10 thủ tục pháp lý cần thực hiện sau khi thành lập doanh nghiệp

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn tất một số thủ tục pháp lý ban đầu. Việc này giúp công ty hoạt động hợp pháp, tránh rủi ro và bị xử phạt. Dưới đây là danh sách 10 việc quan trọng bạn cần thực hiện ngay:

1. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Đây là thủ tục bắt buộc nhằm công khai thông tin doanh nghiệp trên hệ thống quản lý nhà nước, tạo tiền đề để doanh nghiệp hoạt động minh bạch và hợp pháp.

Thời hạn : Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Hình thức thực hiện: Doanh nghiệp nộp hồ sơ công bố nội dung đăng ký qua mạng tại
Website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn

Nội dung cần công bố:

• Tên doanh nghiệp

• Mã số doanh nghiệp

• Địa chỉ trụ sở chính

• Ngành nghề kinh doanh

• Vốn điều lệ

• Thông tin người đại diện theo pháp luật

• Và các nội dung khác đã đăng ký tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Lưu ý quan trọng:

• Việc công bố là nghĩa vụ bắt buộc với mọi doanh nghiệp mới thành lập.

• Trường hợp không công bố hoặc công bố quá thời hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ 1 triệu đến 2 triệu đồng, theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

2. Treo biển hiệu tại trụ sở

Doanh nghiệp cần lắp đặt biển hiệu tại trụ sở chính trước khi bắt đầu hoạt động kinh doanh. Đây là một trong những căn cứ để cơ quan thuế và chính quyền địa phương xác nhận sự hiện diện thực tế của doanh nghiệp tại địa chỉ đã đăng ký.

Nội dung bắt buộc trên biển hiệu: Tên doanh nghiệp (đúng như trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp), Mã số thuế, Địa chỉ trụ sở chính

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm thông tin như số điện thoại, website, email... nếu cần, miễn là không vi phạm quy định về quảng cáo hoặc nội dung cấm.

Vị trí và hình thức thể hiện:

• Biển hiệu phải được treo rõ ràng, dễ nhìn tại trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện (nếu có).

• Có thể sử dụng chất liệu mica, inox, hoặc bảng điện tử tùy theo điều kiện, nhưng phải đảm bảo thể hiện đầy đủ thông tin, không mờ nhòe, không gây hiểu lầm.

• Kích thước và thiết kế cần phù hợp với cảnh quan, kiến trúc xung quanh và không vi phạm quy định của Luật Quảng cáo.

3. Khắc và thông báo mẫu dấu công ty 

Sau khi hoàn tất các thủ tục thành lập, doanh nghiệp cần thực hiện việc khắc con dấu và thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Con dấu được xem là “chữ ký pháp lý” của doanh nghiệp trong các văn bản, hợp đồng, giao dịch hành chính.

Quy định về con dấu doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp được tự quyết định số lượng, hình thức, nội dung và màu mực của con dấu.

• Nội dung con dấu phải có tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.

• Có thể khắc dấu tại bất kỳ đơn vị khắc dấu hợp pháp nào, không cần xin phép công an như trước đây.

Thủ tục thông báo mẫu dấu: Sau khi khắc xong, doanh nghiệp cần tiến hành thông báo mẫu dấu đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư. Thủ tục được thực hiện trực tuyến thông qua: Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Thông tin cần chuẩn bị:

• Mẫu con dấu (bản scan)

• Văn bản thông báo về việc sử dụng con dấu (theo mẫu)

• Tài khoản đăng nhập và chữ ký số của doanh nghiệp để xác nhận

Sau khi hồ sơ hợp lệ, thông tin mẫu dấu sẽ được cập nhật công khai trên hệ thống, và doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng con dấu hợp pháp.

Lưu ý:

• Không thực hiện thông báo mẫu dấu đúng quy định có thể gây khó khăn trong việc ký kết hợp đồng, mở tài khoản ngân hàng, hoặc làm thủ tục hành chính.

• Trường hợp thay đổi mẫu dấu hoặc làm mất con dấu, doanh nghiệp cũng phải thông báo lại mẫu dấu mới.

4. Mở tài khoản ngân hàng & thông báo tài khoản

Sau khi hoàn tất các thủ tục pháp lý ban đầu, doanh nghiệp cần tiến hành mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thông báo số tài khoản đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Đây là bước quan trọng để thực hiện các giao dịch tài chính hợp pháp như nhận thanh toán, chuyển khoản, nộp thuế và trả lương cho người lao động.

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp:

Doanh nghiệp có thể lựa chọn mở tài khoản tại bất kỳ ngân hàng thương mại nào phù hợp với nhu cầu. Hồ sơ mở tài khoản thường bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao y)

• CMND/CCCD của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền

• Điều lệ công ty

• Quyết định bổ nhiệm giám đốc/kế toán trưởng (nếu có yêu cầu)

• Giấy ủy quyền (trong trường hợp người mở tài khoản không phải là người đại diện pháp luật)

Tùy ngân hàng, quy trình và thời gian xử lý có thể dao động từ vài giờ đến 1–2 ngày làm việc.

