Những sai lầm phổ biến khi thành lập doanh nghiệp
Mục lục
Trên hành trình khởi nghiệp, bên cạnh sự hào hứng và quyết tâm, các doanh nhân mới còn phải đối mặt với hàng loạt thách thức, từ việc lựa chọn mô hình kinh doanh phù hợp, quản lý tài chính, đến tuân thủ các quy định pháp lý. Chỉ cần một quyết định sai lầm trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều khó khăn, thậm chí đứng trước nguy cơ thất bại.
Vì vậy, việc nhận diện và phòng tránh những sai lầm phổ biến khi thành lập doanh nghiệp không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tạo ra nền tảng vững chắc để phát triển bền vững. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những sai lầm thường gặp, hậu quả của chúng và cách khắc phục để giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi hơn.
1. Lựa chọn loại hình doanh nghiệp không phù hợp
Một trong những quyết định đầu tiên và quan trọng nhất khi bắt đầu kinh doanh là lựa chọn loại hình doanh nghiệp. Hiện nay, pháp luật Việt Nam quy định nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, phổ biến nhất là Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty Cổ phần và Doanh nghiệp tư nhân. Mỗi loại hình có những đặc điểm pháp lý riêng biệt về cơ cấu tổ chức, chế độ trách nhiệm của chủ sở hữu/thành viên/cổ đông, khả năng huy động vốn, cũng như các nghĩa vụ về thuế và báo cáo tài chính.
Không hiểu rõ sự khác biệt giữa các loại hình như công ty TNHH, cổ phần, doanh nghiệp tư nhân. Đây là sai lầm cốt lõi dẫn đến những hệ quả tiêu cực sau này. Nhiều người mới bắt đầu kinh doanh thường lựa chọn theo cảm tính, nghe theo lời khuyên chung chung hoặc chỉ dựa trên sự quen thuộc mà không thực sự hiểu rõ bản chất và sự khác biệt giữa các loại hình.
2. Đặt tên doanh nghiệp không hợp lệ
Tên doanh nghiệp không chỉ là dấu hiệu nhận diện thương hiệu mà còn phải tuân thủ các quy định pháp luật. Việc đặt tên doanh nghiệp một cách tùy ý, thiếu hiểu biết về các quy định có thể dẫn đến nhiều rắc rối trong quá trình đăng ký và hoạt động.Tên trùng lặp, gây nhầm lẫn hoặc vi phạm quy định pháp luật. Cụ thể:
- Tên trùng lặp: Tên tiếng Việt đề nghị đăng ký không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên đã đăng ký trên phạm vi cả nước.
- Tên gây nhầm lẫn: Tên chứa yếu tố trùng lặp với tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký, sử dụng từ ngữ, ký hiệu không đúng, hoặc có cách phát âm tương tự gây khó phân biệt.
- Vi phạm quy định pháp luật: Sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức chính trị, chính trị - xã hội... làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng khi chưa được chấp thuận, hoặc sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống văn hóa, đạo đức.
3. Địa chỉ trụ sở không hợp pháp
Địa chỉ trụ sở chính là địa điểm giao dịch của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Việc lựa chọn và đăng ký địa chỉ trụ sở hợp pháp là một yêu cầu bắt buộc trong quá trình thành lập doanh nghiệp.
Sử dụng địa chỉ không rõ ràng hoặc không được phép làm trụ sở kinh doanh. Đây là những sai lầm thường gặp liên quan đến địa chỉ trụ sở:
- Địa chỉ không rõ ràng: Việc cung cấp một địa chỉ quá chung chung, thiếu thông tin chi tiết về số nhà, đường phố, hoặc không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp có thể khiến cơ quan đăng ký kinh doanh khó xác định và từ chối hồ sơ.
- Địa chỉ không được phép làm trụ sở kinh doanh: Một số loại hình bất động sản có mục đích sử dụng không phù hợp để đăng ký làm trụ sở doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về đất đai và xây dựng. Ví dụ, nhà ở chung cư (tùy theo quy định cụ thể của từng địa phương và tòa nhà), hoặc các địa điểm không được phép hoạt động kinh doanh theo quy hoạch.
- Sử dụng địa chỉ ảo hoặc địa chỉ không có thật: Việc cố tình cung cấp một địa chỉ không tồn tại hoặc không có quyền sử dụng hợp pháp nhằm mục đích đối phó có thể bị phát hiện và dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng.
