Điều kiện thay đổi người đại diện theo pháp luật

1. Vì sao cần thay đổi người đại diện?

Trong suốt vòng đời hoạt động, một doanh nghiệp có thể trải qua nhiều giai đoạn phát triển, tái cấu trúc hoặc chuyển giao quyền lực quản lý. Và một trong những thay đổi quan trọng nhưng dễ bị xem nhẹ – đó là việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Người đại diện theo pháp luật không chỉ là người ký tên trên giấy tờ doanh nghiệp, mà còn là "gương mặt pháp lý" chính thức, đại diện công ty làm việc với đối tác, cơ quan nhà nước và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động diễn ra dưới danh nghĩa doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc thay đổi người đại diện không đơn thuần là một thủ tục hành chính – mà là bước chuyển giao mang nhiều ý nghĩa chiến lược và pháp lý.

2. Điều kiện pháp lý để được thay đổi người đại diện

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là một thủ tục pháp lý quan trọng, đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật hiện hành. Để quá trình này diễn ra suôn sẻ và hợp pháp, doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

2.1 Điều kiện về người mới được bổ nhiệm

Người được lựa chọn để đảm nhiệm vị trí người đại diện theo pháp luật phải đáp ứng những tiêu chuẩn nhất định về năng lực và tư cách pháp lý, cụ thể:

• Đủ năng lực hành vi dân sự: Cá nhân được bổ nhiệm phải là người từ đủ 18 tuổi trở lên và có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Điều này có nghĩa là họ có khả năng nhận thức và làm chủ hành vi của mình, không bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự theo quyết định của Tòa án.
• Không thuộc đối tượng bị cấm: Pháp luật Việt Nam quy định rõ các trường hợp không được quyền quản lý doanh nghiệp, bao gồm cả vị trí người đại diện theo pháp luật. Cụ thể, theo khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020, những người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang chấp hành hình phạt tù, đang bị Tòa án cấm hành nghề hoặc cấm đảm nhiệm chức vụ liên quan đến kinh doanh, hoặc những cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật về phá sản sẽ không đủ điều kiện để trở thành người đại diện theo pháp luật.
• Đáp ứng điều kiện nội bộ công ty: Điều lệ công ty đóng vai trò quan trọng trong việc quy định các tiêu chuẩn riêng biệt cho người đại diện theo pháp luật. Do đó, cá nhân được bổ nhiệm phải đáp ứng mọi yêu cầu cụ thể được ghi nhận trong điều lệ (nếu có), chẳng hạn như trình độ học vấn, kinh nghiệm chuyên môn, quốc tịch, hoặc các tiêu chí khác mà các thành viên/cổ đông của công ty đã thống nhất. Trường hợp công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật, việc bổ nhiệm cũng cần tuân thủ quy định về số lượng tối đa và phân định rõ ràng quyền hạn của từng người đại diện như đã được quy định trong điều lệ.

2.2 Điều kiện về sự đồng thuận nội bộ

Sự thay đổi người đại diện theo pháp luật là một quyết định trọng yếu, ảnh hưởng đến hoạt động và định hướng của doanh nghiệp. Do đó, việc thay đổi này phải được sự đồng thuận hợp pháp từ các chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông của công ty:

• Đối với Công ty TNHH một thành viên: Quyết định thay đổi phải được ban hành bởi Chủ sở hữu công ty.
• Đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Quyết định thay đổi phải được thông qua bởi Hội đồng thành viên, với tỷ lệ phiếu bầu đạt ít nhất 65% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp hoặc theo tỷ lệ cao hơn mà điều lệ công ty quy định.
• Đối với Công ty cổ phần: Quyết định thay đổi thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông, phải được thông qua với tỷ lệ phiếu bầu đạt ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp hoặc theo tỷ lệ cao hơn mà điều lệ công ty quy định.

Ngoài ra, quyết định nội bộ này phải hợp pháp, được thể hiện bằng văn bản và kèm theo biên bản họp ghi rõ nội dung biểu quyết.

2.3 Điều kiện về thủ tục hành chính

Sau khi quyết định thay đổi được thông qua nội bộ, doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện các thủ tục hành chính để chính thức hóa việc thay đổi này trước cơ quan nhà nước có thẩm quyền:

• Thông báo thay đổi trong thời hạn luật định: Doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh liên quan đến người đại diện theo pháp luật đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Thời hạn nộp hồ sơ là trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định về việc thay đổi.
• Thông tin người mới phải được cập nhật đồng bộ: Mọi thông tin về người đại diện theo pháp luật mới phải được kê khai chính xác và đầy đủ trong hồ sơ đăng ký, đảm bảo rằng thông tin này sẽ được cập nhật một cách đồng bộ và chính thức trên hệ thống đăng ký kinh doanh quốc gia. Việc cập nhật kịp thời giúp các đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý nhà nước dễ dàng tra cứu và xác minh thông tin.

3. Các ràng buộc và lưu ý khi thực hiện thay đổi

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không chỉ dừng lại ở các điều kiện pháp lý và thủ tục hành chính. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến những ràng buộc và vấn đề thực tế phát sinh để đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ, không ảnh hưởng đến hoạt động liên tục của công ty.

