hàng hóa có điều kiện) sẽ cần thêm các chứng từ chứng minh chất lượng, nguồn gốc, hoặc giấy phép của cơ quan chức năng. Ví dụ: giấy chứng nhận kiểm dịch, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép xuất khẩu chuyên ngành...

3. Các chứng từ bắt buộc trong hoạt động xuất khẩu

Đối với bất kỳ lô hàng xuất khẩu nào, doanh nghiệp đều phải chuẩn bị một số loại chứng từ bắt buộc. Đây là những giấy tờ tối thiểu để đảm bảo quy trình giao nhận – thanh toán – thông quan diễn ra hợp pháp và thông suốt. Dưới đây là 5 loại chứng từ bắt buộc mà doanh nghiệp xuất khẩu cần nắm rõ:

3.1 Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

Hợp đồng thương mại là văn bản thể hiện thỏa thuận giữa bên bán và bên mua về việc giao dịch hàng hóa. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình xuất khẩu.

Nội dung chính cần có trong hợp đồng:

• Thông tin của các bên (bên bán – bên mua)

• Mô tả hàng hóa: chủng loại, mã HS, chất lượng

• Số lượng, đơn giá, tổng giá trị

• Điều kiện giao hàng (theo Incoterms)

• Phương thức và điều khoản thanh toán

• Thời gian giao hàng, địa điểm giao

• Trách nhiệm và nghĩa vụ mỗi bên

Lưu ý: Khi soạn thảo và ký kết hợp đồng, cần đảm bảo thông tin rõ ràng, thống nhất với các chứng từ khác (như invoice, packing list), và phù hợp với quy định pháp luật tại quốc gia của cả hai bên.

3.2 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại là chứng từ do bên bán phát hành, thể hiện giá trị giao dịch của lô hàng và là căn cứ để bên mua thanh toán cũng như để cơ quan hải quan xác định trị giá tính thuế.

Thông tin cần có:

• Số hóa đơn, ngày phát hành

• Thông tin người bán – người mua

• Mô tả hàng hóa chi tiết (tên hàng, số lượng, đơn vị tính)

• Đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng

• Phương thức thanh toán

Lưu ý: Thông tin trên hóa đơn phải khớp hoàn toàn với hợp đồng và tờ khai hải quan để tránh bị từ chối thông quan.

3.3 Phiếu đóng gói (Packing List)

Packing List là bảng kê chi tiết cách thức đóng gói hàng hóa trong từng kiện – giúp đơn vị vận chuyển, hải quan và người nhận dễ dàng kiểm tra, xử lý.

Nội dung thường bao gồm:

• Số lượng kiện hàng

• Trọng lượng (net và gross)

• Kích thước từng kiện

• Mô tả hàng hóa trong từng kiện

Lưu ý: Packing List không thể thay thế hóa đơn, nhưng nếu thiếu thì rất khó kiểm tra hoặc đối chiếu khi có sự cố xảy ra trong quá trình vận chuyển.

3.4 Vận đơn (Bill of Lading – B/L)

Vận đơn là chứng từ do hãng vận chuyển phát hành, xác nhận rằng họ đã nhận hàng để vận chuyển đến địa điểm đã thỏa thuận. Đây cũng là chứng từ sở hữu hàng hóa, đặc biệt quan trọng nếu bên mua thanh toán bằng L/C (thư tín dụng).

Một số loại vận đơn phổ biến:

• Đường biển: Ocean Bill of Lading (Seaway B/L)

• Đường hàng không: Air Waybill (AWB)

• Đường bộ: CMR hoặc phiếu giao nhận

Lưu ý: Với vận đơn đường biển, cần phân biệt giữa bản gốc (original) và bản copy – vì chỉ bản gốc mới có giá trị chuyển nhượng hoặc nhận hàng.

3.5 Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Tờ khai hải quan xuất khẩu là thủ tục bắt buộc để hàng hóa được phép xuất khỏi Việt Nam một cách hợp pháp. Doanh nghiệp phải kê khai đầy đủ thông tin lô hàng trên hệ thống hải quan điện tử (VNACCS/VCIS).

Quy trình khai báo gồm:

• Chuẩn bị hồ sơ khai báo (hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn…)

• Kê khai thông tin trên hệ thống hải quan

• Nộp thuế (nếu có)

• Chờ kiểm tra (nếu tờ khai vào luồng vàng/đỏ)

• Thông quan

Lưu ý: Cần khai báo chính xác mã HS, trị giá, lượng hàng… Nếu khai sai, doanh nghiệp có thể bị xử phạt, thậm chí bị đình chỉ xuất khẩu.

