Chưa phát hành hóa đơn mà đã bán hàng thì xử lý thế nào?

1. Quy định về thời điểm lập hóa đơn

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. Nói cách khác, ngay khi doanh nghiệp đã giao hàng cho khách hoặc đã cung cấp xong dịch vụ, bạn phải phát hành hóa đơn điện tử tương ứng.

Đối với người mới, có thể hiểu đơn giản:

“Hàng đi – hóa đơn phải đi theo. Dịch vụ xong – hóa đơn phải lập ngay.”

Thế nào được coi là “chưa xuất hóa đơn mà đã bán hàng”?

Trường hợp này xảy ra khi doanh nghiệp đã giao hàng, đã hoàn thành dịch vụ, đã thu tiền hoặc khách đã sử dụng sản phẩm, nhưng hóa đơn lại chưa được phát hành đúng thời điểm. Một số tình huống phổ biến:

• Giao hàng cho khách nhưng quên lập hóa đơn trong ngày.

• Đã nghiệm thu dịch vụ nhưng kế toán lập hóa đơn vào ngày khác.

• Thu tiền bán lẻ nhưng cuối ngày không tổng hợp để xuất hóa đơn.

• Nhân viên bán hàng đã hoàn thành giao dịch nhưng không thông báo cho kế toán.

Khi rơi vào nhóm này, cơ quan thuế đánh giá là lập hóa đơn chậm so với thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn, và doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu không có lý do hợp lý.

2. Rủi ro khi lập hóa đơn chậm

Lập hóa đơn không đúng thời điểm là lỗi thường gặp nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro về thuế. Doanh nghiệp không chỉ bị xử phạt hành chính mà còn có thể ảnh hưởng đến chi phí, doanh thu và quyền lợi của khách hàng. Cụ thể:

2.1 Bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP

Nếu lập hóa đơn sau thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 3–8 triệu đồng, tùy theo mức độ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế. Trường hợp hóa đơn lập sai thời điểm nhưng không làm thiếu số thuế phải nộp, mức phạt sẽ thấp hơn.

2.2 Không được tính chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế

Hóa đơn xuất chậm, sai kỳ hoặc không trùng với thời điểm ghi nhận doanh thu – chi phí có thể bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí hợp lệ. Điều này làm tăng số thuế TNDN phải nộp, gây ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận doanh nghiệp.

2.3 Nguy cơ bị đánh giá kê khai thiếu doanh thu

Việc phát hiện hóa đơn muộn có thể khiến cơ quan thuế nghi ngờ doanh nghiệp cố tình trì hoãn ghi nhận doanh thu để giảm nghĩa vụ thuế. Điều này có thể dẫn tới:

• Bị kiểm tra, đối chiếu sâu hơn.

• Nguy cơ bị ấn định thuế hoặc truy thu thuế.

2.4 Khách hàng không được khấu trừ thuế đúng kỳ

Nếu hóa đơn được lập muộn, khách hàng có thể không đưa kịp vào kỳ kê khai thuế GTGT, khiến họ bị dồn sang kỳ sau hoặc mất quyền khấu trừ nếu sai thời điểm nghiêm trọng. Điều này tạo bất tiện và ảnh hưởng quan hệ với đối tác.

3. Cách xử lý theo từng trường hợp

Khi phát hiện việc bán hàng đã diễn ra nhưng hóa đơn chưa được lập, kế toán cần xử lý đúng theo từng thời điểm để hạn chế tối đa rủi ro về thuế. Dưới đây là hướng xử lý chuẩn theo quy định và thực tiễn làm việc với cơ quan thuế.

3.1 Phát hiện trong ngày

Nếu doanh nghiệp phát hiện trong cùng ngày giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, kế toán có thể lập hóa đơn ngay trong ngày.

• Trường hợp này không bị coi là lập hóa đơn chậm, nên không bị phạt.

• Chỉ cần đảm bảo thời điểm lập hóa đơn không vượt sang ngày hôm sau.

3.2 Phát hiện trong kỳ kê khai thuế

(Thường là trong cùng tháng hoặc cùng quý)

• Lập hóa đơn theo đúng ngày thực tế giao hàng/hoàn thành dịch vụ, không phải ngày phát hiện lỗi.

• Hệ thống hóa đơn điện tử cho phép chọn ngày lập hóa đơn trong quá khứ, miễn là trong kỳ kê khai.

• Doanh nghiệp nên chuẩn bị giải trình nội bộ (nếu cơ quan thuế hỏi) nhưng đa phần trường hợp này ít rủi ro phạt nếu không làm thay đổi số thuế phải nộp.

3.3 Phát hiện sau kỳ kê khai

(Qua tháng sau hoặc quý sau)

• Lúc này không được phép lùi ngày hóa đơn về quá khứ.

• Kế toán phải lập hóa đơn theo ngày hiện tại – ngày phát hiện và xuất hóa đơn.

• Doanh nghiệp có thể bị xem là lập hóa đơn chậm, dẫn đến xử phạt theo Nghị định 125/2020.

• Nếu việc xuất hóa đơn muộn làm ghi nhận thiếu doanh thu trong kỳ trước, cơ quan thuế có thể yêu cầu bổ sung tờ khai hoặc truy thu thuế.

3.4 Cơ quan thuế phát hiện

Nếu sai sót được phát hiện trong quá trình thanh tra, kiểm tra hoặc đối chiếu dữ liệu:

• Doanh nghiệp phải lập hóa đơn bổ sung theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

• Cơ quan thuế sẽ ấn định lại doanh thu, truy thu phần thuế thiếu (nếu có).