4. Chuẩn bị hồ sơ pháp lý không đầy đủ
Để hoàn tất thủ tục thành lập doanh nghiệp, người đăng ký cần chuẩn bị một bộ hồ sơ pháp lý đầy đủ và hợp lệ theo quy định của pháp luật. Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp mà các giấy tờ yêu cầu có thể khác nhau.
Thiếu các giấy tờ cần thiết như điều lệ công ty, danh sách thành viên góp vốn. Việc bỏ sót hoặc chuẩn bị không đúng các giấy tờ quan trọng này là một lỗi phổ biến. Ví dụ:
- Thiếu Điều lệ công ty: Điều lệ công ty là văn bản quan trọng nhất, quy định về cơ cấu tổ chức, vốn điều lệ, quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông, phương thức quản lý và hoạt động của công ty. Thiếu điều lệ hoặc điều lệ sơ sài, không đầy đủ các nội dung bắt buộc sẽ khiến hồ sơ không hợp lệ.
- Thiếu Danh sách thành viên/cổ đông góp vốn: Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần, việc cung cấp danh sách đầy đủ thông tin của các thành viên/cổ đông sáng lập và tỷ lệ vốn góp của từng người là bắt buộc. Thiếu thông tin hoặc kê khai không chính xác sẽ làm hồ sơ bị trả lại.
- Thiếu các giấy tờ tùy thân hợp lệ: Bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu) của chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân, thành viên góp vốn, cổ đông sáng lập và người đại diện theo pháp luật là một phần không thể thiếu của hồ sơ.
- Các giấy tờ khác theo quy định: Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể có thể cần các giấy tờ khác như giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật), quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (đối với nhà đầu tư nước ngoài).
5. Đăng ký ngành nghề kinh doanh không chính xác
Khi thành lập doanh nghiệp, việc xác định và đăng ký ngành nghề kinh doanh là một bước quan trọng để định hướng hoạt động kinh doanh hợp pháp. Các ngành nghề kinh doanh được mã hóa theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
Đăng ký sai hoặc thiếu ngành nghề, không phù hợp với hoạt động thực tế. Đây là những lỗi thường gặp khi đăng ký ngành nghề:
- Đăng ký sai mã ngành: Lựa chọn mã ngành không đúng với hoạt động kinh doanh thực tế của doanh nghiệp. Điều này có thể dẫn đến những vấn đề pháp lý liên quan đến thuế, hóa đơn và các giấy phép con (nếu có).
- Thiếu ngành nghề kinh doanh chính: Không đăng ký ngành nghề mà doanh nghiệp dự định hoạt động chính, dẫn đến việc không được phép thực hiện các hoạt động đó một cách hợp pháp.
- Đăng ký thiếu các ngành nghề liên quan: Bỏ sót các ngành nghề phụ trợ hoặc liên quan đến hoạt động kinh doanh chính, gây khó khăn trong việc mở rộng hoạt động hoặc xuất hóa đơn cho các dịch vụ/sản phẩm liên quan.
- Đăng ký ngành nghề bị cấm hoặc hạn chế: Cố tình đăng ký các ngành nghề mà pháp luật cấm kinh doanh hoặc yêu cầu đáp ứng các điều kiện đặc biệt mà doanh nghiệp chưa đáp ứng được.
6. Thiếu kế hoạch kinh doanh rõ ràng
Kế hoạch kinh doanh là một tài liệu sống, vạch ra các mục tiêu, chiến lược và cách thức để doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đó. Nó đóng vai trò như một bản đồ chỉ dẫn cho sự phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt là trong giai đoạn khởi nghiệp đầy thách thức.
Không có chiến lược phát triển, phân tích thị trường và đối thủ cạnh tranh. Đây là những thiếu sót cơ bản trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh:
- Không có chiến lược phát triển: Thiếu một tầm nhìn dài hạn và các bước đi cụ thể để đạt được tầm nhìn đó. Doanh nghiệp hoạt động mà không có định hướng rõ ràng về sản phẩm/dịch vụ, thị trường mục tiêu, và lợi thế cạnh tranh.
- Không phân tích thị trường: Không nghiên cứu kỹ lưỡng về quy mô thị trường, xu hướng phát triển, nhu cầu của khách hàng mục tiêu, và các yếu tố kinh tế, xã hội ảnh hưởng đến ngành nghề kinh doanh.
