Cách xác định mức lương cơ bản để đóng BHXH cho nhân viên

1. Giới thiệu

Việc xác định đúng mức lương cơ bản để đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) là một trong những yếu tố then chốt trong công tác quản lý nhân sự và tuân thủ pháp luật lao động. Đây không chỉ là căn cứ để tính toán các khoản đóng góp vào quỹ BHXH, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động khi hưởng chế độ hưu trí, ốm đau, thai sản hay tai nạn lao động.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp và người lao động vẫn còn mơ hồ hoặc nhầm lẫn về cách xác định mức lương làm căn cứ đóng BHXH, dẫn đến các hệ quả không mong muốn. Đóng thiếu sẽ khiến người lao động bị thiệt thòi khi hưởng chế độ. Ngược lại, nếu đóng sai hoặc vượt mức quy định, doanh nghiệp có thể đối mặt với các rủi ro pháp lý như bị truy thu, xử phạt hành chính, hoặc thậm chí ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.

Do đó, hiểu đúng và áp dụng chính xác quy định về mức lương đóng BHXH là điều cần thiết để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả người lao động và người sử dụng lao động. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ căn cứ pháp lý, nguyên tắc, và quy trình xác định mức lương đóng BHXH một cách đầy đủ và cập nhật nhất.

2. Các khoản thu nhập làm căn cứ đóng BHXH

Theo quy định hiện hành, mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc không chỉ là mức lương cơ bản, mà còn bao gồm nhiều khoản thu nhập khác nếu đáp ứng điều kiện về tính chất và cách chi trả. Cụ thể:

2.1 Lương theo hợp đồng lao động

Đây là khoản lương chính được hai bên thỏa thuận trong hợp đồng lao động, phù hợp với mức lương tối thiểu vùng và theo khung bậc lương nội bộ (nếu có). Khoản lương này bắt buộc phải được tính vào căn cứ đóng BHXH.

2.2 Phụ cấp lương

Phụ cấp lương là các khoản hỗ trợ nhằm bù đắp về điều kiện lao động, môi trường làm việc hoặc khuyến khích, thu hút người lao động. Các khoản phụ cấp sau sẽ được tính vào lương đóng BHXH nếu được quy định rõ ràng trong hợp đồng và chi trả thường xuyên:

• Phụ cấp chức vụ, chức danh.

• Phụ cấp trách nhiệm.

• Phụ cấp thâm niên.

• Phụ cấp độc hại, nguy hiểm.

• Phụ cấp khu vực, lưu động.

• Phụ cấp thu hút lao động.

• Phụ cấp khác có tính chất tương tự, được trả cố định hàng tháng.

2.3 Các khoản bổ sung khác

Các khoản bổ sung khác (ngoài lương và phụ cấp) sẽ được cộng thêm vào tổng thu nhập dùng để tính số tiền đóng bảo hiểm xã hội nếu chúng thỏa mãn đủ 3 điều kiện:

• Xác định được mức tiền cụ thể (ví dụ: 500.000 đồng/tháng),

• Chi trả định kỳ, cùng kỳ trả lương hàng tháng (không phải thưởng bất chợt, không đều),

• Có tính ổn định, thường xuyên (không phải trả lúc có lúc không, hoặc trả vào dịp đặc biệt)

Ví dụ: Nếu một công ty có khoản hỗ trợ xăng xe 2.000.000 đồng/tháng, và ghi rõ trong hợp đồng lao động là sẽ trả đều đặn mỗi tháng, thì khoản này phải được cộng vào mức lương đóng BHXH.

3. Các khoản thu nhập không tính vào lương đóng BHXH

Không phải mọi khoản tiền người lao động nhận được đều được tính vào mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội (BHXH). Theo quy định tại Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH, những khoản sau không được tính vào lương đóng BHXH, dù có thể được chi trả thường xuyên:

3.1 Tiền thưởng

Tiền thưởng được quy định tại Điều 103 của Bộ luật Lao động 2019, bao gồm:

• Thưởng hiệu quả công việc;

• Thưởng sáng kiến;

• Thưởng theo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp;

• Các khoản thưởng khác được quy định trong quy chế thưởng.

Dù được chi thường xuyên hoặc vào dịp lễ, thưởng này không bắt buộc phải cộng vào lương đóng BHXH.

