Mất kết nối internet có lập hóa đơn điện tử được không?

Trong thực tế, nhiều kế toán hoặc chủ cửa hàng gặp phải tình huống “trớ trêu” khi đang xuất hóa đơn điện tử thì đột ngột mất kết nối Internet. Máy tính vẫn chạy, phần mềm vẫn mở, nhưng không thể gửi dữ liệu lên cơ quan thuế. Vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp có được phép lập hóa đơn điện tử không, hay phải dừng lại? Đây là thắc mắc phổ biến mà nhiều đơn vị đang gặp phải, và cũng là vấn đề quan trọng cần hiểu rõ để tránh sai sót, vi phạm quy định.

1. Cơ sở pháp lý

Vấn đề lập hóa đơn điện tử khi mất kết nối Internet được quy định tại một số văn bản pháp luật quan trọng:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ, trong đó có yêu cầu về thời điểm lập hóa đơn và trách nhiệm truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.

• Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử, bao gồm hình thức, nguyên tắc xử lý trong các tình huống phát sinh thực tế.

• Thông tư 32/2025/TT-BTC (mới nhất): Bổ sung, cập nhật các quy định liên quan đến việc lập, truyền và lưu trữ hóa đơn điện tử, đồng thời làm rõ hơn về yêu cầu kỹ thuật, kết nối dữ liệu.

Theo các văn bản này, doanh nghiệp có nghĩa vụ:

• Lập hóa đơn đúng thời điểm khi phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

• Truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua hệ thống kết nối Internet.

Như vậy, về nguyên tắc, việc mất mạng không làm thay đổi nghĩa vụ lập hóa đơn, nhưng có thể ảnh hưởng đến thời điểm truyền dữ liệu. Chính vì thế cần nắm rõ cách xử lý trong các tình huống cụ thể.

2. Trường hợp mất kết nối Internet

Trong thực tế, việc mất kết nối Internet khi xuất hóa đơn điện tử là tình huống khá phổ biến. Theo quy định, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn đúng thời điểm khi phát sinh giao dịch, nhưng có thể linh hoạt trong việc xử lý dữ liệu như sau:

• Có thể lập hóa đơn nhưng chưa truyền ngay được: Kế toán vẫn tạo được hóa đơn trên phần mềm, hệ thống sẽ lưu tạm thời và chờ khi có kết nối mạng để gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.

• Lưu nháp hoặc sử dụng thiết bị khác: Trong trường hợp phần mềm hỗ trợ, hóa đơn có thể được lưu dưới dạng nháp hoặc chuyển sang thiết bị có kết nối mạng (máy tính khác, 4G/5G) để gửi đi.

• Trường hợp đặc biệt – cân nhắc dùng hóa đơn giấy: Đối với một số ngành nghề, lĩnh vực được cơ quan thuế cho phép, doanh nghiệp có thể tạm thời sử dụng hóa đơn giấy để không gián đoạn hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, đây chỉ là giải pháp dự phòng và phải có căn cứ rõ ràng.

Tóm lại, khi mất Internet, doanh nghiệp không bị coi là vi phạm nghĩa vụ lập hóa đơn, miễn là vẫn lập đầy đủ trên phần mềm và truyền ngay khi có mạng trở lại.

3. Xử lý khi Internet khôi phục

Ngay sau khi đường truyền Internet hoạt động trở lại, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện các bước xử lý để đảm bảo dữ liệu hóa đơn được cập nhật đầy đủ và đúng hạn:

• Truyền toàn bộ dữ liệu hóa đơn chưa gửi: Các hóa đơn đã lập trong thời gian mất mạng phải được gửi ngay đến cơ quan thuế thông qua phần mềm hóa đơn điện tử.

• Kiểm tra trạng thái hóa đơn: Sau khi truyền, kế toán cần xác nhận xem hóa đơn đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa, tránh tình trạng sót hoặc trùng lặp.

• Xử lý sai sót (nếu có): Nếu phát hiện hóa đơn bị từ chối hoặc có lỗi dữ liệu, phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định.

• Lưu hồ sơ giải trình: Doanh nghiệp nên ghi nhận lại lý do mất kết nối Internet và lưu giữ chứng cứ (biên bản nội bộ, thông báo sự cố, log hệ thống…) để sẵn sàng giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Việc chủ động xử lý ngay khi kết nối được khôi phục sẽ giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ đúng quy định, vừa tránh rủi ro về sai sót và chậm trễ trong kê khai.

4. Rủi ro & lưu ý

Khi mất kết nối Internet trong quá trình lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý những rủi ro sau:

• Nguy cơ bị xử phạt: Nếu hóa đơn không được truyền kịp thời lên cơ quan thuế theo quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

• Sai lệch dữ liệu: Việc lập hóa đơn trong lúc mất mạng, nhưng không kiểm tra kỹ sau khi gửi lại, dễ dẫn đến tình trạng hóa đơn trùng, sai ngày hoặc chưa được chấp nhận.

• Gián đoạn hoạt động kinh doanh: Trường hợp khách hàng yêu cầu hóa đơn ngay, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong khâu thanh toán, giao dịch.

 Để hạn chế các rủi ro trên, doanh nghiệp nên:

• Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có hỗ trợ chế độ offline và đồng bộ tự động khi có mạng trở lại.

• Chuẩn bị kết nối dự phòng (4G/5G, wifi backup, hoặc dùng USB 3G/4G cho máy tính).

• Trang bị UPS (bộ lưu điện) để phòng trường hợp mất điện ảnh hưởng đến cả mạng Internet và thiết bị.

• Có quy trình nội bộ rõ ràng về việc xử lý, kiểm tra hóa đơn sau khi sự cố được khắc phục.

Như vậy, việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn, không bị động khi gặp sự cố mạng, đồng thời giảm thiểu nguy cơ bị phạt hoặc làm gián đoạn công việc.

5. Kết luận

Mất kết nối Internet khi lập hóa đơn điện tử là tình huống không hiếm gặp. Về nguyên tắc, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn đúng thời điểm phát sinh giao dịch, sau đó truyền dữ liệu ngay khi có mạng trở lại. Nếu xử lý đúng cách, doanh nghiệp sẽ không bị coi là vi phạm.

Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên chuẩn bị hệ thống dự phòng (đường truyền 4G/5G, phần mềm có chế độ offline, UPS…) và lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp. Điều này không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp quá trình kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn bởi sự cố kỹ thuật.