- Không phân tích đối thủ cạnh tranh: Không đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, chiến lược hoạt động của các đối thủ hiện tại và tiềm năng để có những đối sách phù hợp.
- Thiếu mục tiêu cụ thể và đo lường được: Không thiết lập các mục tiêu kinh doanh rõ ràng, có thể định lượng được về doanh thu, lợi nhuận, thị phần, và thời gian đạt được.
- Không có kế hoạch marketing và bán hàng: Thiếu các hoạt động cụ thể để tiếp cận khách hàng, xây dựng thương hiệu, và thúc đẩy doanh số.
- Không có kế hoạch hoạt động: Không vạch ra quy trình sản xuất/cung cấp dịch vụ, quản lý chuỗi cung ứng, và các hoạt động vận hành khác.
- Không có kế hoạch quản lý rủi ro: Không nhận diện và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp và không có biện pháp phòng ngừa hoặc ứng phó hiệu quả.
7. Quản lý tài chính kém
Quản lý tài chính hiệu quả là yếu tố sống còn cho bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là trong giai đoạn khởi nghiệp khi nguồn lực còn hạn chế. Việc quản lý tài chính một cách hời hợt, thiếu kế hoạch và kiểm soát chặt chẽ có thể nhanh chóng dẫn đến những khó khăn nghiêm trọng về dòng tiền và khả năng duy trì hoạt động.
Không lập kế hoạch tài chính, chi tiêu vượt quá khả năng. Đây là những biểu hiện rõ ràng của việc quản lý tài chính kém:
- Không lập kế hoạch tài chính: Thiếu dự báo về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, và dòng tiền trong tương lai. Điều này khiến doanh nghiệp không có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và không thể đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.
- Chi tiêu vượt quá khả năng: Việc không kiểm soát chi phí, chi tiêu không hợp lý cho các hoạt động không cần thiết hoặc vượt quá nguồn vốn hiện có sẽ nhanh chóng làm cạn kiệt ngân sách của doanh nghiệp.
- Không theo dõi và phân tích các chỉ số tài chính: Không nắm bắt được các chỉ số quan trọng như tỷ suất lợi nhuận, điểm hòa vốn, vòng quay hàng tồn kho, khả năng thanh toán. Điều này khiến doanh nghiệp không thể đánh giá hiệu quả hoạt động và phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn.
- Không quản lý công nợ hiệu quả: Để phát sinh quá nhiều nợ phải thu hoặc không kiểm soát được nợ phải trả có thể gây ra các vấn đề về dòng tiền và ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
- Không có quỹ dự phòng: Thiếu một khoản tiền dự trữ để đối phó với các tình huống bất ngờ hoặc khó khăn tài chính có thể đẩy doanh nghiệp vào tình thế nguy hiểm khi có sự cố xảy ra.
- Không tách bạch tài chính cá nhân và doanh nghiệp: Việc lẫn lộn giữa tiền của chủ sở hữu và tiền của doanh nghiệp gây khó khăn trong việc theo dõi, kiểm soát và đánh giá hiệu quả kinh doanh thực tế.
- Quyết định đầu tư thiếu cân nhắc: Thực hiện các khoản đầu tư lớn mà không có sự phân tích kỹ lưỡng về hiệu quả và rủi ro có thể gây ra những tổn thất tài chính nghiêm trọng.
8. Mong đợi lợi nhuận ngay lập tức
rong giai đoạn khởi nghiệp, việc xây dựng một doanh nghiệp vững chắc và có lợi nhuận thường đòi hỏi thời gian, sự kiên trì và đầu tư đáng kể. Việc có những kỳ vọng không thực tế về lợi nhuận có thể dẫn đến tâm lý nản lòng và những quyết định sai lầm.
Kỳ vọng thu lợi nhuận nhanh chóng mà không chuẩn bị cho giai đoạn đầu khó khăn. Đây là một suy nghĩ sai lầm phổ biến ở những người mới bắt đầu kinh doanh:
- Đánh giá thấp thời gian hòa vốn: Không lường trước được thời gian cần thiết để doanh nghiệp đạt đến điểm hòa vốn (doanh thu đủ bù đắp chi phí). Nhiều người kỳ vọng có lợi nhuận ngay từ những tháng đầu hoạt động.
- Bỏ qua các chi phí ban đầu: Không tính toán đầy đủ các chi phí khởi nghiệp như chi phí thành lập, chi phí marketing ban đầu, chi phí vận hành trong giai đoạn chưa có doanh thu ổn định.