3.2 Các khoản hỗ trợ và phúc lợi

Những khoản chi mang tính chất hỗ trợ đời sống, phúc lợi xã hội, hoặc không ổn định thường xuyên sẽ không tính vào căn cứ đóng BHXH, bao gồm:

• Tiền ăn giữa ca;

• Hỗ trợ xăng xe, điện thoại, nhà ở;

• Hỗ trợ nuôi con nhỏ;

• Hỗ trợ khi có thân nhân chết, cưới hỏi, sinh nhật;

• Tiền đi lại hoặc phụ cấp công tác không cố định;

• Các khoản phúc lợi khác do doanh nghiệp tự chi trả hoặc quy định nội bộ, không ghi trong hợp đồng lao động.

3.3 Các khoản không xác định được mức tiền cụ thể

Ngay cả khi được chi thường xuyên, nếu doanh nghiệp không quy định rõ số tiền trong hợp đồng lao động hoặc quy chế trả lương, thì các khoản này cũng không được tính vào lương đóng BHXH.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp có chính sách "hỗ trợ tùy tình hình", mỗi tháng hỗ trợ nhân viên một mức khác nhau, thì khoản đó không đủ điều kiện để tính đóng BHXH.

4. Mức lương tối thiểu và tối đa làm căn cứ đóng BHXH

Để đảm bảo sự thống nhất và hợp lý trong việc đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, pháp luật quy định rõ mức lương tối thiểu và tối đa được dùng làm căn cứ tính mức đóng BHXH.

4.1 Mức lương tối thiểu

Theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/7/2024), mức lương tối thiểu vùng được điều chỉnh như sau:

• Vùng I: 4.960.000 đồng/tháng

• Vùng II: 4.410.000 đồng/tháng

• Vùng III: 3.860.000 đồng/tháng

• Vùng IV: 3.450.000 đồng/tháng

Doanh nghiệp không được ký hợp đồng lao động có mức lương thấp hơn mức tối thiểu vùng, trừ khi người lao động làm việc không trọn thời gian, hoặc thuộc nhóm đối tượng đặc thù (theo quy định pháp luật). Đây cũng là mức lương tối thiểu được lấy làm sàn đóng BHXH bắt buộc, chưa kể các khoản phụ cấp.

Lưu ý: Khi tính đóng BHXH, nếu hợp đồng lao động chỉ ghi mức lương cơ bản, thì mức này phải ít nhất bằng mức tối thiểu vùng, chưa bao gồm các khoản phụ cấp hoặc bổ sung khác.

4.2 Mức lương tối đa

Pháp luật cũng đặt ra trần mức lương đóng BHXH bắt buộc, nhằm giới hạn mức đóng đối với lao động có thu nhập cao.

• Theo quy định hiện hành, mức lương tối đa làm căn cứ đóng BHXH không vượt quá 20 lần mức lương cơ sở.

Tính đến thời điểm hiện tại, mức lương cơ sở là 2.340.000 đồng/tháng → mức tối đa là:2.340.000 đồng x 20 = 46.800.000 đồng/tháng

Nếu người lao động có mức lương cao hơn mức này, phần vượt quá sẽ không được tính vào mức đóng BHXH, nhưng vẫn có thể là căn cứ để tính thuế thu nhập cá nhân hoặc các khoản chế độ nội bộ khác.

5. Tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc

Bảo hiểm xã hội bắt buộc là chính sách an sinh xã hội do Nhà nước tổ chức, với sự tham gia đóng góp từ cả người lao động và người sử dụng lao động. Mỗi bên có mức đóng cụ thể, tính trên mức lương làm căn cứ đóng BHXH đã xác định.

5.1 Tỷ lệ đóng của người lao động

Người lao động phải trích một phần thu nhập hàng tháng để đóng vào các quỹ bảo hiểm, với tỷ lệ như sau:

 => Khoản tiền này được khấu trừ trực tiếp vào lương hàng tháng của người lao động.

5.2 Tỷ lệ đóng của người sử dụng lao động

Doanh nghiệp có trách nhiệm đóng các khoản bảo hiểm cho người lao động với mức cao hơn, cụ thể:

 => Toàn bộ số tiền này được tính vào chi phí doanh nghiệp, và phải nộp định kỳ hàng tháng cho cơ quan BHXH.

6. Kết luận

Việc xác định đúng mức lương cơ bản để đóng bảo hiểm xã hội không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động mà còn đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ pháp lý. Để tránh rủi ro tranh chấp và xử phạt, doanh nghiệp cần nắm rõ các khoản thu nhập được tính và không tính vào lương đóng BHXH, đồng thời tuân thủ các mức tối thiểu, tối đa theo quy định hiện hành. Một hợp đồng lao động minh bạch và đầy đủ các khoản thu nhập sẽ là cơ sở vững chắc giúp doanh nghiệp và người lao động yên tâm về quyền lợi lâu dài.