Thực tập sinh là nguồn nhân lực được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm hỗ trợ công việc, đồng thời tạo cơ hội cho sinh viên và người mới ra trường tích lũy kinh nghiệm thực tế. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn khi tuyển dụng thực tập sinh có bắt buộc ký hợp đồng lao động hay không, hay chỉ cần ký thỏa thuận thực tập là đủ.

Việc xác định đúng loại hợp đồng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định của pháp luật mà còn hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình sử dụng lao động.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khi nào phải ký hợp đồng lao động, khi nào chỉ cần ký thỏa thuận thực tập và những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần biết.

1. Thực tập sinh là gì?

Thực tập sinh là người tham gia làm việc tại doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định nhằm học hỏi kiến thức, rèn luyện kỹ năng và tiếp cận môi trường làm việc thực tế.

Đối tượng thực tập thường bao gồm:

• Sinh viên đang học tại các trường đại học, cao đẳng hoặc trung cấp.
• Người mới tốt nghiệp muốn tích lũy kinh nghiệm.
• Người tham gia các chương trình đào tạo nghề hoặc chuyển đổi nghề nghiệp.

Mục tiêu chính của hoạt động thực tập là đào tạo và tích lũy kinh nghiệm, thay vì tạo ra quan hệ lao động theo nghĩa thông thường.

2. Tuyển dụng thực tập sinh có bắt buộc ký hợp đồng lao động không?

Câu trả lời là không phải trong mọi trường hợp.

Việc có phải ký hợp đồng lao động hay không phụ thuộc vào bản chất của mối quan hệ giữa doanh nghiệp và thực tập sinh, chứ không phụ thuộc vào tên gọi là "thực tập sinh".

Nếu giữa hai bên phát sinh đầy đủ các yếu tố của quan hệ lao động theo quy định của pháp luật thì doanh nghiệp phải ký hợp đồng lao động.

Ngược lại, nếu mục đích chủ yếu là học tập, trải nghiệm nghề nghiệp và doanh nghiệp chỉ hướng dẫn, hỗ trợ thực tập thì hai bên có thể ký thỏa thuận hoặc hợp đồng thực tập.

3. Khi nào doanh nghiệp phải ký hợp đồng lao động với thực tập sinh?

Doanh nghiệp nên ký hợp đồng lao động nếu thực tập sinh đáp ứng các dấu hiệu sau:

3.1 Thực hiện công việc như một nhân viên chính thức

Người thực tập được giao công việc thường xuyên, có trách nhiệm hoàn thành chỉ tiêu, chịu sự quản lý và điều hành của doanh nghiệp như các nhân viên khác.

Ví dụ:

• Làm việc toàn thời gian từ thứ Hai đến thứ Sáu.
• Có KPI hoặc chỉ tiêu doanh số.
• Báo cáo trực tiếp với quản lý.

Trong trường hợp này, quan hệ giữa hai bên có thể được xem là quan hệ lao động.

3.2 Được trả lương để thực hiện công việc

Nếu doanh nghiệp trả tiền công hoặc tiền lương để đổi lấy việc thực hiện công việc thì đây là một trong những dấu hiệu quan trọng của hợp đồng lao động.

Khoản tiền này có thể được trả theo:

• Tháng.
• Tuần.
• Ngày.
• Giờ.
• Theo sản phẩm.

Việc gọi khoản tiền là "trợ cấp", "phụ cấp" hay "hỗ trợ" không phải là yếu tố quyết định. Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét bản chất của khoản chi trả.

3.3 Chịu sự quản lý, điều hành của doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp quy định:

• Thời gian làm việc.
• Địa điểm làm việc.
• Nội quy lao động.
• Quy trình thực hiện công việc.
• Kiểm tra kết quả làm việc.

thì đây đều là những dấu hiệu của quan hệ lao động.

4. Khi nào chỉ cần ký thỏa thuận thực tập?

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp chỉ cần ký thỏa thuận thực tập hoặc hợp đồng thực tập.

Điều này thường xảy ra khi:

• Người thực tập đến doanh nghiệp để học hỏi kinh nghiệm.
• Có người hướng dẫn trực tiếp.
• Không giao chỉ tiêu doanh số.
• Không bắt buộc tạo ra sản phẩm hoặc doanh thu.
• Không phát sinh quan hệ thuê lao động.

Đây là hình thức phổ biến đối với sinh viên thực tập theo chương trình của nhà trường.

5. Hợp đồng thực tập nên có những nội dung gì?

Mặc dù pháp luật không quy định mẫu hợp đồng thực tập bắt buộc, doanh nghiệp vẫn nên lập văn bản để làm căn cứ trong quá trình thực hiện.

Một thỏa thuận thực tập nên bao gồm:

• Thông tin của doanh nghiệp và thực tập sinh.
• Thời gian thực tập.
• Bộ phận làm việc.
• Người hướng dẫn.
• Nội dung công việc.
• Quyền và nghĩa vụ của các bên.
• Chính sách hỗ trợ (nếu có).
• Cam kết bảo mật thông tin.
• Điều khoản chấm dứt thực tập.

Việc lập văn bản rõ ràng sẽ giúp hạn chế tranh chấp và tạo sự minh bạch giữa các bên.

6. Thực tập sinh có phải tham gia bảo hiểm xã hội không?

Không phải mọi thực tập sinh đều thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Nếu hai bên không phát sinh quan hệ lao động và chỉ ký thỏa thuận thực tập thì thông thường sẽ không thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với thực tập sinh và người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm theo quy định của pháp luật thì doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các nghĩa vụ liên quan.