Mọi hoạt động ký kết hợp đồng, làm việc với cơ quan Thuế hay đại diện trước pháp luật của công ty đều cần có người đứng ra thực hiện. Trong môi trường doanh nghiệp, chúng ta thường nghe đến hai khái niệm: Người đại diện theo pháp luật và Người đại diện theo ủy quyền.

Dù đều là đại diện hợp pháp nhưng quyền hạn, trách nhiệm và cách thức vận hành của 2 vị trí này hoàn toàn khác nhau. Bài viết này sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng, chi tiết nhất để vận dụng đúng quy định pháp luật, tránh các rủi ro pháp lý đáng tiếc.

1. Điểm giống nhau giữa người đại diện theo pháp luật và đại diện theo ủy quyền

Dù bản chất pháp lý khác nhau, nhưng cả 2 vị trí này đều có những điểm chung cốt lõi sau:

• Tư cách hợp pháp: Đều là đại diện hợp pháp, thay mặt doanh nghiệp để làm việc, ký kết với các cơ quan nhà nước, đối tác, khách hàng.

• Trách nhiệm pháp lý: Mọi hành vi, quyết định của họ trong phạm vi đại diện đều làm phát sinh quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Họ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, cẩn trọng để bảo vệ lợi ích doanh nghiệp.

• Tiêu chuẩn cơ bản: Đều có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài (phải đáp ứng các điều kiện lưu trú và làm việc theo quy định).

• Hậu quả khi chấm dứt: Khi doanh nghiệp bị giải thể, phá sản, sáp nhập hoặc hợp nhất, tư cách đại diện của cả hai nhóm này đều tự động chấm dứt.

2. So sánh chi tiết sự khác biệt 

Để bạn dễ dàng hình dung, hãy theo dõi bảng đối chiếu trực quan dưới đây:

3. Những lưu ý cho chủ doanh nghiệp cần phải nắm

Để giúp các chủ doanh nghiệp và kế toán không bị rối khi áp dụng vào thực tế, hãy lưu ý 3 nguyên tắc "bình dân học vụ" sau:

3.1 Ký thay nhưng thiếu Giấy ủy quyền

Nhiều giám đốc đi công tác thường nhắn tin: "Em cứ ký thay anh hợp đồng này đi". Về mặt pháp lý, tin nhắn này không có giá trị. Người đại diện theo ủy quyền bắt buộc phải có Văn bản ủy quyền hợp pháp (có ký tên, đóng dấu). Nếu ký thay mà không có giấy ủy quyền, hợp đồng đó hoàn toàn có thể bị vô hiệu.

3.2 Trách nhiệm cuối cùng thuộc về ai?

Nhiều người nghĩ rằng: "Tôi đã ủy quyền cho anh A đi ký hợp đồng, nếu anh A làm sai thì anh A chịu". Sai hoàn toàn! Người đại diện theo ủy quyền chỉ là người "làm thay", còn trách nhiệm cuối cùng trước đối tác và pháp luật vẫn thuộc về doanh nghiệp và người đại diện theo pháp luật (người đi ủy quyền). Bạn chỉ có thể phạt nội bộ hoặc kiện bồi thường dân sự với anh A sau đó.

3.3 Quản lý thời hạn ủy quyền

Giấy ủy quyền bắt buộc phải ghi rõ thời hạn (Ví dụ: Từ ngày... đến ngày... hoặc Cho đến khi hoàn thành xong công việc X). Nếu không ghi rõ thời hạn, theo quy định của Bộ luật Dân sự, văn bản ủy quyền sẽ chỉ có hiệu lực 01 năm kể từ ngày xác lập. Kế toán cần kiểm tra kỹ mốc thời gian này trước khi nhận chứng từ, hóa đơn do người được ủy quyền ký.

4. Kết luận 

Hiểu rõ sự khác nhau giữa Người đại diện theo pháp luật và Người đại diện theo ủy quyền giúp doanh nghiệp phân cấp quyền lực rõ ràng, vận hành trơn tru và bảo vệ mình trước các tranh chấp hợp đồng.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần thay đổi người đại diện theo pháp luật trên Giấy phép kinh doanh, hoặc cần soạn thảo các văn bản ủy quyền chuẩn pháp lý để làm việc với ngân hàng, cơ quan Thuế, hãy liên hệ ngay với các đơn vị tư vấn kế toán - pháp lý uy tín để được hỗ trợ thủ tục nhanh chóng, chính xác nhất.