- Thiếu kiên nhẫn và dễ nản lòng: Khi lợi nhuận không đến nhanh như mong đợi, dễ cảm thấy thất vọng, mất động lực và đưa ra những quyết định vội vàng, thậm chí là từ bỏ.
- Áp lực tài chính quá lớn: Kỳ vọng lợi nhuận sớm có thể tạo ra áp lực tài chính lớn, dẫn đến những quyết định kinh doanh ngắn hạn, không bền vững.
- Không tái đầu tư vào phát triển: Quá tập trung vào việc thu lợi nhuận ngay lập tức có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội tái đầu tư vào nghiên cứu phát triển, marketing, hoặc mở rộng thị trường, làm chậm sự phát triển dài hạn.
- So sánh với những trường hợp thành công nhanh chóng: Dễ bị ảnh hưởng bởi những câu chuyện thành công "qua đêm" mà bỏ qua những nỗ lực và thời gian thực tế mà các doanh nghiệp đó đã trải qua.
9. Không tuân thủ các thủ tục sau khi thành lập
Sau khi hoàn tất quá trình đăng ký và nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp vẫn còn nhiều thủ tục pháp lý quan trọng cần phải thực hiện để có thể hoạt động hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý về sau. Việc bỏ qua hoặc trì hoãn các thủ tục này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng.
Quên đăng ký mã số thuế, mở tài khoản ngân hàng, treo bảng hiệu. Đây là những thủ tục thường bị bỏ qua sau khi thành lập:
- Quên đăng ký mã số thuế: Mã số thuế là một định danh duy nhất của doanh nghiệp đối với cơ quan thuế. Việc không đăng ký mã số thuế hoặc chậm trễ đăng ký sẽ khiến doanh nghiệp không thể thực hiện các nghĩa vụ về thuế, xuất hóa đơn và các giao dịch kinh tế hợp pháp.
- Không mở tài khoản ngân hàng: Doanh nghiệp cần có tài khoản ngân hàng để thực hiện các giao dịch thanh toán, nhận tiền từ khách hàng và thanh toán cho nhà cung cấp. Việc không có tài khoản ngân hàng gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh và có thể vi phạm các quy định về thanh toán không dùng tiền mặt.
- Không treo bảng hiệu tại trụ sở: Theo quy định, doanh nghiệp phải treo biển hiệu tại trụ sở chính. Bảng hiệu phải có tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính và mã số thuế. Việc không treo bảng hiệu hoặc treo không đúng quy cách có thể bị xử phạt hành chính.
- Không thực hiện các thủ tục về hóa đơn: Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hoặc mua hóa đơn giấy (trong giai đoạn chuyển đổi) để phục vụ cho hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ. Việc không thực hiện các thủ tục này sẽ gây khó khăn trong việc xuất hóa đơn hợp lệ.
- Không kê khai và nộp các loại thuế: Doanh nghiệp có nghĩa vụ kê khai và nộp các loại thuế theo quy định của pháp luật, ví dụ như thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế môn bài (lệ phí môn bài). Việc chậm trễ hoặc không thực hiện có thể bị phạt hành chính và truy thu thuế.
- Không thực hiện các nghĩa vụ về bảo hiểm: Doanh nghiệp sử dụng lao động phải thực hiện các thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo quy định.
- Không tuân thủ các quy định về lao động: Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định của pháp luật về hợp đồng lao động, tiền lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, an toàn lao động và các chế độ khác cho người lao động.
- Không thực hiện các báo cáo định kỳ: Doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp các báo cáo định kỳ cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền, ví dụ như báo cáo thuế, báo cáo tài chính. Việc không nộp hoặc nộp chậm có thể bị xử phạt.
- Không cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp: Khi có sự thay đổi về tên, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh.
10. Kết luận
Việc thành lập doanh nghiệp là một bước quan trọng, tiềm ẩn nhiều thách thức. Những sai lầm phổ biến được nêu ra cho thấy sự cần thiết của việc chuẩn bị kỹ lưỡng về kiến thức pháp lý, chiến lược kinh doanh và quản lý tài chính. Để tăng cơ hội thành công, các doanh nhân tương lai cần chủ động tìm hiểu, học hỏi và có thể tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia. Sự cẩn trọng và một kế hoạch chi tiết sẽ là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Mục lục
Trên hành trình khởi nghiệp, bên cạnh sự hào hứng và quyết tâm, các doanh nhân mới còn phải đối mặt với hàng loạt thách thức, từ việc lựa chọn mô hình kinh doanh phù hợp, quản lý tài chính, đến tuân thủ các quy định pháp lý. Chỉ cần một quyết định sai lầm trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều khó khăn, thậm chí đứng trước nguy cơ thất bại.
