Quy trình hợp thức hóa chi phí quảng cáo và tiếp thị trong báo cáo tài chính

Trong thời đại kinh doanh số bùng nổ, chi phí quảng cáo và tiếp thị ngày càng chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Đây là khoản đầu tư giúp tăng độ nhận diện thương hiệu, thu hút khách hàng và thúc đẩy doanh thu. Tuy nhiên, không phải mọi khoản chi đều tự động được ghi nhận là chi phí hợp lý trong báo cáo tài chính hay được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa, thường gặp khó khăn trong việc chứng minh và hợp thức hóa các khoản chi quảng cáo, như: hóa đơn không hợp lệ, thanh toán bằng tiền mặt sai quy định, hoặc không nộp thuế nhà thầu cho các dịch vụ từ Google, Facebook…

1. Chi phí quảng cáo và tiếp thị là gì?

Trong kế toán, chi phí quảng cáo và tiếp thị bao gồm tất cả các khoản tiền doanh nghiệp chi ra để giới thiệu, quảng bá sản phẩm, dịch vụ và xây dựng thương hiệu, nhằm thu hút khách hàng và tăng doanh thu. Đây được xem là một khoản đầu tư quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Các chi phí này có thể được phân loại thành nhiều hình thức khác nhau, bao gồm:

• Quảng cáo truyền thống: Chi phí liên quan đến quảng cáo trên TV, báo chí, radio.
• Quảng cáo trực tuyến: Chi phí cho các hoạt động quảng cáo trên nền tảng internet như Google Ads, Facebook Ads và các website khác.
• Chi phí sự kiện, tài trợ, khuyến mãi: Các khoản chi để tổ chức sự kiện, tài trợ cho các hoạt động và thực hiện các chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng.
• Chi phí thuê KOLs, sản xuất nội dung: Chi phí trả cho người nổi tiếng để quảng bá và chi phí để tạo ra các nội dung truyền thông như bài viết, video, hình ảnh.

Việc hiểu rõ khái niệm và phân loại các loại chi phí quảng cáo và tiếp thị là rất quan trọng để doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả ngân sách, đánh giá hiệu quả của từng hoạt động và đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của các khoản chi phí này trong báo cáo tài chính theo quy định.

2. Điều kiện để chi phí quảng cáo được coi là hợp lý

Để chi phí quảng cáo và tiếp thị được xem là hợp lý và được trừ khi tính thuế, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh: Chi phí phải phục vụ trực tiếp cho việc sản xuất, kinh doanh, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của doanh nghiệp.
• Đầy đủ chứng từ hợp pháp: Cần có hóa đơn GTGT (nếu có), hóa đơn bán hàng, hóa đơn điện tử (từ nhà cung cấp nước ngoài), biên bản nghiệm thu, hợp đồng và các chứng từ liên quan khác theo quy định.
• Thanh toán không dùng tiền mặt (với hóa đơn từ 20 triệu VNĐ): Các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải được thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, thẻ, hoặc các phương thức không dùng tiền mặt khác.
• Nộp thuế nhà thầu (nếu có): Đối với dịch vụ từ nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam, doanh nghiệp phải thực hiện khấu trừ và nộp thuế nhà thầu.

3. Quy trình hợp thức hóa chi phí quảng cáo

Để đảm bảo các khoản chi phí quảng cáo và tiếp thị của doanh nghiệp được ghi nhận hợp lệ trong báo cáo tài chính và được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, cần tuân thủ một quy trình chặt chẽ qua các bước sau:

Bước 1: Ký hợp đồng và lập kế hoạch chi phí:

Có hợp đồng dịch vụ rõ ràng với nhà cung cấp: Trước khi triển khai bất kỳ hoạt động quảng cáo nào, doanh nghiệp cần ký kết hợp đồng dịch vụ chi tiết với nhà cung cấp (công ty quảng cáo, KOLs, nhà in ấn...). Hợp đồng cần nêu rõ các thông tin sau:

• Thông tin chi tiết về dịch vụ cung cấp (nội dung quảng cáo, thời gian thực hiện, kênh thực hiện, số lượng, v.v.).
• Đơn giá và tổng giá trị hợp đồng.
• Điều khoản thanh toán (thời gian, phương thức thanh toán).
• Trách nhiệm của các bên.
• Các điều khoản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng.
• Các phụ lục kèm theo (nếu có), ví dụ như kế hoạch truyền thông chi tiết, bảng báo giá cụ thể cho từng hạng mục.

