Thành lập công ty có bắt buộc phải thuê kế toán không?

1. Tầm quan trọng của kế toán trong hoạt động kinh doanh

Kế toán giữ vai trò cốt lõi trong mọi doanh nghiệp, là công cụ giúp ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ hoạt động tài chính một cách hệ thống, chính xác và minh bạch.

Thông qua hệ thống kế toán, doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được dòng tiền, lợi nhuận thực tế, tình hình công nợ và tồn kho – từ đó hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định quản trị phù hợp, kịp thời.

Không chỉ phục vụ nội bộ, kế toán còn giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế và tạo dựng uy tín khi làm việc với ngân hàng, đối tác hoặc nhà đầu tư.

Tóm lại, kế toán không đơn thuần là việc “ghi sổ”, mà là cơ sở vận hành và bảo vệ doanh nghiệp trên cả phương diện tài chính lẫn pháp lý.

2. Quy định pháp luật về việc bố trí kế toán trong doanh nghiệp

Theo Điều 20 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, mọi doanh nghiệp – kể cả mới thành lập – đều có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán phù hợp. Trong đó, việc bổ nhiệm kế toán trưởng là yêu cầu bắt buộc đối với phần lớn doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trong trường hợp chưa thể bổ nhiệm ngay kế toán trưởng, doanh nghiệp có thể:

• Bố trí người phụ trách kế toán tạm thời, hoặc

• Thuê dịch vụ kế toán trưởng bên ngoài.

Thời gian tối đa cho việc “tạm thời” này là 12 tháng kể từ ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh. Sau thời gian này, doanh nghiệp phải chính thức bổ nhiệm kế toán trưởng để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Riêng đối với doanh nghiệp siêu nhỏ, pháp luật có quy định linh hoạt hơn: không bắt buộc phải có kế toán trưởng, chỉ cần có người phụ trách kế toán để đảm bảo việc ghi chép, lập báo cáo tài chính và kê khai thuế được thực hiện đúng quy định 

3. Doanh nghiệp siêu nhỏ và quy định liên quan

Theo quy định của pháp luật (Nghị định 39/2018/NĐ-CP), doanh nghiệp siêu nhỏ là những doanh nghiệp có quy mô rất nhỏ, cả về số lượng nhân viên và doanh thu hàng năm. Cách xác định như sau:

Nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, xây dựng hoặc sản xuất:

• Có không quá 10 nhân viên tham gia bảo hiểm xã hội mỗi năm.
• Doanh thu hàng năm không vượt quá 3 tỷ đồng hoặc tổng số vốn đầu tư cũng không vượt quá 3 tỷ đồng.

Nếu hoạt động trong lĩnh vực thương mại hoặc dịch vụ (ví dụ: bán hàng, nhà hàng, tư vấn...):

• Cũng giới hạn tối đa 10 nhân viên.
• Nhưng được phép có doanh thu lên tới 10 tỷ đồng mỗi năm, trong khi vốn vẫn không vượt quá 3 tỷ đồng.

Việc phân loại doanh nghiệp siêu nhỏ rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định pháp luật, trong đó có cả việc tổ chức kế toán. Cụ thể, nếu là doanh nghiệp siêu nhỏ thì không bắt buộc phải có kế toán trưởng. Thay vào đó, chỉ cần có người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán bên ngoài là đã đủ điều kiện pháp lý.

4. Hình thức tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp mới thành lập

Khi bắt đầu kinh doanh, doanh nghiệp cần quyết định nên tổ chức bộ phận kế toán như thế nào để đảm bảo tuân thủ pháp luật và quản lý tài chính hiệu quả. Hiện nay, có 2 hình thức phổ biến:

4.1 Tự bố trí nhân viên kế toán nội bộ

Đây là cách doanh nghiệp tuyển kế toán riêng, làm việc trực tiếp tại công ty.

Ưu điểm:

• Kiểm soát công việc kế toán chặt chẽ, xử lý nhanh các vấn đề phát sinh.