Vì vậy, việc nhận diện và phòng tránh những sai lầm phổ biến khi thành lập doanh nghiệp không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tạo ra nền tảng vững chắc để phát triển bền vững. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những sai lầm thường gặp, hậu quả của chúng và cách khắc phục để giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi hơn.
1. Lựa chọn loại hình doanh nghiệp không phù hợp
Một trong những quyết định đầu tiên và quan trọng nhất khi bắt đầu kinh doanh là lựa chọn loại hình doanh nghiệp. Hiện nay, pháp luật Việt Nam quy định nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, phổ biến nhất là Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty Cổ phần và Doanh nghiệp tư nhân. Mỗi loại hình có những đặc điểm pháp lý riêng biệt về cơ cấu tổ chức, chế độ trách nhiệm của chủ sở hữu/thành viên/cổ đông, khả năng huy động vốn, cũng như các nghĩa vụ về thuế và báo cáo tài chính.
Không hiểu rõ sự khác biệt giữa các loại hình như công ty TNHH, cổ phần, doanh nghiệp tư nhân. Đây là sai lầm cốt lõi dẫn đến những hệ quả tiêu cực sau này. Nhiều người mới bắt đầu kinh doanh thường lựa chọn theo cảm tính, nghe theo lời khuyên chung chung hoặc chỉ dựa trên sự quen thuộc mà không thực sự hiểu rõ bản chất và sự khác biệt giữa các loại hình.
2. Đặt tên doanh nghiệp không hợp lệ
Tên doanh nghiệp không chỉ là dấu hiệu nhận diện thương hiệu mà còn phải tuân thủ các quy định pháp luật. Việc đặt tên doanh nghiệp một cách tùy ý, thiếu hiểu biết về các quy định có thể dẫn đến nhiều rắc rối trong quá trình đăng ký và hoạt động.Tên trùng lặp, gây nhầm lẫn hoặc vi phạm quy định pháp luật. Cụ thể:
- Tên trùng lặp: Tên tiếng Việt đề nghị đăng ký không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên đã đăng ký trên phạm vi cả nước.
- Tên gây nhầm lẫn: Tên chứa yếu tố trùng lặp với tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký, sử dụng từ ngữ, ký hiệu không đúng, hoặc có cách phát âm tương tự gây khó phân biệt.
- Vi phạm quy định pháp luật: Sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức chính trị, chính trị - xã hội... làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng khi chưa được chấp thuận, hoặc sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống văn hóa, đạo đức.
3. Địa chỉ trụ sở không hợp pháp
Địa chỉ trụ sở chính là địa điểm giao dịch của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Việc lựa chọn và đăng ký địa chỉ trụ sở hợp pháp là một yêu cầu bắt buộc trong quá trình thành lập doanh nghiệp.
Sử dụng địa chỉ không rõ ràng hoặc không được phép làm trụ sở kinh doanh. Đây là những sai lầm thường gặp liên quan đến địa chỉ trụ sở:
- Địa chỉ không rõ ràng: Việc cung cấp một địa chỉ quá chung chung, thiếu thông tin chi tiết về số nhà, đường phố, hoặc không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp có thể khiến cơ quan đăng ký kinh doanh khó xác định và từ chối hồ sơ.
- Địa chỉ không được phép làm trụ sở kinh doanh: Một số loại hình bất động sản có mục đích sử dụng không phù hợp để đăng ký làm trụ sở doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về đất đai và xây dựng. Ví dụ, nhà ở chung cư (tùy theo quy định cụ thể của từng địa phương và tòa nhà), hoặc các địa điểm không được phép hoạt động kinh doanh theo quy hoạch.
- Sử dụng địa chỉ ảo hoặc địa chỉ không có thật: Việc cố tình cung cấp một địa chỉ không tồn tại hoặc không có quyền sử dụng hợp pháp nhằm mục đích đối phó có thể bị phát hiện và dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng.