Thông báo số tài khoản đến Sở Kế hoạch và Đầu tư:

Sau khi mở tài khoản thành công, doanh nghiệp cần thực hiện thông báo tài khoản ngân hàng qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: https://dangkykinhdoanh.gov.vn

Thủ tục thực hiện:

• Đăng nhập bằng tài khoản đăng ký kinh doanh

• Kê khai biểu mẫu thông báo thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp (biểu mẫu II-1)

• Gắn chữ ký số và nộp hồ sơ trực tuyến

Sau khi được chấp thuận, thông tin tài khoản ngân hàng sẽ được cập nhật và lưu trữ trên hệ thống dữ liệu doanh nghiệp quốc gia.

Lưu ý quan trọng:

• Nếu không thông báo tài khoản, doanh nghiệp có thể gặp vướng mắc khi nộp thuế, đăng ký hóa đơn điện tử hoặc tham gia giao dịch với đối tác.

• Doanh nghiệp không bị giới hạn số lượng tài khoản, nhưng chỉ cần thông báo tài khoản chính dùng cho kê khai và giao dịch với cơ quan thuế.

5. Mua chữ ký số (USB Token)

Sau khi mở tài khoản ngân hàng và thực hiện các thủ tục pháp lý cơ bản, doanh nghiệp cần mua chữ ký số (USB Token) để thực hiện các nghĩa vụ thuế và giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước.

Chữ ký số là một thiết bị mã hóa điện tử (dạng USB) dùng để xác nhận danh tính doanh nghiệp trong môi trường mạng. Nó có chức năng tương tự như con dấu pháp lý trong giao dịch giấy tờ truyền thống, nhưng được sử dụng trong các thao tác điện tử như:

• Kê khai và nộp thuế điện tử

• Ký hợp đồng online

• Phát hành hóa đơn điện tử

• Giao dịch bảo hiểm, hải quan, ngân hàng...

Hiện nay có nhiều nhà cung cấp chữ ký số uy tín được Tổng cục Thuế cấp phép hoạt động. Một số đơn vị phổ biến bao gồm: VNPT – CA ,Viettel – CA, FPT – CA, BKAV – CA, NewCA, EFY, TrustCA...

Mỗi nhà cung cấp đều có gói dịch vụ đa dạng (1 năm, 2 năm, 3 năm) kèm theo hỗ trợ kỹ thuật, cài đặt và gia hạn.

Lưu ý khi sử dụng chữ ký số:

• Thiết bị phải được bảo quản cẩn thận, tránh mất mát hoặc rò rỉ thông tin.

• Cần gia hạn đúng hạn để không bị gián đoạn khi nộp tờ khai hoặc phát hành hóa đơn.

• Mỗi chữ ký số thường chỉ sử dụng cho một mã số thuế, không chia sẻ giữa các doanh nghiệp.

6. Kê khai và nộp lệ phí môn bài

Lệ phí môn bài là khoản thu bắt buộc mà doanh nghiệp phải nộp hàng năm căn cứ theo vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư. Dù doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu, nhưng vẫn phải kê khai đúng hạn để tránh bị xử phạt hành chính.

Theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP:

• Doanh nghiệp thành lập mới từ ngày 1/1 đến 31/12 trong năm, được miễn lệ phí môn bài cho năm đầu tiên.

• Miễn lệ phí cũng áp dụng với chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được thành lập trong năm đầu.

Tuy nhiên, miễn nộp không đồng nghĩa với miễn kê khai.

Thời hạn kê khai:

Doanh nghiệp phải nộp tờ khai lệ phí môn bài trước ngày 30/01 của năm sau năm thành lập.
Ví dụ: Doanh nghiệp thành lập ngày 10/10/2024 thì hạn kê khai là trước 30/01/2025.

Hình thức và nơi nộp:

• Kê khai trực tuyến trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế  ( https://thuedientu.gdt.gov.vn ) bằng chữ ký số.

• Sử dụng mẫu tờ khai lệ phí môn bài số 01/LPMB, ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP

7. Đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử

Trong nền kinh tế số hiện nay, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành hình thức bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp. Sau khi thành lập và đã có chữ ký số, doanh nghiệp cần nhanh chóng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế để đảm bảo tuân thủ quy định và đủ điều kiện xuất hóa đơn hợp lệ cho khách hàng.

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

• Chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế chấp thuận. Một số đơn vị phổ biến gồm: MISA, Viettel, VNPT, CyberLotus, EasyInvoice...

• Chuẩn bị chữ ký số (USB Token) để ký hóa đơn.

• Gửi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế: https://thuedientu.gdt.gov.vn

• Đợi phản hồi phê duyệt từ cơ quan thuế (thường trong 1–2 ngày làm việc).

• Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp có thể phát hành và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng.