• Đồng thời áp dụng các mức phạt tương ứng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.

Các trường hợp này thường có mức rủi ro cao nhất vì doanh nghiệp không chủ động phát hiện và khắc phục trước.

4. Hồ sơ cần chuẩn bị khi xuất hóa đơn muộn

Khi doanh nghiệp phải xuất hóa đơn sau thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp chứng minh giao dịch có thật, đồng thời giảm rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Bộ hồ sơ nên bao gồm:

4.1 Hợp đồng, đơn hàng hoặc thỏa thuận mua bán

Đây là căn cứ xác nhận giao dịch đã phát sinh theo đúng nhu cầu của khách hàng. Nội dung cần có: số lượng, giá bán, thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ.

4.2 Biên bản giao nhận hàng hóa hoặc biên bản nghiệm thu dịch vụ

Chứng từ này thể hiện thời điểm thực tế giao hàng/hoàn thành dịch vụ. Đây là tài liệu quan trọng nhất để đối chiếu với ngày lập hóa đơn và giải thích vì sao hóa đơn bị xuất muộn.

4.3 Chứng từ thanh toán

Bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, sao kê hoặc xác nhận chuyển khoản.
Chứng từ thanh toán giúp chứng minh dòng tiền liên quan đến giao dịch, hỗ trợ cơ quan thuế xác nhận tính hợp lệ của doanh thu và chi phí.

4.4 Biên bản giải trình lý do lập hóa đơn chậm

Được lập khi thời điểm xuất hóa đơn không trùng ngày giao hàng. Nội dung thường gồm:

• Lý do phát sinh chậm (sai sót nội bộ, hệ thống lỗi, nhân viên mới, chưa cập nhật thông tin…).

• Xác nhận của bộ phận kinh doanh/kho/kế toán.

• Đề nghị cơ quan thuế chấp thuận việc lập hóa đơn theo ngày hiện tại.

Biên bản này đặc biệt hữu ích trong trường hợp doanh nghiệp bị kiểm tra hoặc cần chứng minh rằng việc xuất hóa đơn muộn không nhằm mục đích trốn thuế.

5. Mức phạt tóm tắt

Khi doanh nghiệp lập hóa đơn muộn so với thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, mức phạt sẽ được áp dụng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, tùy theo việc sai sót có ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế hay không. Tóm tắt như sau:

5.1 Trường hợp lập hóa đơn chậm nhưng không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp

Áp dụng khi giao dịch có thật, doanh thu – chi phí đã được ghi nhận đúng kỳ, và việc xuất hóa đơn muộn không làm thiếu thuế GTGT hoặc TNDN.

• Mức phạt: 3.000.000 – 4.000.000 đồng.

• Đây là trường hợp phổ biến nhất đối với doanh nghiệp chỉ quên lập hóa đơn trong ngày hoặc trong kỳ.

5.2 Trường hợp lập hóa đơn chậm dẫn đến thiếu doanh thu, thiếu thuế

Áp dụng khi việc xuất hóa đơn muộn khiến doanh nghiệp khai thiếu doanh thu, làm giảm số thuế GTGT hoặc TNDN phải nộp trong kỳ trước.

• Mức phạt: 4.000.000 – 8.000.000 đồng.

• Kèm theo đó là:

  • Truy thu số thuế thiếu.

  • Tiền chậm nộp theo tỷ lệ 0,03%/ngày.

Các trường hợp bị cơ quan thuế phát hiện qua thanh tra, kiểm tra thường rơi vào nhóm này vì doanh thu bị ghi nhận chậm gây ảnh hưởng trực tiếp tới nghĩa vụ thuế.

6. Cách phòng tránh lập hóa đơn muộn

Để tránh rủi ro phạt và đảm bảo dữ liệu hóa đơn – doanh thu luôn chính xác, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ từ khâu bán hàng đến khâu kế toán. Một số giải pháp hiệu quả gồm:

6.1 Kiểm soát quy trình bán hàng – giao hàng – xuất hóa đơn

Doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình nội bộ theo hướng:

• Bộ phận bán hàng/bộ phận giao nhận phải thông báo ngay cho kế toán khi giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ.

• Kế toán theo dõi danh sách giao hàng mỗi ngày để đối chiếu và lập hóa đơn kịp thời.

• Thiết lập quy định nội bộ về thời hạn lập hóa đơn (ví dụ: tối đa trong ngày).

Việc phân rõ trách nhiệm giữa các bộ phận giúp giảm tối đa tình trạng “quên lập hóa đơn”.

6.2 Đối chiếu chứng từ định kỳ

• Đối chiếu số lượng đơn hàng giao – nghiệm thu với hóa đơn đã phát hành.

• So khớp báo cáo bán hàng, phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu, phiếu thu và dòng tiền.

• Kịp thời phát hiện các giao dịch chưa lập hóa đơn hoặc sai ngày.

Các doanh nghiệp có nhiều đơn hàng mỗi ngày nên thực hiện đối chiếu theo ngày hoặc theo tuần để không bỏ sót.

6.3 Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có tính năng nhắc hạn

Nhiều phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay hỗ trợ:

• Nhắc lịch lập hóa đơn theo đơn hàng.

• Kết nối trực tiếp với hệ thống bán hàng/kho để tự động đối chiếu.

• Hạn chế tình trạng nhập sai ngày hoặc lập hóa đơn chậm.

Việc ứng dụng công nghệ giúp doanh nghiệp giảm sai sót thủ công, đồng thời nâng cao tính tuân thủ khi làm việc với cơ quan thuế.