4. Chuẩn bị hồ sơ pháp lý không đầy đủ
Để hoàn tất thủ tục thành lập doanh nghiệp, người đăng ký cần chuẩn bị một bộ hồ sơ pháp lý đầy đủ và hợp lệ theo quy định của pháp luật. Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp mà các giấy tờ yêu cầu có thể khác nhau.
Thiếu các giấy tờ cần thiết như điều lệ công ty, danh sách thành viên góp vốn. Việc bỏ sót hoặc chuẩn bị không đúng các giấy tờ quan trọng này là một lỗi phổ biến. Ví dụ:
- Thiếu Điều lệ công ty: Điều lệ công ty là văn bản quan trọng nhất, quy định về cơ cấu tổ chức, vốn điều lệ, quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông, phương thức quản lý và hoạt động của công ty. Thiếu điều lệ hoặc điều lệ sơ sài, không đầy đủ các nội dung bắt buộc sẽ khiến hồ sơ không hợp lệ.
- Thiếu Danh sách thành viên/cổ đông góp vốn: Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần, việc cung cấp danh sách đầy đủ thông tin của các thành viên/cổ đông sáng lập và tỷ lệ vốn góp của từng người là bắt buộc. Thiếu thông tin hoặc kê khai không chính xác sẽ làm hồ sơ bị trả lại.
- Thiếu các giấy tờ tùy thân hợp lệ: Bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu) của chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân, thành viên góp vốn, cổ đông sáng lập và người đại diện theo pháp luật là một phần không thể thiếu của hồ sơ.
- Các giấy tờ khác theo quy định: Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể có thể cần các giấy tờ khác như giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật), quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (đối với nhà đầu tư nước ngoài).
5. Đăng ký ngành nghề kinh doanh không chính xác
Khi thành lập doanh nghiệp, việc xác định và đăng ký ngành nghề kinh doanh là một bước quan trọng để định hướng hoạt động kinh doanh hợp pháp. Các ngành nghề kinh doanh được mã hóa theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
Đăng ký sai hoặc thiếu ngành nghề, không phù hợp với hoạt động thực tế. Đây là những lỗi thường gặp khi đăng ký ngành nghề:
- Đăng ký sai mã ngành: Lựa chọn mã ngành không đúng với hoạt động kinh doanh thực tế của doanh nghiệp. Điều này có thể dẫn đến những vấn đề pháp lý liên quan đến thuế, hóa đơn và các giấy phép con (nếu có).
- Thiếu ngành nghề kinh doanh chính: Không đăng ký ngành nghề mà doanh nghiệp dự định hoạt động chính, dẫn đến việc không được phép thực hiện các hoạt động đó một cách hợp pháp.
- Đăng ký thiếu các ngành nghề liên quan: Bỏ sót các ngành nghề phụ trợ hoặc liên quan đến hoạt động kinh doanh chính, gây khó khăn trong việc mở rộng hoạt động hoặc xuất hóa đơn cho các dịch vụ/sản phẩm liên quan.
- Đăng ký ngành nghề bị cấm hoặc hạn chế: Cố tình đăng ký các ngành nghề mà pháp luật cấm kinh doanh hoặc yêu cầu đáp ứng các điều kiện đặc biệt mà doanh nghiệp chưa đáp ứng được.
6. Thiếu kế hoạch kinh doanh rõ ràng
Kế hoạch kinh doanh là một tài liệu sống, vạch ra các mục tiêu, chiến lược và cách thức để doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đó. Nó đóng vai trò như một bản đồ chỉ dẫn cho sự phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt là trong giai đoạn khởi nghiệp đầy thách thức.
Không có chiến lược phát triển, phân tích thị trường và đối thủ cạnh tranh. Đây là những thiếu sót cơ bản trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh:
- Không có chiến lược phát triển: Thiếu một tầm nhìn dài hạn và các bước đi cụ thể để đạt được tầm nhìn đó. Doanh nghiệp hoạt động mà không có định hướng rõ ràng về sản phẩm/dịch vụ, thị trường mục tiêu, và lợi thế cạnh tranh.
- Không phân tích thị trường: Không nghiên cứu kỹ lưỡng về quy mô thị trường, xu hướng phát triển, nhu cầu của khách hàng mục tiêu, và các yếu tố kinh tế, xã hội ảnh hưởng đến ngành nghề kinh doanh.