4. Các chứng từ bổ sung theo yêu cầu

Bên cạnh các chứng từ bắt buộc, tùy vào loại hàng hóa, yêu cầu của khách hàng nước ngoài hoặc quy định pháp lý của quốc gia nhập khẩu, doanh nghiệp còn cần chuẩn bị thêm một số chứng từ bổ sung. Những giấy tờ này không phải lúc nào cũng cần, nhưng lại đóng vai trò quan trọng khi phát sinh yêu cầu đặc biệt về thuế, kiểm định, hay điều kiện kiểm soát chuyên ngành.

4.1 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

Mục đích: Chứng nhận hàng hóa được sản xuất tại quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cụ thể. Đây là căn cứ để hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại song phương hoặc đa phương.

Các loại C/O phổ biến:

• Form A: Dành cho hàng hóa xuất khẩu sang các nước cho hưởng ưu đãi GSP.

• Form D: Áp dụng trong khu vực ASEAN.

• Form E: Đối với hàng xuất khẩu sang Trung Quốc (thuộc ACFTA).

• Form AK, AJ, VC… theo các FTA khác nhau.

Lưu ý: Để được cấp C/O, doanh nghiệp cần chứng minh nguồn gốc nguyên liệu, quy trình sản xuất đáp ứng tiêu chí xuất xứ. Nên kiểm tra trước với đối tác nhập khẩu về loại C/O họ cần để chuẩn bị đúng loại và hồ sơ phù hợp.

4.2 Giấy chứng nhận kiểm dịch (Health/Phytosanitary Certificate)

Áp dụng cho: Hàng nông sản, thực phẩm, động vật, thực vật – những mặt hàng có nguy cơ ảnh hưởng đến sức khỏe người tiêu dùng hoặc hệ sinh thái tại nước nhập khẩu.

Cơ quan cấp:

• Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (đối với thực vật, động vật).

• Cơ quan kiểm dịch chuyên ngành tại cửa khẩu hoặc địa phương.

Lưu ý: Một số thị trường có quy định nghiêm ngặt về vệ sinh an toàn thực phẩm và sinh vật ngoại lai. Doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra các tiêu chuẩn kiểm dịch của nước nhập khẩu để xin giấy phép kịp thời, tránh bị từ chối thông quan.

4.3 Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – C/Q)

Mục đích: Xác nhận rằng hàng hóa đạt tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc chất lượng theo thỏa thuận trong hợp đồng hoặc theo yêu cầu của nước nhập khẩu.

Cơ quan cấp:

• Tổ chức giám định độc lập (như Vinacontrol, Intertek, SGS…)

• Hoặc cơ quan chức năng có thẩm quyền theo lĩnh vực ngành hàng.

Lưu ý: Chứng nhận chất lượng thường được yêu cầu trong các hợp đồng lớn, hàng kỹ thuật cao, hoặc khi đối tác cần xác thực chất lượng khách quan từ bên thứ ba. Doanh nghiệp cần thống nhất với khách hàng về tiêu chuẩn áp dụng trước khi xin cấp.

4.4 Giấy phép xuất khẩu (Export License)

Áp dụng cho: Một số mặt hàng thuộc danh mục quản lý chuyên ngành hoặc hạn chế xuất khẩu, như: phế liệu, tài nguyên khoáng sản, văn hóa phẩm, thiết bị y tế, hàng lưỡng dụng...

Cơ quan cấp:
Tùy từng loại hàng hóa, giấy phép có thể do Bộ Công Thương, Bộ Y tế, Bộ Văn hóa, Bộ Quốc phòng... cấp.

Quy trình xin cấp:

• Doanh nghiệp nộp hồ sơ theo mẫu quy định.

• Chứng minh mục đích, nguồn gốc hợp pháp, và đáp ứng các điều kiện quản lý nhà nước.

Lưu ý: Nếu xuất khẩu không đúng quy định hoặc không có giấy phép, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính, bị thu giữ hàng hoặc cấm xuất khẩu trong thời gian nhất định.

5. Kết luận

Chứng từ xuất khẩu không chỉ là yêu cầu bắt buộc về mặt pháp lý, mà còn là yếu tố quyết định đến tiến độ giao hàng, thanh toán và quyền lợi của doanh nghiệp. Mỗi loại chứng từ – dù bắt buộc hay bổ sung – đều đóng vai trò nhất định trong chuỗi giao dịch quốc tế, từ khâu ký kết hợp đồng đến khi hàng hóa đến tay người mua.

Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình kiểm soát chứng từ rõ ràng, nhất quán và cập nhật liên tục theo quy định hiện hành. Việc đầu tư bài bản vào công tác quản lý chứng từ không chỉ giúp hạn chế rủi ro, mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh khi tham gia thị trường toàn cầu.