Quà tặng khách hàng có được tính chi phí hợp lý không?

1. Quà tặng khách hàng có được tính chi phí hợp lý không?

Có. Quà tặng khách hàng được tính vào chi phí hợp lý (chi phí được trừ khi tính thuế TNDN) nếu doanh nghiệp đáp ứng đúng các điều kiện về mục đích kinh doanh, hóa đơn chứng từ và thanh toán theo quy định.

Ngược lại, nếu làm sai một trong các điều kiện này, chi phí quà tặng rất dễ bị loại khi quyết toán thuế.

2. Điều kiện để quà tặng khách hàng được tính chi phí hợp lý

2.1 Có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh

Quà tặng phải phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, ví dụ:

• Quà tri ân khách hàng

• Quà tặng dịp lễ, Tết

• Quà trong hội nghị, sự kiện khách hàng

• Quà tặng kèm chương trình bán hàng, chăm sóc khách hàng

Nếu quà tặng mang tính cá nhân, không chứng minh được mục đích kinh doanh, cơ quan thuế có quyền loại chi phí.

2.2 Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Doanh nghiệp cần có:

• Hóa đơn mua quà tặng hợp pháp

• Chứng từ thanh toán hợp lệ

• Chứng từ liên quan đến việc tặng quà (kế hoạch, chương trình, danh sách giao nhận…)

Thiếu hóa đơn hoặc chứng từ không hợp lệ là lý do phổ biến nhất khiến chi phí bị loại.

2.3 Thanh toán không dùng tiền mặt nếu từ 20 triệu đồng trở lên

Trường hợp hóa đơn mua quà tặng từ 20 triệu đồng/lần trở lên, doanh nghiệp bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, thanh toán qua ngân hàng).

Nếu thanh toán bằng tiền mặt trong trường hợp này, chi phí quà tặng không được tính là chi phí hợp lý, dù có hóa đơn.

3. Tặng quà cho khách hàng có phải xuất hóa đơn không?

Có. Theo quy định về hóa đơn, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn khi biếu, tặng quà cho khách hàng, kể cả trong trường hợp:

• Không thu tiền

• Quà tặng miễn phí

• Quà tri ân, quà khuyến mại cho khách hàng

Việc biếu, tặng hàng hóa được xem là hình thức cung ứng hàng hóa, nên vẫn phải lập hóa đơn như khi bán hàng.

Giá ghi trên hóa đơn là giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm biếu, tặng, không được ghi giá 0 đồng.

Trường hợp không xuất hóa đơn khi tặng quà cho khách hàng, doanh nghiệp có thể:

• Bị xử phạt vi phạm về hóa đơn

• Bị loại chi phí quà tặng khi quyết toán thuế

• Bị truy thu các khoản thuế liên quan

4. Kết luận

Quà tặng khách hàng được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN nếu doanh nghiệp thực hiện đúng mục đích kinh doanh, đầy đủ hóa đơn chứng từ và thanh toán theo quy định. Đồng thời, khi biếu, tặng quà cho khách hàng, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn, kể cả trường hợp không thu tiền.

Trên thực tế, phần lớn rủi ro không nằm ở việc có được tính chi phí hay không, mà nằm ở cách doanh nghiệp thực hiện. Chỉ cần thiếu hóa đơn, thanh toán sai hình thức hoặc không chứng minh được mục đích kinh doanh, chi phí quà tặng rất dễ bị loại khi quyết toán thuế.

Vì vậy, để đảm bảo chi phí quà tặng khách hàng được chấp nhận, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ rõ ràng ngay từ đầu và tuân thủ đầy đủ các quy định về hóa đơn, chứng từ và thanh toán.