- Không phân tích đối thủ cạnh tranh: Không đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, chiến lược hoạt động của các đối thủ hiện tại và tiềm năng để có những đối sách phù hợp.
- Thiếu mục tiêu cụ thể và đo lường được: Không thiết lập các mục tiêu kinh doanh rõ ràng, có thể định lượng được về doanh thu, lợi nhuận, thị phần, và thời gian đạt được.
- Không có kế hoạch marketing và bán hàng: Thiếu các hoạt động cụ thể để tiếp cận khách hàng, xây dựng thương hiệu, và thúc đẩy doanh số.
- Không có kế hoạch hoạt động: Không vạch ra quy trình sản xuất/cung cấp dịch vụ, quản lý chuỗi cung ứng, và các hoạt động vận hành khác.
- Không có kế hoạch quản lý rủi ro: Không nhận diện và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp và không có biện pháp phòng ngừa hoặc ứng phó hiệu quả.
7. Quản lý tài chính kém
Quản lý tài chính hiệu quả là yếu tố sống còn cho bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là trong giai đoạn khởi nghiệp khi nguồn lực còn hạn chế. Việc quản lý tài chính một cách hời hợt, thiếu kế hoạch và kiểm soát chặt chẽ có thể nhanh chóng dẫn đến những khó khăn nghiêm trọng về dòng tiền và khả năng duy trì hoạt động.
Không lập kế hoạch tài chính, chi tiêu vượt quá khả năng. Đây là những biểu hiện rõ ràng của việc quản lý tài chính kém:
- Không lập kế hoạch tài chính: Thiếu dự báo về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, và dòng tiền trong tương lai. Điều này khiến doanh nghiệp không có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và không thể đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.
- Chi tiêu vượt quá khả năng: Việc không kiểm soát chi phí, chi tiêu không hợp lý cho các hoạt động không cần thiết hoặc vượt quá nguồn vốn hiện có sẽ nhanh chóng làm cạn kiệt ngân sách của doanh nghiệp.
- Không theo dõi và phân tích các chỉ số tài chính: Không nắm bắt được các chỉ số quan trọng như tỷ suất lợi nhuận, điểm hòa vốn, vòng quay hàng tồn kho, khả năng thanh toán. Điều này khiến doanh nghiệp không thể đánh giá hiệu quả hoạt động và phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn.
- Không quản lý công nợ hiệu quả: Để phát sinh quá nhiều nợ phải thu hoặc không kiểm soát được nợ phải trả có thể gây ra các vấn đề về dòng tiền và ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
- Không có quỹ dự phòng: Thiếu một khoản tiền dự trữ để đối phó với các tình huống bất ngờ hoặc khó khăn tài chính có thể đẩy doanh nghiệp vào tình thế nguy hiểm khi có sự cố xảy ra.
- Không tách bạch tài chính cá nhân và doanh nghiệp: Việc lẫn lộn giữa tiền của chủ sở hữu và tiền của doanh nghiệp gây khó khăn trong việc theo dõi, kiểm soát và đánh giá hiệu quả kinh doanh thực tế.
- Quyết định đầu tư thiếu cân nhắc: Thực hiện các khoản đầu tư lớn mà không có sự phân tích kỹ lưỡng về hiệu quả và rủi ro có thể gây ra những tổn thất tài chính nghiêm trọng.
8. Mong đợi lợi nhuận ngay lập tức
rong giai đoạn khởi nghiệp, việc xây dựng một doanh nghiệp vững chắc và có lợi nhuận thường đòi hỏi thời gian, sự kiên trì và đầu tư đáng kể. Việc có những kỳ vọng không thực tế về lợi nhuận có thể dẫn đến tâm lý nản lòng và những quyết định sai lầm.
Kỳ vọng thu lợi nhuận nhanh chóng mà không chuẩn bị cho giai đoạn đầu khó khăn. Đây là một suy nghĩ sai lầm phổ biến ở những người mới bắt đầu kinh doanh:
- Đánh giá thấp thời gian hòa vốn: Không lường trước được thời gian cần thiết để doanh nghiệp đạt đến điểm hòa vốn (doanh thu đủ bù đắp chi phí). Nhiều người kỳ vọng có lợi nhuận ngay từ những tháng đầu hoạt động.
- Bỏ qua các chi phí ban đầu: Không tính toán đầy đủ các chi phí khởi nghiệp như chi phí thành lập, chi phí marketing ban đầu, chi phí vận hành trong giai đoạn chưa có doanh thu ổn định.