• Dễ phối hợp với các bộ phận khác trong công ty (bán hàng, kho, nhân sự...).

Nhược điểm:

• Tốn chi phí tuyển dụng, đào tạo và trả lương hàng tháng.

• Nếu doanh nghiệp nhỏ, ít giao dịch, thì kế toán nội bộ có thể chưa cần thiết hoặc gây lãng phí nguồn lực.

• Rủi ro nếu nhân sự không đủ chuyên môn, dễ sai sót trong kê khai thuế, báo cáo tài chính.

4.2 Thuê dịch vụ kế toán bên ngoài

Doanh nghiệp ký hợp đồng với công ty dịch vụ kế toán, họ sẽ lo toàn bộ sổ sách, kê khai thuế, báo cáo tài chính theo đúng quy định.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí hơn so với tuyển nhân viên kế toán riêng.

• Được đội ngũ chuyên nghiệp hỗ trợ, hạn chế rủi ro sai sót pháp lý.

• Phù hợp với doanh nghiệp lớn và nhỏ, mới thành lập, chưa có nhiều nghiệp vụ kế toán.

• Không tốn chi phí tuyển dụng, đào tạo và trả lương hàng tháng.

Tùy theo quy mô, lĩnh vực hoạt động và ngân sách hiện có, doanh nghiệp có thể chọn phương án phù hợp nhất. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp mới thường chọn thuê dịch vụ kế toán ngoài để tiết kiệm chi phí và tránh rủi ro pháp lý ban đầu.

5. Hậu quả pháp lý khi doanh nghiệp không bố trí kế toán theo quy định

Theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp: Không tổ chức bộ phận kế toán; Hoặc không bố trí người làm kế toán (kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán theo yêu cầu), sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt từ 10 triệu đến 20 triệu đồng.

Không dừng lại ở đó, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều hệ lụy khác nghiêm trọng hơn, chẳng hạn như:

• Sổ sách kế toán không đầy đủ hoặc lập sai quy định;

• Báo cáo tài chính thiếu chính xác, không trung thực;

• Gây thất thu thuế hoặc làm sai lệch dữ liệu trong quá trình thanh tra, kiểm tra của cơ quan chức năng.

Những sai sót này không chỉ ảnh hưởng đến tính minh bạch tài chính, mà còn đe dọa uy tín và tính pháp lý của doanh nghiệp, nhất là trong các hoạt động như gọi vốn đầu tư, vay ngân hàng hay tham gia đấu thầu.

Tóm lại, việc không thực hiện đúng quy định về tổ chức công tác kế toán không đơn thuần là một vi phạm hành chính, mà còn tiềm ẩn rủi ro lớn về tài chính, pháp lý và danh tiếng của doanh nghiệp trong dài hạn.

6. Kết luận

Tổ chức công tác kế toán không chỉ là yêu cầu mang tính thủ tục, mà là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, minh bạch và tuân thủ pháp luật. Từ việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày cho đến lập báo cáo tài chính, vai trò của kế toán gắn liền với từng bước phát triển của doanh nghiệp.

Pháp luật đã quy định rõ trách nhiệm bố trí kế toán trong doanh nghiệp, bao gồm cả lựa chọn giữa kế toán nội bộ hoặc thuê dịch vụ bên ngoài – đặc biệt có những điểm linh hoạt dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ. Tuy nhiên, dù chọn hình thức nào, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo việc ghi chép sổ sách, kê khai thuế và lập báo cáo tài chính được thực hiện đúng quy định.

Việc không bố trí kế toán đúng luật không chỉ dẫn đến xử phạt hành chính, mà còn tiềm ẩn rủi ro lâu dài về tài chính, pháp lý và uy tín. Vì vậy, doanh nghiệp – đặc biệt là các đơn vị mới thành lập – cần chủ động tìm hiểu và thực hiện nghiêm túc nghĩa vụ kế toán ngay từ những ngày đầu hoạt động