Một số lưu ý quan trọng:

• Doanh nghiệp không được phép tự ý tạo và sử dụng hóa đơn điện tử nếu chưa được cơ quan thuế chấp thuận.

• Hóa đơn điện tử phải đảm bảo các nội dung bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

• Phải đảm bảo bảo mật thông tin và lưu trữ hóa đơn điện tử đúng thời hạn (tối thiểu 10 năm).

8. Tổ chức bộ máy kế toán / Đăng ký thuế ban đầu

8.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Theo quy định tại Luật Kế toán, mọi doanh nghiệp đều phải tổ chức công tác kế toán. Tùy quy mô và nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Tự bố trí kế toán nội bộ

  • Cử người đảm nhiệm vị trí kế toán viên (yêu cầu có trình độ chuyên môn).

  • Bổ nhiệm kế toán trưởng nếu cần (đối với doanh nghiệp vừa và lớn).

• Thuê dịch vụ kế toán ngoài

  • Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, ít phát sinh nghiệp vụ.

  • Được hỗ trợ trọn gói các công việc kê khai thuế, báo cáo tài chính, sổ sách kế toán.

  • Phải ký hợp đồng dịch vụ kế toán và thông báo cho cơ quan thuế quản lý.

Việc tổ chức công tác kế toán bài bản từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát dòng tiền, theo dõi chi phí, tính thuế chính xác và phục vụ việc gọi vốn, kiểm toán sau này.

8.2  Đăng ký thuế ban đầu

Song song với tổ chức kế toán, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục đăng ký thuế ban đầu, bao gồm:

• Nộp mẫu 08/MST để đăng ký thông tin về:

  • Tài khoản ngân hàng

  • Người phụ trách kế toán hoặc đơn vị kế toán thuê ngoài

  • Địa điểm đặt trụ sở thực tế (nếu có thay đổi so với hồ sơ đăng ký)

• Lựa chọn phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT):

  • Doanh nghiệp có doanh thu từ 3 tỷ trở lên hoặc tự nguyện áp dụng theo phương pháp khấu trừ, cần nộp mẫu 06/GTGT.

  • Nếu không đăng ký khấu trừ, mặc định áp dụng phương pháp trực tiếp trên doanh thu (phổ biến với doanh nghiệp siêu nhỏ).

• Nộp các tờ khai thuế đầu tiên (thuế GTGT, TNCN, tạm tính TNDN…) dù chưa có phát sinh doanh thu.

• Cập nhật thông tin doanh nghiệp đầy đủ trên hệ thống thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn

9. Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động

Khi doanh nghiệp bắt đầu tuyển dụng nhân viên, một trong những nghĩa vụ bắt buộc theo quy định pháp luật là phải đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho người lao động có hợp đồng chính thức. Việc thực hiện đúng quy định này không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động, mà còn giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và bị xử phạt hành chính.

Khi có người lao động làm việc theo hợp đồng có thời hạn từ 1 tháng trở lên, doanh nghiệp có trách nhiệm:

• Ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản

• Thực hiện đăng ký tham gia bảo hiểm cho người lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu làm việc

Mức đóng BHXH bắt buộc hiện nay (tính trên lương đóng BHXH): Doanh nghiệp đóng: 21,5%, Người lao động đóng: 10,5% (Tổng: 32% mức lương đóng BHXH)

Lưu ý:

• Không đăng ký hoặc trốn đóng BHXH có thể bị xử phạt từ 50 triệu đến 75 triệu đồng, hoặc nặng hơn là truy cứu trách nhiệm hình sự (nếu vi phạm kéo dài, có tính chất nghiêm trọng).

• Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị mất uy tín khi tham gia thầu, đánh giá tín nhiệm tài chính hoặc vay vốn ngân hàng.

10. Xin giấy phép con (nếu ngành nghề yêu cầu)

Với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp phải xin thêm “giấy phép con” từ cơ quan nhà nước trước khi hoạt động, dù đã có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Giấy phép con là các loại giấy phép, chứng chỉ hoặc văn bản chấp thuận thể hiện doanh nghiệp đủ điều kiện về cơ sở vật chất, nhân sự và pháp lý để kinh doanh ngành nghề đặc thù.

Ví dụ:

• Kinh doanh thực phẩm → Giấy vệ sinh an toàn thực phẩm

• Dịch vụ kế toán → Chứng chỉ hành nghề + Giấy phép Bộ Tài chính

• Giáo dục, bảo vệ, mỹ phẩm… cũng cần giấy phép riêng.

Lưu ý: Doanh nghiệp không được phép hoạt động nếu chưa có giấy phép con đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Việc vi phạm có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý nghiêm trọng như bị xử phạt hành chính, đình chỉ hoạt động hoặc thậm chí bị thu hồi giấy phép kinh doanh. Do đó, để đảm bảo thực hiện đúng quy định và tránh rủi ro, doanh nghiệp nên chủ động tham khảo ý kiến từ các đơn vị tư vấn pháp lý hoặc kế toán có kinh nghiệm.