Doanh nghiệp có cần đăng ký chữ ký số nếu không kê khai online?

1. Chữ ký số và cơ sở pháp lý 

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa bằng công nghệ, giúp xác nhận danh tính của người ký trong các giao dịch điện tử. Nó có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay khi được sử dụng đúng quy định. Trong môi trường doanh nghiệp, chữ ký số thường dùng để nộp thuế, khai BHXH, ký hợp đồng điện tử hoặc phát hành hóa đơn.

Theo Điều 26 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, tổ chức/cá nhân có thể lựa chọn:

• Ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số công cộng, hoặc

• Đăng nhập bằng tài khoản đăng ký kinh doanh do Cổng Dịch vụ công cấp.

Như vậy, pháp luật cho phép nhiều phương thức xác thực, không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong mọi trường hợp.

2. Trường hợp bắt buộc dùng chữ ký số

Mặc dù pháp luật không yêu cầu mọi doanh nghiệp phải đăng ký chữ ký số ngay từ đầu, vẫn có những trường hợp bắt buộc phải sử dụng nếu doanh nghiệp tham gia các giao dịch điện tử với cơ quan Nhà nước. Dưới đây là 3 nhóm giao dịch phổ biến buộc phải có chữ ký số:

2.1 Phát hành hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kể từ năm 2022, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (trừ một số trường hợp đặc thù). Để phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số để ký xác nhận tính pháp lý của hóa đơn.

2.2 Kê khai và nộp thuế điện tử

Trong hệ thống Thuế điện tử của Tổng cục Thuế (Etax), chữ ký số là công cụ xác thực duy nhất được chấp nhận để:

• Kê khai thuế định kỳ,

• Nộp tờ khai thuế,

• Ký cam kết hoàn thuế hoặc các văn bản liên quan.

Không có chữ ký số, doanh nghiệp không thể thực hiện nộp thuế online, buộc phải thực hiện nộp trực tiếp (mất thời gian và rủi ro lỗi hồ sơ).

2.3 Kê khai bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử

Tương tự như thuế, việc kê khai và đóng BHXH bắt buộc qua cổng dịch vụ công (như efy-eBHXH, IVAN, BHXH Việt Nam) đều yêu cầu có chữ ký số để ký nộp hồ sơ, báo tăng – giảm lao động, điều chỉnh thông tin…

3. Trường hợp không kê khai online

Không phải mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải đăng ký chữ ký số ngay từ khi thành lập. Trong thực tế, có nhiều doanh nghiệp chưa phát sinh hoạt động kinh doanh hoặc chưa tham gia bất kỳ giao dịch điện tử nào với cơ quan nhà nước, chẳng hạn như:

• Chưa phát hành hóa đơn,

• Chưa nộp tờ khai thuế điện tử,

• Chưa tham gia đóng bảo hiểm xã hội qua mạng.

3.1 Không bắt buộc phải có chữ ký số

Trong các trường hợp trên, doanh nghiệp không bắt buộc phải đăng ký chữ ký số. Thay vào đó, nếu chỉ thực hiện nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hoặc thay đổi thông tin trên Cổng đăng ký quốc gia, bạn hoàn toàn có thể sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh (ĐKKD) được cấp miễn phí bởi Bộ Kế hoạch & Đầu tư.

Tài khoản ĐKKD đủ điều kiện xác thực và ký số trên hệ thống đăng ký kinh doanh mà không cần mua chữ ký số riêng biệt.

3.2 Lưu ý khi chọn hình thức xác thực

3.3 Gợi ý cho doanh nghiệp mới

• Nếu bạn mới thành lập và chỉ cần đăng ký thông tin doanh nghiệp, thì tài khoản ĐKKD là đủ.

• Khi doanh nghiệp bắt đầu phát sinh giao dịch thuế, hóa đơn, BHXH, bạn có thể đăng ký chữ ký số sau – hoàn toàn không ảnh hưởng đến hồ sơ trước đó.

4. So sánh Tài khoản ĐKKD và Chữ ký số

Khi thực hiện các thủ tục trực tuyến, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa hai hình thức xác thực: Tài khoản đăng ký kinh doanh (ĐKKD) hoặc Chữ ký số công cộng. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giúp bạn dễ dàng phân biệt và chọn phương án phù hợp:

• Nếu bạn chỉ thực hiện đăng ký doanh nghiệp ban đầu, tài khoản ĐKKD là phương án tiện lợi và tiết kiệm.

• Nếu bạn dự định kê khai thuế, xuất hóa đơn, hoặc thực hiện giao dịch điện tử, chữ ký số sẽ là giải pháp bắt buộc và toàn diện hơn.

5. Kết luận 

Chữ ký số không phải là yêu cầu bắt buộc với mọi doanh nghiệp, đặc biệt nếu bạn không thực hiện kê khai thuế, phát hành hóa đơn, hay giao dịch bảo hiểm xã hội online. Trong trường hợp đó, tài khoản đăng ký kinh doanh là đủ để bạn hoàn tất thủ tục thành lập doanh nghiệp và thay đổi thông tin pháp lý.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bắt đầu đi vào hoạt động thực tế, phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc cần mở rộng giao dịch điện tử với cơ quan Nhà nước, việc sở hữu chữ ký số là điều gần như không thể thiếu.