- Thiếu kiên nhẫn và dễ nản lòng: Khi lợi nhuận không đến nhanh như mong đợi, dễ cảm thấy thất vọng, mất động lực và đưa ra những quyết định vội vàng, thậm chí là từ bỏ.
- Áp lực tài chính quá lớn: Kỳ vọng lợi nhuận sớm có thể tạo ra áp lực tài chính lớn, dẫn đến những quyết định kinh doanh ngắn hạn, không bền vững.
- Không tái đầu tư vào phát triển: Quá tập trung vào việc thu lợi nhuận ngay lập tức có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội tái đầu tư vào nghiên cứu phát triển, marketing, hoặc mở rộng thị trường, làm chậm sự phát triển dài hạn.
- So sánh với những trường hợp thành công nhanh chóng: Dễ bị ảnh hưởng bởi những câu chuyện thành công "qua đêm" mà bỏ qua những nỗ lực và thời gian thực tế mà các doanh nghiệp đó đã trải qua.
9. Không tuân thủ các thủ tục sau khi thành lập
Sau khi hoàn tất quá trình đăng ký và nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp vẫn còn nhiều thủ tục pháp lý quan trọng cần phải thực hiện để có thể hoạt động hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý về sau. Việc bỏ qua hoặc trì hoãn các thủ tục này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng.
Quên đăng ký mã số thuế, mở tài khoản ngân hàng, treo bảng hiệu. Đây là những thủ tục thường bị bỏ qua sau khi thành lập:
- Quên đăng ký mã số thuế: Mã số thuế là một định danh duy nhất của doanh nghiệp đối với cơ quan thuế. Việc không đăng ký mã số thuế hoặc chậm trễ đăng ký sẽ khiến doanh nghiệp không thể thực hiện các nghĩa vụ về thuế, xuất hóa đơn và các giao dịch kinh tế hợp pháp.
- Không mở tài khoản ngân hàng: Doanh nghiệp cần có tài khoản ngân hàng để thực hiện các giao dịch thanh toán, nhận tiền từ khách hàng và thanh toán cho nhà cung cấp. Việc không có tài khoản ngân hàng gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh và có thể vi phạm các quy định về thanh toán không dùng tiền mặt.
- Không treo bảng hiệu tại trụ sở: Theo quy định, doanh nghiệp phải treo biển hiệu tại trụ sở chính. Bảng hiệu phải có tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính và mã số thuế. Việc không treo bảng hiệu hoặc treo không đúng quy cách có thể bị xử phạt hành chính.
- Không thực hiện các thủ tục về hóa đơn: Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hoặc mua hóa đơn giấy (trong giai đoạn chuyển đổi) để phục vụ cho hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ. Việc không thực hiện các thủ tục này sẽ gây khó khăn trong việc xuất hóa đơn hợp lệ.
- Không kê khai và nộp các loại thuế: Doanh nghiệp có nghĩa vụ kê khai và nộp các loại thuế theo quy định của pháp luật, ví dụ như thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế môn bài (lệ phí môn bài). Việc chậm trễ hoặc không thực hiện có thể bị phạt hành chính và truy thu thuế.
- Không thực hiện các nghĩa vụ về bảo hiểm: Doanh nghiệp sử dụng lao động phải thực hiện các thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo quy định.
- Không tuân thủ các quy định về lao động: Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định của pháp luật về hợp đồng lao động, tiền lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, an toàn lao động và các chế độ khác cho người lao động.
- Không thực hiện các báo cáo định kỳ: Doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp các báo cáo định kỳ cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền, ví dụ như báo cáo thuế, báo cáo tài chính. Việc không nộp hoặc nộp chậm có thể bị xử phạt.
- Không cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp: Khi có sự thay đổi về tên, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh.
10. Kết luận
Việc thành lập doanh nghiệp là một bước quan trọng, tiềm ẩn nhiều thách thức. Những sai lầm phổ biến được nêu ra cho thấy sự cần thiết của việc chuẩn bị kỹ lưỡng về kiến thức pháp lý, chiến lược kinh doanh và quản lý tài chính. Để tăng cơ hội thành công, các doanh nhân tương lai cần chủ động tìm hiểu, học hỏi và có thể tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia. Sự cẩn trọng và một kế hoạch chi tiết sẽ là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Tác giả của bài viết
Chúng tôi đến từ công ty Miền Nam!
