Các trường hợp ngoại lệ không áp dụng hóa đơn điện tử

1. Mở đầu

Từ ngày 01/7/2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Tuy nhiên, pháp luật vẫn quy định một số ngoại lệ đặc thù, cho phép không áp dụng HĐĐT trong những tình huống nhất định. Việc nắm rõ các trường hợp này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh sai phạm khi xuất hóa đơn, mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định trong hoạt động kinh doanh hằng ngày.

2. Cơ sở pháp lý

Các quy định về ngoại lệ khi không áp dụng hóa đơn điện tử hiện nay được xây dựng dựa trên hệ thống văn bản pháp luật sau:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ, trong đó có các trường hợp đặc thù chưa áp dụng HĐĐT.

• Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 123, làm rõ cách thức triển khai hóa đơn điện tử trong thực tế.

• Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025): Cập nhật, bổ sung một số điểm mới liên quan đến việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm cả phạm vi ngoại lệ.

• Quyết định 1306/QĐ-TCT (2025): Ban hành kèm theo danh mục các trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử và hướng dẫn chi tiết về xử lý ngoại lệ trong từng tình huống cụ thể.

Như vậy, doanh nghiệp cần căn cứ vào các văn bản trên để xác định chính xác giao dịch nào được phép không lập hóa đơn điện tử nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật.

3. Các trường hợp ngoại lệ chính

Mặc dù hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc, nhưng pháp luật vẫn quy định một số tình huống đặc thù được miễn áp dụng HĐĐT, cụ thể:

1. Hóa đơn do cơ quan thuế cấp từng lần phát sinh

   • Áp dụng khi doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh không thể tự phát hành hóa đơn điện tử.

   • Cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn có mã theo từng giao dịch cụ thể.

2. Bán lẻ tại siêu thị, trung tâm thương mại cho cá nhân không kinh doanh

   • Trường hợp khách mua hàng tiêu dùng cá nhân và không yêu cầu xuất hóa đơn.

   • Đơn vị bán hàng có thể lập chứng từ bán hàng thay cho hóa đơn điện tử.

3. Tem, vé, thẻ, phiếu có mệnh giá in sẵn

   • Ví dụ: vé xem phim, vé xe buýt, vé tham quan.

   • Đây được xem là chứng từ đặc thù, không bắt buộc chuyển đổi sang HĐĐT.

4. Hóa đơn cho khách hàng nước ngoài

   • Một số tiêu thức trên hóa đơn (như mã số thuế) có thể không bắt buộc ghi khi người mua là tổ chức/cá nhân nước ngoài.

   • Điều này giúp thuận tiện hơn trong giao dịch xuyên biên giới.

5. Giao dịch có giá trị dưới 200.000 đồng/lần

   • Nếu khách hàng không yêu cầu lập hóa đơn, doanh nghiệp được phép ghi gộp vào bảng kê cuối ngày.

   • Tuy nhiên, nếu khách yêu cầu, vẫn phải lập hóa đơn điện tử bình thường.

6. Doanh nghiệp mới thành lập hoặc chưa đủ điều kiện hạ tầng CNTT

   • Trong giai đoạn đầu hoạt động, doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế cấp, đến khi đủ điều kiện thì chuyển sang HĐĐT.

7. Trường hợp bị cơ quan thuế ngừng sử dụng HĐĐT

   • Do vi phạm quy định hoặc có dấu hiệu rủi ro cao về thuế.

   • Trong thời gian này, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn giấy để doanh nghiệp sử dụng tạm thời.

4. Rủi ro nếu áp dụng sai

Nếu doanh nghiệp tự ý áp dụng ngoại lệ khi không đủ điều kiện, hoặc ngược lại, không lập hóa đơn điện tử trong trường hợp bắt buộc, sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro:

• Xử phạt hành chính: Có thể bị phạt tiền do vi phạm quy định về hóa đơn, chứng từ.

• Ngừng cấp mã hóa đơn điện tử: Cơ quan thuế có quyền tạm dừng cấp mã, gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.

• Ảnh hưởng đến quyết toán thuế: Hóa đơn lập sai hoặc thiếu sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý, làm tăng số thuế phải nộp.

• Mất uy tín với đối tác, khách hàng: Thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong quản lý chứng từ.

5. Kết luận

Hóa đơn điện tử là công cụ quản lý bắt buộc trong hoạt động kinh doanh, nhưng vẫn tồn tại một số ngoại lệ hợp pháp mà doanh nghiệp cần nắm rõ. Việc hiểu đúng và áp dụng đúng không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, mà còn đảm bảo quá trình kế toán – thuế diễn ra minh bạch, thuận lợi.

Do đó, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật quy định mới, đối chiếu từng giao dịch với checklist ngoại lệ, và lưu trữ chứng từ đầy đủ để chứng minh tính hợp lệ khi cần. Trong trường hợp có vướng mắc, việc tham khảo ý kiến từ chuyên gia kế toán – thuế là giải pháp an toàn và hiệu quả.