Dự toán và phân bổ ngân sách theo từng chiến dịch (nếu có): Đối với các chiến dịch quảng cáo lớn hoặc phức tạp, việc lập dự toán chi tiết và phân bổ ngân sách cho từng hạng mục (ví dụ: chi phí quảng cáo trên Facebook, chi phí thuê KOLs, chi phí sản xuất video...) sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả và có cơ sở để đối chiếu, kiểm soát sau này. Kế hoạch này có thể được phê duyệt bởi cấp quản lý có thẩm quyền.

Bước 2: Thu thập và kiểm tra chứng từ:

Đây là bước then chốt để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí. Doanh nghiệp cần thu thập và kiểm tra kỹ lưỡng các loại chứng từ sau:

• Hóa đơn GTGT hợp lệ (trong nước): Đối với các nhà cung cấp dịch vụ quảng cáo trong nước đã đăng ký thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, cần thu thập hóa đơn GTGT. Đảm bảo hóa đơn có đầy đủ thông tin, đúng tên, mã số thuế của cả người mua và người bán, nội dung dịch vụ rõ ràng, ngày tháng phát hành hợp lệ, và tổng tiền thanh toán đúng. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn).

• Hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp quốc tế: Đối với các dịch vụ quảng cáo trực tuyến từ các nền tảng như Google, Facebook, doanh nghiệp sẽ nhận được hóa đơn điện tử. Cần lưu trữ các hóa đơn này cẩn thận (bản mềm và có thể in ra khi cần). Lưu ý kiểm tra các thông tin cơ bản trên hóa đơn.

• Biên bản nghiệm thu dịch vụ: Sau khi dịch vụ quảng cáo được hoàn thành, cần có biên bản nghiệm thu xác nhận khối lượng, chất lượng dịch vụ đã thực hiện đúng theo hợp đồng. Biên bản này cần có chữ ký và đóng dấu (nếu có) của cả đại diện doanh nghiệp và nhà cung cấp. Đối với các dịch vụ liên tục như quảng cáo trực tuyến, có thể có các báo cáo hiệu suất (ví dụ: report từ Google Ads, Facebook Ads) thay thế hoặc bổ sung cho biên bản nghiệm thu.

• Hợp đồng, bảng chi tiết chạy quảng cáo: Cần lưu trữ bản gốc hợp đồng dịch vụ đã ký kết và các bảng chi tiết về kế hoạch chạy quảng cáo (ví dụ: danh sách từ khóa, target đối tượng, ngân sách hàng ngày cho quảng cáo trực tuyến). Các tài liệu này là bằng chứng về sự thỏa thuận và thực hiện dịch vụ.

• Chứng từ thanh toán chuyển khoản ngân hàng: Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, cần có chứng từ chứng minh việc thanh toán đã được thực hiện qua ngân hàng (ủy nhiệm chi, sao kê giao dịch...). Thông tin trên chứng từ thanh toán phải khớp với thông tin trên hóa đơn (số tiền, người nhận).

Bước 3: Kê khai và nộp thuế (nếu có):

• Lập tờ khai thuế nhà thầu cho dịch vụ nước ngoài: Nếu doanh nghiệp mua dịch vụ quảng cáo từ nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam, doanh nghiệp có nghĩa vụ lập tờ khai thuế nhà thầu (mẫu 01/NTNN) và nộp các loại thuế liên quan (thường là thuế GTGT và thuế TNDN) theo quy định. Thời hạn nộp tờ khai và nộp thuế thường là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.