3.1 Các vấn đề liên quan đến việc bàn giao tài khoản và quyền hạn của người đại diện cũ

Khi người đại diện theo pháp luật cũ thay đổi, sẽ có nhiều hệ lụy liên quan đến các giao dịch và quyền hạn mà người này đã thiết lập dưới danh nghĩa công ty:

• Tài khoản ngân hàng: Nếu người đại diện cũ là người duy nhất hoặc là một trong những người có quyền ký duyệt trên tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, việc thay đổi cần được thông báo và thực hiện với ngân hàng càng sớm càng tốt. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thay đổi chủ tài khoản/người được ủy quyền ký duyệt để tránh tình trạng phong tỏa tài khoản hoặc không thể thực hiện các giao dịch tài chính quan trọng.
• Chữ ký số, con dấu, tài khoản thuế điện tử: Chữ ký số và tài khoản thuế điện tử thường được đăng ký và gắn với thông tin của người đại diện theo pháp luật. Khi thay đổi người đại diện, doanh nghiệp cần làm thủ tục thay đổi thông tin chữ ký số, đăng ký lại tài khoản thuế điện tử (nếu cần), và bàn giao, quản lý chặt chẽ con dấu pháp nhân.
• Các hợp đồng, văn bản, ủy quyền đang có hiệu lực: Rà soát tất cả các hợp đồng kinh tế, văn bản cam kết, giấy ủy quyền mà người đại diện cũ đã ký hoặc đang có hiệu lực. Mặc dù về nguyên tắc, các giao dịch này vẫn có hiệu lực pháp lý nhân danh doanh nghiệp, nhưng trong một số trường hợp đặc biệt, đối tác có thể yêu cầu xác nhận lại hoặc phụ lục hợp đồng để đảm bảo tính minh bạch.
• Các giấy phép con, chứng chỉ chuyên ngành: Một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện yêu cầu người đại diện theo pháp luật phải có các chứng chỉ, bằng cấp chuyên môn nhất định. Cần kiểm tra xem người đại diện mới có đáp ứng các điều kiện này không và nếu cần, tiến hành các thủ tục xin cấp đổi, bổ sung giấy phép liên quan.

3.2 Tình trạng pháp lý của doanh nghiệp tại thời điểm thay đổi

Tình trạng pháp lý hiện tại của doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến khả năng hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện:

• Doanh nghiệp đang bị xử phạt hành chính: Nếu doanh nghiệp đang trong quá trình bị xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến đăng ký kinh doanh hoặc các lĩnh vực khác, cơ quan đăng ký kinh doanh có thể tạm dừng việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ thay đổi cho đến khi doanh nghiệp hoàn tất việc chấp hành hình phạt.
• Đang có tranh chấp nội bộ: Các tranh chấp giữa các thành viên, cổ đông hoặc giữa chủ sở hữu với ban lãnh đạo có thể dẫn đến việc hồ sơ thay đổi người đại diện không nhận được sự đồng thuận cần thiết, hoặc thậm chí bị các bên phản đối, khiếu nại lên cơ quan có thẩm quyền, làm gián đoạn và phức tạp hóa quá trình đăng ký.
• Doanh nghiệp đang trong quá trình giải quyết các vụ kiện, tranh chấp với bên thứ ba: Mặc dù không trực tiếp ngăn cản việc thay đổi người đại diện, nhưng việc thay đổi trong giai đoạn này có thể khiến quá trình giải quyết vụ việc phức tạp hơn, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa người đại diện cũ và mới, đặc biệt nếu người đại diện cũ là người trực tiếp tham gia tố tụng.

3.3 Khía cạnh thuế và kế toán

Việc thay đổi người đại diện cũng có những tác động nhất định đến việc quản lý thuế và kế toán của doanh nghiệp:

• Trách nhiệm thuế của người đại diện cũ và mới: Cần phân định rõ trách nhiệm về thuế của người đại diện cũ và mới trong các giai đoạn tương ứng. Mặc dù trách nhiệm chính thuộc về doanh nghiệp, nhưng người đại diện theo pháp luật có thể phải chịu trách nhiệm liên đới trong một số trường hợp.
• Bàn giao sổ sách kế toán, chứng từ: Đảm bảo việc bàn giao đầy đủ, minh bạch toàn bộ sổ sách kế toán, chứng từ, hồ sơ thuế từ người phụ trách cũ (nếu người đại diện đồng thời là người phụ trách kế toán) cho người mới hoặc cho bộ phận kế toán.

4. Kết luận 

Thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là một quy trình cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ chặt chẽ. Nó không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần mà còn liên quan đến các điều kiện pháp lý nghiêm ngặt về tư cách người đại diện, sự đồng thuận nội bộ hợp pháp, và các ràng buộc về bàn giao, tình trạng pháp lý của doanh nghiệp. Việc nắm rõ và đáp ứng đầy đủ các điều kiện này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý, đảm bảo hoạt động liên tục và xử lý quá trình thay đổi một cách nhanh chóng, hiệu quả.