• Nộp thuế và lưu chứng từ đầy đủ: Sau khi lập tờ khai, doanh nghiệp cần thực hiện nộp thuế vào ngân sách nhà nước theo đúng thời hạn. Các chứng từ nộp thuế (giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước có xác nhận của ngân hàng hoặc thông báo nộp thuế điện tử thành công) cần được lưu trữ cẩn thận cùng với các chứng từ khác.

Bước 4: Hạch toán vào phần mềm kế toán:

Sau khi thu thập đầy đủ chứng từ hợp lệ và thực hiện các nghĩa vụ thuế (nếu có), kế toán tiến hành hạch toán chi phí quảng cáo vào sổ sách kế toán:

• Sử dụng tài khoản 641 – Chi phí bán hàng: Thông thường, chi phí quảng cáo và tiếp thị sẽ được hạch toán vào tài khoản 641 (Chi phí bán hàng) theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc tài khoản tương ứng theo các chế độ kế toán khác áp dụng cho doanh nghiệp.

• Có thể hạch toán vào chi phí trả trước (TK 242) nếu phát sinh trước hoạt động kinh doanh hoặc có lợi ích kinh tế kéo dài: Trong một số trường hợp, ví dụ như chi phí cho một chiến dịch quảng cáo lớn kéo dài trong nhiều kỳ kế toán, doanh nghiệp có thể hạch toán ban đầu vào tài khoản chi phí trả trước (TK 242) và sau đó phân bổ dần vào chi phí bán hàng trong các kỳ liên quan. Thời gian phân bổ thường không quá 3 năm.

4. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Để đảm bảo quá trình hợp thức hóa chi phí quảng cáo và tiếp thị diễn ra hiệu quả và tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến những yếu tố sau:

Quản lý Chứng từ Chặt chẽ

Việc thu thập, lưu trữ đầy đủ và đảm bảo tính hợp lệ của mọi chứng từ liên quan (hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán, chứng từ nộp thuế) là vô cùng quan trọng. Chứng từ cần được sắp xếp khoa học và bảo quản theo đúng thời gian quy định.

Ưu tiên Thanh toán Không dùng Tiền mặt

Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán thông qua các hình thức chuyển khoản ngân hàng hoặc các phương thức không dùng tiền mặt khác để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí.

Cập nhật Pháp luật Thuế

Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi và cập nhật các quy định thuế mới, đặc biệt là những thay đổi liên quan đến thương mại điện tử và các dịch vụ xuyên biên giới như quảng cáo trực tuyến, để đảm bảo việc kê khai và nộp thuế (nếu có) được thực hiện đúng theo quy định.

Soạn thảo Hợp đồng Chi tiết

Hợp đồng dịch vụ quảng cáo cần được xây dựng một cách rõ ràng, minh bạch với các điều khoản cụ thể về nội dung dịch vụ, thời gian thực hiện, chi phí, phương thức thanh toán và đặc biệt là các tiêu chí nghiệm thu rõ ràng, tránh các điều khoản chung chung và mơ hồ.

Tăng cường Phối hợp Liên bộ phận

Sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kế toán, marketing và các bộ phận liên quan khác trong quá trình quản lý chi phí quảng cáo là rất cần thiết để đảm bảo thông tin được trao đổi kịp thời và chứng từ được cung cấp đầy đủ.

Xây dựng Quy trình Nội bộ

Doanh nghiệp nên thiết lập các quy trình nội bộ rõ ràng về việc phê duyệt chi phí quảng cáo, thu thập và lưu trữ chứng từ để đảm bảo tính hệ thống và kiểm soát trong quá trình thực hiện.

Đánh giá Hiệu quả Chi phí

Bên cạnh việc hợp thức hóa về mặt chứng từ, doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát và đánh giá hiệu quả của các hoạt động quảng cáo để đảm bảo nguồn lực được sử dụng tối ưu và có những điều chỉnh chiến lược kịp thời.

5. Kết luận

Việc hợp thức hóa chi phí quảng cáo và tiếp thị trong báo cáo tài chính là một quá trình quan trọng, đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật. Đây không chỉ là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp tránh được các rủi ro về thuế và pháp lý, mà còn là một phần không thể thiếu trong việc quản lý tài chính minh bạch và hiệu quả.